Créer un or­ga­ni­gramme des tâches du projet : utiliser l’un des prin­ci­paux outils de pla­ni­fi­ca­tion

Créer un or­ga­ni­gramme des tâches du projet fait partie des tâches prin­ci­pales de la gestion de projet. Quel que soit le standard de gestion de projet utilisé, tous con­si­dè­rent l’or­ga­ni­gramme des tâches comme un outil capital. Il constitue la base de la pla­ni­fi­ca­tion détaillée de votre projet et joue ainsi un rôle majeur lorsqu’il s’agit de préparer la mise en œuvre concrète.

Mais quelle est la meilleure façon de struc­tu­rer un or­ga­ni­gramme des tâches ? À quel moment l’élaborer ? Et à quoi ne sert pas un tel or­ga­ni­gramme ? Nous abordons ces questions dans les pa­ra­graphes suivants.

L’or­ga­ni­gramme des tâches du projet (en anglais work breakdown structure, WBS) divise un projet en éléments organisés de façon hié­rar­chique. Vous pouvez choisir parmi dif­fé­rents principes pour réaliser le clas­se­ment. En principe, le WBS sert à présenter toutes les tâches in­dis­pen­sables à l’ac­com­plis­se­ment du projet concerné.

Le WBS doit être dif­fé­ren­cié des outils de gestion que sont le plan de projet et le plan de gestion de projet :

• le ca­len­drier de projet : organise tous les groupes de tâches à accomplir par ordre chro­no­lo­gique avec des dates de début et de fin ;
• le plan de projet/Pro­jekt­ma­na­ge­ment­plan : n’est pas un plan à pro­pre­ment parler, mais plutôt un recueil des prin­ci­paux plans de projet et contient notamment l’or­ga­ni­gramme des tâches du projet, le budget, le plan de res­sources et le ca­len­drier du projet.

La création d’un or­ga­ni­gramme des tâches est une con­ven­tion qui comporte de multiples aspects pratiques :

1. Une vision claire de l’étendue de la pres­ta­tion : plus un projet est con­sé­quent, plus il est difficile d’obtenir une vue d’ensemble des tâches à réaliser et des étapes de travail connexes. Le WBS réduit la com­plexité en divisant le projet global en sous-étapes et en offrant une re­pré­sen­ta­tion visuelle.
2. L’aug­men­ta­tion de l’ef­fi­ca­cité : la vision de l’étendue du projet constitue à son tour une condition préalable à la réa­li­sa­tion efficace du projet. Le WBS veille non seulement à ce que toutes les étapes né­ces­saires soient con­si­dé­rées, mais également à ce qu’une gestion du temps réaliste en découle.
3. Une orien­ta­tion : au cours du projet, le WBS offre à chaque acteur du projet une vue d’ensemble du stade auquel se trouve le projet en temps ac­tuel­le­ment, et du moment où la tâche de ce par­ti­ci­pant au projet est intégrée. Le plan fournit une orien­ta­tion et garantit une sécurité d’action.
4. Une base de com­mu­ni­ca­tion : tout projet nécessite de nom­breuses con­cer­ta­tions entre les dif­fé­rents par­te­naires. Dans ce cadre, une pré­sen­ta­tion compacte et, malgré tout, complète du WBS simplifie la com­mu­ni­ca­tion. Il apporte de la trans­pa­rence, aide à éviter les ma­len­ten­dus et favorise des dis­cus­sions efficaces.
5. Une base pour la pla­ni­fi­ca­tion ul­té­rieure : fi­na­le­ment, l’or­ga­ni­gramme des tâches du projet permet d’iden­ti­fier si d’autres plans détaillés sont né­ces­saires. Il réduit ainsi le risque d’explosion des coûts et de dépenses imprévues.

Mais comment créer un or­ga­ni­gramme des tâches ? Il existe en principe trois modèles :

Dans l’approche des­cen­dante, on part du résultat global et on décompose le projet en sous-projets de plus en plus détaillés, puis en groupes de tâches. Cette approche convient tout par­ti­cu­liè­re­ment lorsque l’on connaît les contenus du projet ou dispose déjà d’une ex­pé­rience dans des projets si­mi­laires.

Avec l’approche as­cen­dante, vous suivez la direction inverse et commencez par le niveau le plus bas. On note d’abord toutes les tâches qui nous viennent à l’esprit, on les regroupe en groupes de tâches, puis on affecte ces derniers à des sous-projets. Cette approche est notamment per­ti­nente lorsqu’un projet nous amène à découvrir de nouveaux domaines.

L’approche combinée est une com­bi­nai­son des deux tech­niques pré­cé­dentes. On procède ici par étapes suc­ces­sives : dans un premier temps, on liste les tâches. On note ensuite les sous-projets et on leur attribue les tâches pré­cé­dem­ment listées. Fi­na­le­ment, on énumère les autres choses à faire. Cette approche jongle ainsi avec les approches as­cen­dante et des­cen­dante, ce qui permet de profiter des avantages des deux méthodes. Dans ce cadre, il est impératif de ne pas oublier ou répéter un élément.

Une question est ré­cur­rente lorsque l’on aborde les or­ga­ni­grammes des tâches : quel système de clas­si­fi­ca­tion doit-on adopter ? Les sous-projets doivent-ils désigner des phases, des produits ou des activités du projet ? On opère une dis­tinc­tion entre les types de clas­si­fi­ca­tion suivants :

• axé sur les délais : le projet est divisé en dif­fé­rentes phases qui sont ensuite trans­po­sées dans des sous-tâches 
• axé sur l’objet : l’objet ou le produit du projet est subdivisé en dif­fé­rents éléments qui sont ensuite attribués aux tâches 
• axé sur la fonction : le projet est classé en fonction des dif­fé­rents domaines d’activité qui sont impliqués dans sa réa­li­sa­tion

En pratique, ces trois principes sont utilisés, souvent de façon combinée. Il est important de veiller à ce qu’un seul principe de clas­se­ment soit appliqué par niveau de clas­si­fi­ca­tion.

Afin de vous permettre de toujours affecter les res­sources, les efforts et les mo­di­fi­ca­tions à un groupe de tâches précis, ces derniers sont gé­né­ra­le­ment dotés d’un code dans l’or­ga­ni­gramme des tâches. Le codage reflète la position hié­rar­chique au sein du projet.

Il existe dif­fé­rents types de codage :

• codage al­pha­bé­tique : uti­li­sa­tion de lettres (par ex. A, AA, AB, etc.)
• codage numérique : uti­li­sa­tion de chiffres (par ex. 1, 1.1, 1.1.2, etc.)
• codage al­pha­nu­mé­rique : uti­li­sa­tion d’une com­bi­nai­son de lettres et de chiffres (par ex. A, A1, A.1.1, etc.)

À vous de choisir votre type de codage. Dans notre exemple, nous avons opté pour un codage numérique.

Vous pouvez té­lé­char­ger ici un modèle d’or­ga­ni­gramme des tâches pour MS Po­wer­Point.

Pour les projets de moyenne et de grande envergure, il est re­com­mandé d’utiliser des logiciels de gestion de projet spé­ci­fiques pour la création du WBS. En effet, même si vous faites en sorte de ne pas com­pli­quer outre mesure l’or­ga­ni­gramme de votre projet et que vous ne le dé­com­po­sez pas en plus de 50 éléments in­di­vi­duels, à une telle échelle, la na­vi­ga­tion dans des pro­grammes non spé­cia­li­sés s’avérera souvent fas­ti­dieuse et peu pratique.

En revanche, si vous utilisez des logiciels spé­cia­li­sés tels que MS Project, vous pourrez aisément zoomer dans dif­fé­rents domaines du projet, lier di­rec­te­ment les plans détaillés aux groupes de tâches et aux sous-projets, sé­lec­tion­ner des documents et des res­pon­sables dans les tâches cor­res­pon­dantes et, dans l’idéal, gérer tous les plans et do­cu­men­ta­tions sur une même plate-forme.

En gestion de projet, un or­ga­ni­gramme des tâches du projet sert de base à la pla­ni­fi­ca­tion détaillée qui s’ensuit et constitue donc un outil capital. La création de ce document pose souvent problème aux débutants, mais peut être fa­ci­le­ment surmontée en procédant par étape et avec méthode et en tenant compte des ins­truc­tions et des principes indiqués ici. Dans tous les cas, les efforts que vous in­ves­ti­rez dans la création seront ré­com­pen­sés, car, plus votre WBS sera élaboré et de qualité, plus simples seront la pla­ni­fi­ca­tion et la mise en œuvre du projet.

Un modèle d’or­ga­ni­gramme des tâches du projet peut vous servir de guide. Les res­pon­sables de projet pro­fes­sion­nels devront toutefois s’appuyer sur des logiciels spé­cia­li­sés. Les ap­pli­ca­tions cor­res­pon­dantes offrent de nom­breuses fonc­tion­na­li­tés sup­plé­men­taires pratiques afin de vous permettre de trouver les in­for­ma­tions dé­tail­lées dans le WBS, par exemple.

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