Intranet social : une solution de com­mu­ni­ca­tion in­con­tour­nable pour les en­tre­prises

Echanger des in­for­ma­tions est capital au sein de toute en­tre­prise. Plus les employés sont informés de l'ac­tua­lité, des dé­ve­lop­pe­ments et des pré­vi­sions de leur société, et plus ils vont ressentir un sentiment d’ap­par­te­nance envers cette dernière. En revanche, les employés qui ne sont pas suf­fi­sam­ment informés des évé­ne­ments im­por­tants ou qui le sont seulement tar­di­ve­ment, se sentent souvent laissés de côté, ce qui peut avoir des effets négatifs sur le long terme. Les en­tre­prises en par­ti­cu­lier dont les employés sont dispersés sur plusieurs sites, ef­fec­tuent des dé­pla­ce­ments réguliers ou font du té­lé­tra­vail, doivent faire face à cette situation grâce à des mesures ap­pro­priées et trouver des moyens de mieux intégrer leurs col­la­bo­ra­teurs. Bien que les intranets clas­siques ont été con­si­dé­rés pendant des années comme la solution parfaite, les intranets sociaux innovants de­vien­nent aujourd’hui de plus en plus po­pu­laires.

Les or­di­na­teurs prenant de plus en plus d’im­por­tance dans le quotidien des employés d’une en­tre­prise, les premiers intranets ont ra­pi­de­ment été créés. Il s'agit de réseaux internes à l'en­tre­prise, qui se ca­rac­té­ri­sent par le fait qu'ils ne sont pas ouverts au public, mais seulement aux uti­li­sa­teurs autorisés, en l'oc­cur­rence les employés de la société concernée. Outre ses avantages ad­mi­nis­tra­tifs et le contrôle maximum de la sécurité du réseau, l'avan­tage principal de ces intranets est qu’il est possible de com­mu­ni­quer à tous les employés de manière plus rapide et plus efficace.

Cependant, comme les pla­te­formes de chat et les réseaux sociaux ont fon­da­men­ta­le­ment ré­vo­lu­tionné la com­mu­ni­ca­tion digitale, le modèle d’intranet tra­di­tion­nel avec sa structure hié­rar­chique plutôt statique a perdu une grande partie de son attrait. Les nouvelles manières de com­mu­ni­quer de façon in­te­rac­tive et en temps réel sont par con­sé­quent devenus des com­po­sants réguliers des intranets modernes, qui sont certes toujours orientés vers un usage pro­fes­sion­nel, mais se rap­prochent fortement des réseaux sociaux dans leurs fonctions. C'est pourquoi, on parle fré­quem­ment d'in­tra­nets sociaux.

Les intranets sociaux posent les bases d’une culture d'en­tre­prise ouverte. Grâce à une structure optimisée, chaque col­la­bo­ra­teur doit pouvoir recevoir des in­for­ma­tions per­ti­nentes en temps voulu. Par ailleurs, le fondement du ré­seau­tage social veut que tous les employés puissent être actifs et apporter leur propre con­tri­bu­tion. Ainsi, les di­rec­tions d’en­tre­prise peuvent non seulement profiter de retours sur ex­pé­rience précieux, mais également se voir alléger d’une partie de leur mission de ma­na­ge­ment : en effet, grâce à dif­fé­rentes ini­tia­tives sur les intranets sociaux, les dif­fé­rentes équipes peuvent en principe s'or­ga­ni­ser elles-mêmes. De plus, des pla­te­formes de réseau bien conçues peuvent également permettre d’accéder à des outils de travail pratiques.

Même si les solutions d’intranets sociaux sont fortement sujettes aux exigences des dif­fé­rentes en­tre­prises et peuvent donc être très variées, certains éléments se re­trou­vent dans presque toutes les pla­te­formes. On pourra entre autres noter :

• Fil d’ac­tua­li­tés : Les flux d'in­for­ma­tions, souvent appelés fils d'ac­ti­vi­tés ou newsfeeds, cons­ti­tuent le cœur des intranets sociaux. Ils veillent à ce que tous les employés reçoivent des in­for­ma­tions ac­tua­li­sées sur l'en­tre­prise et ses dé­par­te­ments. Les articles du fil d'ac­tua­li­tés sont triés par date et peuvent être suivis à tout moment. Les flux d'ac­ti­vi­tés sont souvent réalisés sous la forme de blogs, bien qu'il ne soit pas spé­ci­fi­que­ment né­ces­saire qu'une équipe édi­to­riale fixe soit res­pon­sable de la rédaction des articles. Con­trai­re­ment aux intranets tra­di­tion­nels, les employés peuvent réagir di­rec­te­ment aux nouvelles in­for­ma­tions, en laissant par exemple des com­men­taires.
   
• Profils uti­li­sa­teurs et groupes : un des éléments les plus connus des réseaux sociaux est la pos­si­bi­lité de créer et de gérer des profils d'uti­li­sa­teurs. Ils per­met­tent non seulement de signer les con­tri­bu­tions et les com­men­taires, mais aussi de trouver les in­ter­lo­cu­teurs utiles à votre projet ou pouvant répondre à des problèmes éventuels. Les profils per­met­tent en outre de créer des groupes, et d’associer ainsi les employés d'un service à un projet ou événement. Au sein de ces petits cercles, il est possible d’aborder des sujets précis et de partager des nouvelles spé­ci­fiques au groupe sans im­por­tu­ner les autres employés. Les groupes disposent souvent de leur propre fil d'ac­tua­li­tés, en plus du fil principal de l'en­tre­prise.
   
• Système de mes­sa­ge­rie (messenger) : pour proposer une al­ter­na­tive au trafic d’e-mail tra­di­tion­nel, les intranets sociaux offrent gé­né­ra­le­ment aussi un système de chat dédié, prin­ci­pa­le­ment conçu pour pro­mou­voir des échanges plus dy­na­miques grâce à une com­mu­ni­ca­tion en temps réel. Peu importe le nombre de contacts qui par­ti­ci­pent à une con­ver­sa­tion. Comme pour la structure générale de l'in­tra­net, il est courant de mettre en place des espaces de com­mu­ni­ca­tion dif­fé­rents, comme un chat général pour l’ensemble de l’en­tre­prise et des chats d’équipes.
   
• Ca­len­drier : si les col­la­bo­ra­teurs peuvent mieux com­mu­ni­quer entre eux et se rappeler leurs rendez-vous, une fonction de ca­len­drier simple et classique ne peut tout de même pas manquer à l’appel. Les ca­len­driers aident à suivre l’ensemble de ses rendez-vous, qu'il s'agisse d'une réunion d'équipe, d'un déjeuner d'af­faires ou de la deadline d’une mission. De plus, selon les con­fi­gu­ra­tions de chacun, vous pourrez éven­tuel­le­ment vi­sua­li­ser les emplois du temps de vos collègues et ainsi connaître leurs dis­po­ni­bi­li­tés.
   
• Stockage cen­tra­lisé des fichiers : pour mettre en place une bonne col­la­bo­ra­tion numérique dans une en­tre­prise, il faut non seulement un bon échange d'in­for­ma­tions, mais aussi une bonne gestion des documents. Il est donc possible dans de nombreux intranets sociaux de stocker ses fichiers dans un dépôt cen­tra­lisé ac­ces­sible à tous les employés. Les documents peuvent être en­re­gis­trés et récupérés dans cet espace. De plus, les pos­si­bi­li­tés de  gestion de versions de fichiers vont permettre d’éviter les erreurs et de disposer des documents mis à jour.
   
• Fonctions de recherche : par dé­fi­ni­tion, un intranet social doit pouvoir pro­mou­voir la com­mu­ni­ca­tion et la coo­pé­ra­tion entre dif­fé­rents par­ti­ci­pants. Même si la pla­te­forme est conçue de la manière la plus optimale possible, il n'est pas toujours facile de bien suivre les choses, en par­ti­cu­lier dans les grandes en­tre­prises : des listes de contacts sans fin, des his­to­riques de messages in­ter­mi­nables et un nombre in­cal­cu­lable de documents rendent la recherche d'in­for­ma­tions difficile et fas­ti­dieuse. Des options de recherche sur les dif­fé­rentes fonctions devraient donc faire partie de tout intranet social. Cela permet en effet de trouver tout contenu ou contact souhaité à l’aide d’un simple mot-clé.

Afin de mettre en œuvre les dif­fé­rents com­po­sants d'un intranet social, il est né­ces­saire de disposer d'un logiciel adapté. Ainsi, vous pouvez acheter divers pro­grammes que vous coor­don­ne­rez, ou opter pour des solutions complètes telles que Jive-n qui peuvent offrir une pla­te­forme sociale complète pour les en­tre­prises. Dans les deux cas, il est important de décider si la nouvelle structure de mise en réseau sera in­tro­duite en une seule étape ou pro­gres­si­ve­ment. La première option offre l'avan­tage que l'in­tra­net peut être utilisé im­mé­dia­te­ment par tous les employés, mais bien sûr, cela nécessite de bonnes res­sources tech­niques.

La mise en place d'un intranet social peut à divers égards en valoir la peine pour les en­tre­prises. En effet, l’intranet social doit pouvoir permettre d’optimiser et accélérer les processus de travail internes et externes grâce à ses options de com­mu­ni­ca­tion dé­ve­lop­pées sur mesure qui fa­vo­ri­sent une réduction sig­ni­fi­ca­tive du nombre d’e-mails et permet d’écourter les réunions. Grâce à une bonne or­ga­ni­sa­tion des processus et au re­grou­pe­ment de tous les outils per­ti­nents aux missions de l’en­tre­prise, la pro­duc­ti­vité de chaque col­la­bo­ra­teur devrait augmenter. Dans la plupart des cas, la pla­te­forme sera par ailleurs con­sul­table de tout or­di­na­teur, que les employés se trouvent au bureau, chez eux ou en rendez-vous. En plus d’accroître l’ef­fi­ca­cité de chacun, une meilleure col­la­bo­ra­tion (interne et inter-équipe) permet sur le long terme d’être plus rentable.

De plus, l'avan­tage d'un intranet social est aussi de faire évoluer une en­tre­prise et de favoriser son dé­ve­lop­pe­ment de manière décisive. La pos­si­bi­lité d'un dialogue commun, en par­ti­cu­lier avec la direction, renforce le sentiment d'ap­par­te­nance ainsi que la mo­ti­va­tion et l’en­ga­ge­ment des employés. Les éloges, critiques ou idées créatives s'ex­pri­ment ra­pi­de­ment, et les chefs d'en­tre­prise ou d'équipe peuvent réagir en con­sé­quence. Dans les en­tre­prises sans intranet social, les employés sont souvent plus réticents à s’exprimer, ce qui signifie que de nom­breuses idées pro­met­teuses et im­por­tantes risquent de se perdre. Enfin, ces pla­te­formes de travail per­met­tent d'archiver les con­nais­sances et le savoir-faire accumulés au sein de l'en­tre­prise.

Les en­tre­prises ne se dis­tin­guent pas seulement par leur phi­lo­so­phie, mais aussi par leur structure et leur envergure. Lorsqu'il s'agit de trouver la solution optimale pour mettre des col­la­bo­ra­teurs en réseau, les approches doivent donc être tout aussi dif­fé­rentes. Alors qu'un modèle d’intranet social complet est avant tout rentable pour les grandes en­tre­prises et grands trusts, les petites en­tre­prises peuvent en revanche parfois mieux améliorer leurs struc­tures de com­mu­ni­ca­tion avec des outils in­di­vi­duels. Toutefois, la mise en place d'un intranet social ne peut pas être uni­que­ment dé­ter­mi­née en se basant sur le nombre d'em­ployés.

Les com­po­sants dont vous avez besoin dépendent de la place que vous souhaitez accorder au réseau social de l'en­tre­prise. La question cruciale est donc de savoir quels sont les objectifs pour­sui­vis en mettant en place un intranet social. Dans de nombreux cas, les en­tre­prises disposent déjà de struc­tures de com­mu­ni­ca­tion de base qui n'ont besoin que d'être lé­gè­re­ment ajustées. Ainsi, une pla­te­forme de chat ne va par exemple par forcement être né­ces­saire, car un logiciel similaire peut être déjà installé. Il faut surtout évaluer quels éléments sociaux vont offrir une valeur ajoutée aux employés. Une bonne raison d’intégrer un intranet social pourra également être de savoir si les pla­te­formes pourront aider à l’in­té­gra­tion et la formation d’un nouveau col­la­bo­ra­teur au sein de l’en­tre­prise.

Voici quelques raisons et si­tua­tions possibles qui peuvent vous amener à intégrer un intranet social au sein de votre en­tre­prise :

• Trop de mails sont envoyés en interne ;
• Les réunions et les décisions prennent trop de temps ;
• Certaines équipes ne sont pas suf­fi­sam­ment informées de la situation actuelle et des évo­lu­tions futures de l'en­tre­prise ;
• Les employés n'ont pas la pos­si­bi­lité d'exprimer leurs propres idées ;
• Les con­nais­sances et savoir-faire dans certains domaines se limitent à un nombre limité de personnes et ne sont pas partagés ;
• Les employés tra­vail­lent sur dif­fé­rents sites, à domicile ou sont amenés à se déplacer ;
• Trouver le bon in­ter­lo­cu­teur pour un problème ou entrer en contact avec un col­la­bo­ra­teur s’avère compliqué ;
• Editer, utiliser et gérer ensemble des documents entraîne des com­pli­ca­tions.