Rédiger un compte-rendu : quels sont les points es­sen­tiels ?

Il existe de nombreux contextes dans lesquels il est né­ces­saire de rédiger un procès-verbal. Mais rares sont ceux qui sou­hai­tent de leur plein gré s’atteler à la tâche. Beaucoup de ges­tion­naires eux-mêmes se demandent pourquoi un compte-rendu doit toujours être établi. Pourtant le compte-rendu est utile pour toutes les parties con­cer­nées.

De nom­breuses personnes doivent rédiger chaque jour de nombreux courriels et documents, en par­ti­cu­lier dans le cadre d'emplois de bureau. S'ils doivent en plus écrire des comptes-rendus, nombreux sont ceux qui résistent et se demandent : quel est l'intérêt de tout cet effort ? Vous n'avez pas besoin de beaucoup de temps pour réfléchir à une réponse à partir de main­te­nant, car il existe de nom­breuses bonnes raisons de rédiger un procès-verbal. Nous vous en pré­sen­tons quelques-unes.

Mais pour qu'un compte-rendu remplisse ef­fec­ti­ve­ment sa fonction, il ne doit pas sim­ple­ment rester un objet écrit : un compte-rendu bien structuré et in­for­ma­tif n'est utile à personne s'il se retrouve di­rec­te­ment dans la poubelle via la liste de diffusion par email. Ce n'est que lorsque les employés et la direction utilisent ac­ti­ve­ment la trans­crip­tion comme outil de travail qu'elle a un effet positif. Un moyen simple de s'en assurer : à chaque réunion, quelqu'un lit le compte-rendu de la réunion pré­cé­dente pour en rappeler le contenu.

De nom­breuses décisions sont souvent prises en réunion. Cependant, si celle-ci dure longtemps et que les in­ter­ven­tions sont nom­breuses, peu de gens se sou­vien­nent très pré­ci­sé­ment du libellé de ces décisions quelques semaines plus tard. La façon dont on est parvenu ensemble à certains résultats peut également être vite oubliée au bout de quelques jours. Ainsi, si l’on souhaite aborder un sujet par­ti­cu­lier lors d'une session de suivi, il est très utile de pouvoir se ra­fraî­chir la mémoire à l’aide d’un compte-rendu.

Un membre de l'as­so­cia­tion s'est-il engagé dans une tâche et nie ensuite sa res­pon­sa­bi­lité ? Plusieurs personnes se voient-elles par erreur res­pon­sables d'un certain domaine ? Des comptes-rendus cons­cien­cieu­se­ment établis per­met­tent de mieux cerner la ré­par­ti­tion des tâches et la res­pon­sa­bi­lité de chacun.

Qu’il s'agisse de vacances ou de maladie, il arrive souvent que certains employés ne puissent pas assister à une réunion. Un compte-rendu permet de les tenir au courant de ce qu’il s’y est dit. Les in­ves­tis­seurs ont également droit à l'in­for­ma­tion. Si un in­ves­tis­seur étudie votre en­tre­prise, l'équipe d'analyse peut demander des procès-verbaux des réunions du conseil et d'autres réunions im­por­tantes.

En France, la rédaction d’un procès-verbal est obli­ga­toire pour les réunions des comités d’en­tre­prise, con­for­mé­ment à l’article 17 de la loi 2015-994 relative au dialogue social et à l’emploi, dite loi Rebsamen. Le procès-verbal doit être établi dans les délais prévus par les accords de l’en­tre­prise. En cas d’absence d’accords, il est fixé par défaut à quinze jours après la date de la réunion.

Il existe trois points de vue prin­ci­paux selon lesquels dif­fé­rents types de comptes-rendus peuvent être dis­tin­gués :

• Le moment auquel il est rédigé
• L’accent mis sur le contenu
• Le support

Le procès-verbal re­pré­sente le dé­rou­le­ment d'une réunion, d'une né­go­cia­tion ou d'une réunion. Selon le moment où le compte-rendu est créé, il peut être affecté à un type spé­ci­fique.

Le compte-rendu a priori définit les règles ou le concept d'un événement. Il est donc écrit en amont. Ce type de compte-rendu est souvent utilisé en di­plo­ma­tie : les chefs d'État suivent un protocole pour struc­tu­rer un événement formel et éviter les incidents di­plo­ma­tiques.

Le compte-rendu en temps réel est rédigé pendant la session elle-même : les réunions d'af­faires, les procès et les ex­pé­riences scien­ti­fiques né­ces­si­tent souvent ce type de procès-verbal. En effet, ce qui s'est passé doit être reproduit le plus fi­dè­le­ment possible. Dans le domaine éco­no­mique, c'est également la forme de trans­crip­tion la plus courante.

Le compte-rendu a pos­te­riori est rédigé de mémoire après la session. Ce type de trans­crip­tion est utile pour se rappeler plus tard des faits qui peuvent avoir un impact po­ten­tiel­le­ment négatif. Il est utilisé après les accidents de la cir­cu­la­tion et les dis­cus­sions ul­té­rieures avec la police ou la compagnie d'as­su­rance, ainsi qu'après des accords verbaux avec des par­te­naires com­mer­ciaux. Ce compte-rendu est gé­né­ra­le­ment une sorte d'aide-mémoire et ne nécessite aucune forme par­ti­cu­lière.

Si l’on souhaite écrire un compte-rendu, il faut d'abord connaître l'ob­jec­tif pour lequel le protocole doit être créé, et en tenir compte lors de la rédaction du contenu du procès-verbal :

Si ce qui a été dit doit être aussi précis que possible, il est né­ces­saire d’être très précis quant au vo­ca­bu­laire et d’établir ce que l’on appelle un compte-rendu intégral. Avec des citations directes de la for­mu­la­tion exacte des personnes, ce protocole permet de com­prendre comment certaines décisions ont été prises. La ju­ris­pru­dence utilise ce type de compte-rendu, par exemple, comme preuve dans les né­go­cia­tions. Le procès-verbal suivant doit être clai­re­ment distingué du compte-rendu amélioré, qui rend compte des échange de façon optimisée, sans ré­pé­ti­tions, les di­gres­sions, etc.

Le compte-rendu chro­no­lo­gique mentionne les évé­ne­ments et les décisions dans l'ordre chro­no­lo­gique, en précisant la durée de chaque section et l'heure exacte de chacune des in­ter­ven­tions. Ce type de compte-rendu laisse plus de place aux détails : on décrit non seulement la séquence chro­no­lo­gique, mais l’on en­re­gistre également qui a fait quelles dé­cla­ra­tions et quand. Selon le degré de détail du procès-verbal, on peut également saisir les motifs des débats et leurs résultats. Les rapports d'étape sont ha­bi­tuel­le­ment présentés aux réunions d'équipe ou aux réunions du conseil d'ad­mi­nis­tra­tion, ainsi qu'aux con­sul­ta­tions sur les valeurs mo­bi­lières. Ils sont gé­né­ra­le­ment écrits au présent en utilisant le discours indirect.

Le compte-rendu de résultat est également indiqué pour les réunions. Au lieu du déroulé de la réunion, ce rapport présente en détail les résultats de cette réunion. Il ne s'agit donc pas de tout consigner, mais de rendre compte des ré­so­lu­tions et des décisions. Ce type de procès-verbal présente donc l'évé­ne­ment sous une forme abrégée et se concentre sur la con­clu­sion et le résultat.

Le compte-rendu mixte est une com­bi­nai­son entre compte-rendu chro­no­lo­gique et compte-rendu des résultats. Il consiste en effet à affecter les pro­po­si­tions à dif­fé­rents domaines. Il n’est donc pas né­ces­saire de suivre un ordre chro­no­lo­gique. Par exemple, si quelque chose est dit sur le premier sujet plus tard dans une réunion, cette in­ter­ven­tion sera inscrite dans la partie consacrée au premier sujet.

Les comptes-rendus peuvent également être dif­fé­ren­ciés selon le type de trans­crip­tion utilisé : si l’on écrit un protocole, il est par exemple possible d’utiliser un script long ou un script court. Si le document doit être utilisé plus tard par d'autres employés, il est pré­fé­rable de commencer la session en prenant des notes ma­nus­crites. Cependant, la sté­no­gra­phie est ex­cel­lente pour prendre des notes. Cependant, les trans­crip­tions d'évé­ne­ments im­por­tants du point de vue juridique sont de plus en plus souvent prises en charge par des machines. En in­for­ma­tique, l'en­re­gis­tre­ment des données en­re­gistre les données de vos iden­ti­fiants et en cas d'ac­ci­dent, des boîtes noires en­re­gistrent les in­for­ma­tions per­ti­nentes. Des en­re­gis­tre­ments sonores et vidéo sont également possibles.

Dans l'en­vi­ron­ne­ment com­mer­cial, les pro­to­coles de processus et de résultats sont les formes les plus courantes. Les ré­dac­teurs du procès-verbal le trans­met­tent gé­né­ra­le­ment sous forme de document écrit sous forme élec­tro­nique. L'avan­tage, c'est qu'ils éco­no­mi­sent du papier. L'in­con­vé­nient est que les collègues peuvent fa­ci­le­ment négliger ou ignorer le document dans leur courrier élec­tro­nique quotidien. Essayez de vous y opposer en fa­ci­li­tant la tâche à vos lecteurs :

• Formulez dans la mesure du possible des phrases courtes.
• Soyez clair
• Mettez en évidence les points im­por­tants grâce à la mise en page
• Struc­tu­rez le journal d'une manière sig­ni­fi­ca­tive. Si les points sont plus éloignés l'un de l'autre sur le plan chro­no­lo­gique, mais qu'ils sont regroupés par thème, regroupez-les dans un journal des résultats dans la même section. Par contre, les ré­fé­rences à des évé­ne­ments passés ou futurs n'ont pas leur place dans un compte-rendu.
• Vous devez en con­sé­quence respecter la forme du compte-rendu choisi
• Attribuez des dé­cla­ra­tions aux in­ter­ve­nants res­pec­tifs
• Joignez les documents per­ti­nents à la fin et les relier à l'endroit approprié

Avec une structure claire, vous améliorez la li­si­bi­lité. Avec un formatage uniforme de tous les comptes-rendus, les par­ti­ci­pants s'ha­bi­tuent également à la structure fixe et s'y adap­te­ront ra­pi­de­ment à l'avenir. Il peut donc être utile de créer un modèle pour les en­re­gis­treurs. Les in­for­ma­tions standard suivantes ap­par­tien­nent à chaque comptes-rendus :

L’en-tête : l'en-tête indique le lieu, la date et le nom des parties con­cer­nées. Le thème de la réunion sert de titre.

Le corps de texte : ici, vous pouvez donner un compte-rendu des sujets abordés. Dans un compte-rendu de résultats, chaque point thé­ma­tique a son propre pa­ra­graphe. Dans cette section, vous résumez les arguments et les débats sur ce sujet. Les moyens de vi­sua­li­sa­tion, par contre, ap­par­tien­nent à l'annexe. Des contre-arguments à certaines dé­cla­ra­tions devraient également être inclus dans la partie prin­ci­pale, surtout s'ils soulèvent des questions qui pour­raient être im­por­tantes pour les séances de suivi.

La con­clu­sion : à la fin, vous résumez à nouveau les résultats et les décisions de la réunion. Si les tâches ont été réparties, nommez les res­pon­sables de chacune. Ici, vous avez également de la place pour des pré­vi­sions. Vous spécifiez quand la prochaine réunion est pro­gram­mée. Si des dis­po­si­tions ont été prises en matière d'or­don­nan­ce­ment, consignez-les. Au cours de la prochaine session, ces notes aideront à do­cu­men­ter les progrès im­por­tants. À la fin, le procès-verbal contient ha­bi­tuel­le­ment un espace pour la signature de la personne qui rédige le procès-verbal et/ou du président de l'as­sem­blée.

L’annexe : l'annexe comprend des po­ly­co­piés de con­fé­rences, des dia­po­si­tives d'exposés ou des documents contenant des faits et des chiffres sur le sujet, qui pré­sen­tent clai­re­ment les in­for­ma­tions contenues dans le procès-verbal.

Pour rédiger un compte-rendu, il faut également respecter les con­ven­tions sty­lis­tiques, en par­ti­cu­lier écrire de façon objective et concise. Les jugements émo­tion­nels ou les com­men­taires sub­jec­tifs n’ont pas leur place dans un compte-rendu. Ne parlez pas à la première personne. Par contre, avec des citations, vous pouvez mettre en évidence des arguments im­por­tants.

Pour les ré­so­lu­tions et les motions of­fi­cielles, utilisez le discours direct et le discours indirect pour toutes les autres dé­cla­ra­tions. En général, le présent est le temps pour les comptes-rendus, dans certains cas, le passé est aussi ac­cep­table, si l’on veille à s’en tenir au temps choisi ! Évitez de passer du coq à l’âne et rendez le compte-rendu le plus clair possible.

En dehors du compte-rendu « aide-mémoire », aucun procès-verbal ne peut se passer d'une trans­crip­tion détaillée, car il est très facile d'oublier les faits et les cir­cons­tances. Et la plupart des in­ter­ve­nants seront, à juste titre, mé­con­tents de se voir confier de fausses dé­cla­ra­tions ou des tâches dont ils ne sont pas res­pon­sables. Si vous n’êtes pas certain, n'hésitez donc pas à demander des pré­ci­sions au cours de la séance. Pendant que vous ré­flé­chis­sez encore à une question que vous aimeriez inscrire au procès-verbal, la dis­cus­sion se poursuit. Peut-être que quelqu'un parle entre les deux pendant que quelqu'un d'autre fait un argument important. Ou vous ne con­nais­sez pas assez bien un sujet pour être en mesure d'estimer si vous l'avez reproduit cor­rec­te­ment sous forme abrégée. Avant d'écrire quelque chose qui ne va pas et de devoir le corriger plus tard, il faut donc clarifier les choses au plus vite.

Gardez également à l'esprit les conseils suivants pour créer un compte-rendu utile :

Quelqu'un donne une con­fé­rence ? Si possible, parlez-lui à l'avance. Vous pouvez utiliser certains des matériaux utilisés (gra­phiques, documents à dis­tri­buer) pour commencer à défricher le terrain. De plus, vous pouvez les placer aussitôt dans l'annexe et n'aurez pas besoin de les demander plus tard. Clarifiez à l'avance les termes qui vous sont moins familiers. S'il s'agit d'un événement récurrent, consultez le procès-verbal de la séance pré­cé­dente. De cette façon, vous vous rap­pel­le­rez les thèmes prin­ci­paux de la session pré­cé­dente et serez prêt, si né­ces­saire, à y donner suite. Vous ne con­nais­sez pas tous les par­ti­ci­pants ? Faites une brève recherche pour connaitre le nom et le visage de chacun.

Pour une réunion d'af­faires, vous n'avez pas besoin de préparer un compte-rendu textuel. Con­cen­trez-vous sur les sujets les plus im­por­tants et suivez le discours jusqu'à la décision finale. Il est utile de garder à l'esprit le sujet de la réunion. Si vous souhaitez inclure une con­ver­sa­tion plus longue dans votre procès-verbal, demandez-vous si cette con­ver­sa­tion mène vraiment à une décision per­ti­nente pour le sujet de la séance.

Exemple : vous inscrivez un examen du budget tri­mes­triel pour l'achat d'ex­po­si­tions à votre club de musée local. Deux par­ti­ci­pants discutent du type de gâteau qui sera servi lors du prochain goûter du club. Pour le budget tri­mes­triel, cela n'a pas d'im­por­tance, car l'argent provient d'une cagnotte dif­fé­rente et la res­tau­ra­tion n'a rien à voir avec les ex­po­si­tions. La question ne doit donc pas être inscrite au procès-verbal.

Il s’agit d’une astuce simple, mais qui vous épargnera beaucoup de travail plus tard. Laissez suf­fi­sam­ment d'espace entre chaque ligne écrite. Il est également possible, à la fin d’un pa­ra­graphe con­cer­nant un sujet complexe, de laisser suf­fi­sam­ment d'espace pour une section sup­plé­men­taire. En effet, si la con­ver­sa­tion revient ensuite sur ce sujet, il suffit de continuer à écrire dans cette section. Si vous assemblez vos notes plus tard, vous pouvez tra­vail­ler pas à pas à travers vos complexes thé­ma­tiques et n’aurez ainsi pas besoin de res­truc­tu­rer la trans­crip­tion de façon thé­ma­tique.

Il n'est pas né­ces­saire que votre trans­crip­tion soit une sté­no­gra­phie pro­fes­sion­nelle. Mais si vous utilisez des abré­via­tions, la trans­crip­tion en direct sera plus rapide. Dé­ve­lop­pez ou utilisez un système que vous pouvez gérer à long terme. Sinon, vous risquez d’oublier plus tard ce que ces abré­via­tions sont censées signifier. Rédigez la trans­crip­tion en mots clés si né­ces­saire.

Si l'ar­gu­ment et le contre-argument alternent dans un échange verbal, vous partagez pro­ba­ble­ment le point de vue d'une des parties, en tant que membre du groupe. Néanmoins, en tant que commis à l'en­re­gis­tre­ment, vous devez présenter les deux parties équi­ta­ble­ment. Même les décisions avec les­quelles vous n'êtes pas d'accord doivent être reflétées dans les faits lorsque vous rédigez un procès-verbal.

Si né­ces­saire, relisez les notes à voix haute à la fin de la séance. Si une personne croit alors que son discours n'a pas été présenté cor­rec­te­ment, elle peut s'y opposer im­mé­dia­te­ment. Vous pouvez également vérifier l'exac­ti­tude des faits de cette façon. En même temps, cette étape rappelle à tous les par­ti­ci­pants les points les plus im­por­tants.

Commencez la copie propre im­mé­dia­te­ment. Ensuite, les tran­si­tions sont encore fraî­che­ment ancrées dans la mémoire. Si vous avez des questions, les par­ti­ci­pants s'en sou­vien­dront mieux s'ils peuvent les poser ra­pi­de­ment.

Vous avez écrit vos trans­crip­tions. Mais avez-vous vraiment pensé à tout ? Le standard de qualité cor­res­pond-il à vos exigences ha­bi­tuelles ? Avant d'envoyer le document à vos collègues via la liste de diffusion, il est pré­fé­rable d'uti­li­ser notre che­ck­liste pour être sûr.

Les comptes-rendus sont utilisés dans de nombreux domaines. Si les parties con­cer­nées ou des tiers veulent être en mesure de com­prendre certaines décisions plus tard, ces documents écrits aident à com­prendre le processus dé­ci­sion­nel. Si vous souhaitez que vos employés rédigent un compte-rendu, vous pouvez les con­vaincre de son utilité notamment grâce à cette raison. Vous pouvez également utiliser nos conseils et modèles. Le résultat : moins de travail, et un compte-rendu in­for­ma­tif et clair.

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