La matrice d’Eisenhower : trier par ordre d’importance et d’urgence
En entreprise, il est important que les tâches soient traitées le plus rapidement possible. Mais il est crucial de fixer tout de même des priorités afin que les questions urgentes ne prennent pas de retard. En effet, dans la vie de tous les jours, que ce soit au bureau ou à la maison, les tâches moins urgentes prennent souvent un temps inutile, ce qui se répercute à des endroits plus décisifs. Avec le principe d’Eisenhower, vous disposez d’une base pour fixer des priorités raisonnables et optimiser votre gestion du temps. Cela permet d’atteindre de nombreux objectifs plus rapidement.
Qu’est-ce que le principe Eisenhower ?
Le principe de Pareto indique que 80 % de nos objectifs peuvent être atteints avec seulement 20 % de notre investissement total. Mais le problème est que l’on s’occupe souvent des 80 % des tâches restantes, ce qui ne nous permet d’atteindre que 20 % de nos objectifs.
Ce problème a également été identifié par l’ancien président américain Dwight D. Eisenhower. Il a donc développé une méthode de gestion du temps qui consiste en une matrice où les tâches à accomplir sont classées. Eisenhower fait la distinction entre l’importance et l’urgence des tâches.
Comment fonctionne le modèle d’Eisenhower ?
L’utilisation de cette matrice simple, qui se compose de quatre cases au total, vise à une plus grande productivité sur le long terme. Si vous suivez le modèle d’Eisenhower, vous effectuerez d’abord les tâches importantes et urgentes, puis vous pourrez vous consacrer aux projets également importants mais moins urgents. Les tâches moins importantes, en revanche, peuvent être déléguées à d’autres personnes ou parfois être même supprimées. Voici un aperçu des quatre zones :
- A - Important et urgent : ces tâches sont de la plus haute priorité et doivent être effectuées sans délais. Sinon, les objectifs fixés ne pourront être atteints.
- B - Important, mais pas urgent : ces tâches sont également indispensables pour pouvoir atteindre ses objectifs. Cependant, il est possible de les reporter un certain temps.
- C - Urgent, mais non important : ces missions doivent être achevées en temps utile. Cependant, elles n’ont qu’une importance mineure, c’est pourquoi Eisenhower recommande de déléguer ces tâches dans la mesure du possible.
- D - Ni important ni urgent : ces tâches figurent au bas de la liste des priorités car elles ne sont pas ou sont peu pertinentes pour la réalisation de vos objectifs et il n’est pas particulièrement urgent de les accomplir. Si vous disposez de peu de temps, vous pouvez tout simplement les laisser en suspens.
Quels sont les avantages et inconvénients du principe d’Eisenhower ?
La matrice d’Eisenhower aide à améliorer votre gestion du temps. Sa hiérarchisation claire et sans ambiguïté des priorités permet d’achever les projets les plus importants en premier lieu. Ce modèle est particulièrement pratique pour les personnes occupant des postes de direction, car leur temps est généralement particulièrement limité et elles peuvent déléguer des missions à leurs équipes. De plus, cela offre l’avantage que les salariés sont mieux impliqués dans les processus de travail de l’entreprise.
Toutefois, le modèle présente également certains inconvénients. Il est souvent difficile d’évaluer correctement l’importance d’une tâche. Par conséquent, il peut arriver que des tâches importantes soient déléguées aux mauvaises personnes et qu’elles ne soient pas exécutées comme il conviendrait. L’urgence, en revanche, peut plus facilement être prise en compte grâce aux délais imposés. Si aucun délai n’est fixé toutefois, il peut être difficile d’évaluer dans quelle mesure la tâche doit être considérée comme urgente.
Un autre problème est la répartition inégale des tâches dans la matrice. En effet, les tâches importantes sont généralement urgentes et les commandes urgentes sont rarement sans importance. Il est donc difficile de déléguer ces tâches ou de les mettre de côté.
Application du principe d’Eisenhower : exemple
Un salarié consulte ses emails du matin et commence la lecture d’un rapport sur l’entreprise. À 11 heures, son patron attend un client potentiel pour une réunion. Mais le téléphone du salarié sonne : son patron a une urgence à Lyon et ne pourra être présent à la réunion. L’employé doit donc prendre un nouveau rendez-vous et organiser un voyage à Lyon. Le patron a de plus besoin de certains documents pour traiter son urgence.
Si l’employé s’aide de la matrice d’Eisenhower, il peut procéder comme suit :
- Il se procure les documents dont le patron a besoin pour son voyage (tâche A - urgente et importante).
- Il fixe un nouveau rendez-vous avec le client (tâche B).
- Il délègue dans la mesure du possible l’achat du billet de train pour Lyon au service responsable de l’entreprise, comme par exemple le département RH (tâche C qui sera placée en tâche A pour les RH).
- La lecture du rapport d’entreprise passe en tâche D car elle n’est ni pertinente ni urgente et peut donc être reportée ou abandonnée.
Tâches non urgentes et non importantes : que faire ?
La zone D de la matrice d’Eisenhower pose souvent de grandes questions. C’est ici qu’atterrissent les tâches non urgentes et en même temps sans réelle importance. Pour vous libérer de ces tâches, il existe plusieurs possibilités :
- Mettre de côté : les documents qui ne sont pas importants à votre quotidien peuvent tout simplement être placés sur une pile dédiée. Cette pile n’est traitée que lorsqu’on en a le temps, s’il n’y a pas de tâches plus urgentes. A intervalle régulier, il est bon de penser à jeter une partie des documents de la pile. Il se peut d’ailleurs que certaines tâches aient déjà été effectuées en elles-mêmes entre-temps.
- Poubelle : les missions qui ne sont ni importantes ni urgentes peuvent être jetées immédiatement à la poubelle. On a tendance à vouloir tout faire, mais il est important de faire le tri et de se libérer des tâches superficielles pour se concentrer sur l’important.
- Archivage : la troisième option consiste à classer les documents dans un classeur. Contrairement à votre première pile, cependant, l’employé vérifie les documents tous les deux ou trois mois et décide ensuite s’il doit les reprendre ou les jeter à la poubelle.
Simplification de la matrice d’Eisenhower : l’analyse ABC
Outre la matrice d’Eisenhower et le principe de Pareto, l’analyse ABC est une autre méthode conçue pour une meilleure gestion du temps. L’analyse ABC est rapide et facile à utiliser :
- Tâches A : extrêmement importantes et urgentes
- Tâches B : importantes mais non urgentes
- Tâches C : moins importantes, routine
Il arrive souvent que les tâches C soient celles qui prennent le plus de temps, mais génèrent le moins de profit. En revanche, les tâches A dans lesquelles on investit souvent le moins de temps sont celles qui sont pourtant les plus rentables. L’analyse ABC, le principe de Pareto et la matrice d’Eisenhower ont pour but de nous inciter à se concentrer sur les tâches A et à mieux nous organiser pour y parvenir. Cela est d’autant plus nécessaire lorsque le rythme en entreprise est très élevé. Les tâches B, par contre, sont souvent des tâches de routine. Par conséquent, il faut y travailler à des moments où le rythme diminue quelque peu. Les tâches C ne sont enfin pas prises en charge tant que les tâches A et B n’ont pas été effectuées.
Différence entre la matrice d’Eisenhower et l’analyse ABC
La principale différence est que la matrice d’Eisenhower peut s’inscrire sur le long terme, alors que l’analyse ABC se concentre plus sur une journée. L’analyse ABC vise donc à prioriser les tâches quotidiennes d’une to-do list plus globale afin d’organiser efficacement sa journée. La matrice d’Eisenhower, quant à elle, convient aux longs projets mais peut aussi aider à structurer sa vie quotidienne, que ce soit au travail ou en privé.
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