Google Workspace (anciennement G Suite)

Google Workspace est le digne successeur de « G Suite ». Il s’agit d’un pack tout-en-un qui combine des outils de messagerie et de collaboration conçus par Google pour les entreprises. Le nouveau nom, « Google Workspace », reflète le concept qui se cache derrière cette collection d’outils. Il comprend, comme son prédécesseur G Suite, tous les outils dont vous avez besoin pour travailler et être productif : Agenda, Meet, Chat, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, et plus encore. Google Workspace est l’évolution de G Suite et offre une nouvelle expérience utilisateur intégrée qui aide les abonnés à collaborer et à rester connectés. L’idée de base est simple : rester au même endroit au lieu de basculer entre différents onglets d’applications comme Gmail, Chat, Meet et Docs. Par exemple, vous pouvez créer et modifier activement un document avec d’autres participants lors de réunions sur Chat.

IONOS propose deux versions de Google Workspace à ses nouveaux clients : Business Starter et Business Standard. Avec les deux tarifs, jusqu’à 300 employés ont accès aux applications, reçoivent leur propre adresse électronique et peuvent travailler ensemble sur des documents, des feuilles de calcul ou des présentations. Dans la version Standard, vous disposez également de 2 To d’espace de stockage.

Si vous êtes déjà un client de G Suite via IONOS, nous vous informerons de tout changement par email.

Dans l'espace client, vous devez d'abord configurer le premier compte utilisateur et le domaine de l'administrateur à utiliser avec le compte Google Workspace. L'étape suivante consiste à se connecter à Google Workspace. Vous pouvez ensuite configurer Google Workspace pour répondre exactement aux besoins de votre entreprise via la console d'administration. Voici quelques exemples pour personnaliser votre compte :

• Créer des utilisateurs supplémentaires et définir des droits d'accès
• Ajouter des domaines secondaires
• Personnaliser le tableau de bord avec les informations de l'entreprise
• Personnaliser les paramètres en fonction de vos besoins et ceux de vos employés

Gemini est une fonctionnalité d’intelligence artificielle intégrée à Google Workspace, qui simplifie considérablement le quotidien professionnel : de la rédaction de textes à l’analyse de données, en passant par l’optimisation des processus de travail. Cette assistance intelligente s’intègre de manière fluide aux applications courantes et permet d’accélérer les processus, tout en facilitant la prise de décisions éclairées.Aperçu des cas d’usage typiques :

• Gmail : suggestions de réponses automatiques, résumés d’emails et assistance à la rédaction
• Google Docs : aide à la rédaction, à la révision et à la structuration des textes
• Google Sheets : analyses de données intelligentes, reconnaissance de formules et présentation visuelle
• Google Slides : création de présentations à partir de points clés ou de blocs de texte
• Google Meet : prise de notes automatisée et résumés des réunions
• Autres fonctionnalités : aide à la recherche, génération d’images et de graphiques, création de vues d’ensemble pour les projets

Gemini permet d’accomplir les tâches répétitives plus efficacement et favorise les processus créatifs. En parallèle, le travail d’équipe est renforcé, les fonctionnalités étant parfaitement intégrées aux outils existants et pouvant être adaptées aux besoins spécifiques de chaque utilisateur.

Vous pouvez utiliser Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO) afin de synchroniser votre compte avec Outlook. Ceci vous permet d'accéder aux informations synchronisées dans Outlook depuis n'importe quel appareil sur lequel vous utilisez votre compte Google Workspace.

Une fois que vous avez téléchargé Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO), vous devez redémarrer Microsoft Outlook avec l'invite de commandes. Puisqu'un nouveau profil est créé, vos paramètres Outlook précédents ne seront pas conservés. Le processus d'importation peut prendre un certain temps, selon le nombre d'emails que vous avez dans Google Workspace. Vous recevrez un message lorsque le processus d'importation sera terminé, ainsi qu'un email test de la part de l'équipe de Google Workspace Sync une fois que votre compte Google Workspace aura été synchronisé avec Outlook. Vous pourrez alors utiliser Microsoft Outlook pour envoyer des emails Google Workspace.

Oui. Les personnes à l'origine de Google Workspace se sont engagées à respecter le RGPD, comme l'explique l'article Google Cloud & the General Data Protection Regulation. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est un règlement européen entré en vigueur en mai 2018. Toutes les entreprises qui collectent des données doivent respecter les trois principes suivants : sécurité des données, transparence du stockage et de l'utilisation des données, accès des utilisateurs à la gestion de leurs données.

G Suite et Microsoft 365 proposent des emails professionnels et des outils de productivité pour une collaboration facile. Les offres Google Workspace comprennent, entre autres, Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, Keep, Agenda, Google Chat et Google Meet, tandis qu'Office 365 comprend Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, One Note, Skype et d'autres applications de Microsoft.

IONOS propose deux packs, dont le pack Business Standard qui offre un stockage de 2 To. Microsoft 365 compte trois offres professionnelles, comprenant chacune 1 To de stockage sur le Cloud et deux des packs offrent 50 Go de stockage email.

En ce qui concerne le confort d'utilisation, Google Workspace dispose de la meilleure qualité pour les contrôles d'administration et les applications Web et mobiles, tandis qu'Office 365 offre de meilleures applications de bureau. Les deux sont bien classés en termes de sécurité : tous deux disposent en effet d'une protection de sécurité dans le Cloud, d'une prévention contre les fuites et les pertes de données, ainsi que d'une détection intégrée du spam, des virus et des activités inhabituelles. Google Workspace dispose aussi d'une authentification à deux facteurs et Microsoft 365 comprend une authentification multifactorielle. Pour une comparaison détaillée des deux offres, consultez l'article Google Workspace et Office 365 : comparaison afin de vous aider à déterminer quelle solution est la mieux adaptée à vos besoins.

Cela dépend. Bien que la solution Google Workspace soit optimisée pour une utilisation dans un contexte professionnel, elle peut être intéressante à titre privé si vous souhaitez passer à une qualité supérieure et que vous recherchez des fonctionnalités supplémentaires, telles qu'une adresse email personnalisée basée sur votre propre nom de domaine, un stockage de 2 To (en fonction du pack), des outils administratifs supplémentaires et des paramètres avancés, ainsi que l'assistance téléphonique et email à tout moment.

Google Workspace Business Starter, le moins cher des deux packs, offre 30 Go de stockage. Le pack Google Workspace Business Standard vous offre une version améliorée avec un stockage de 2 To et des archives. Contrairement à la version gratuite de Gmail, les utilisateurs de Google Workspace ne reçoivent pas de publicité et les administrateurs peuvent personnaliser leurs paramètres de sécurité et de confidentialité.

Il s'agit d'une offre flexible, il est possible d'ajouter ou de supprimer des utilisateurs à tout moment.

Gmail est parfait si vous l'utilisez à des fins personnelles et que l'extension @gmail.com ne vous dérange pas. Toutefois, vous préférez probablement quelque chose de plus professionnel pour représenter votre entreprise, par exemple le domaine personnalisé (nom@votreentreprise.fr). Dans ce cas, Google Workspace est bien plus adapté. Google Workspace offre également une fonction de gestion des utilisateurs et des fonctions d'administration pour de multiples utilisateurs ; ceci est particulièrement important dans le cas où un employé quitte l'entreprise, car cela signifie qu'il ou elle ne peut pas emporter de données. De plus, Google Workspace offre un stockage au moins deux fois supérieur à celui de Gmail : 15 Go contre 30 Go ou 2 To en fonction du pack choisi. Les documents sont partagés de façon sécurisée grâce aux droits d'administrateur, ce qui signifie qu'il est impossible de partager des données en dehors de l'entreprise par erreur. Google Workspace présente un autre avantage, puisqu'il offre d'autres options de sécurité, comme l'authentification à deux facteurs pour vous assurer qu'il n'y a pas d'accès non autorisé sur votre compte.

Les utilisateurs profitent d'une assistance 24h/24 et 7j/7 et d'une disponibilité de 99,9 %. Google Workspace peut être personnalisé avec le logo de votre entreprise et synchronisé avec Microsoft Outlook, afin de vous permettre d'accéder aux emails Google Workspace depuis n'importe quel appareil que vous avez connecté.

La version gratuite de Gmail n'a pas été pensée pour le contexte d'une entreprise ; si vous souhaitez disposer d'autant de fonctionnalités que possible pour aider votre entreprise à prospérer, il est utile de souscrire à un forfait mensuel pour Google Workspace.

Oui. Avec Google Workspace, vous pouvez lire et envoyer des emails en déplacement, mais aussi assister à des réunions à distance, où que vous soyez. Les apps Google Workspace peuvent être téléchargées sur les appareils Android ® et iOS ®, de sorte que vous puissiez y accéder partout et à tout moment. L'installation est particulièrement simple pour Android : il suffit en effet d'ajouter votre compte Google Workspace sur votre mobile pour accéder à vos emails, vos contacts, votre calendrier et vos événements sur cet appareil. Pour iOS, il faut configurer Google Sync avant de pouvoir utiliser les emails, les contacts et le calendrier. Il vous suffit simplement de choisir les produits que vous souhaitez synchroniser avec votre appareil et de répéter les mêmes étapes pour chaque compte que vous souhaitez ajouter.

Il est également possible d'utiliser Google Workspace hors ligne mais l'app doit avoir été configurée en ligne : en tant qu'administrateur Google Workspace, vous devez avoir activé l'accès hors ligne depuis le tableau de bord de la console d'administration.