Comment numéroter les factures ?

Le numéro de facture fait partie des mentions obligatoires d’une facture énoncées par la loi. Les textes juridiques exigent la présence d’un numéro de facture dans cette dernière, élément indispensable pour toute vente, prestation de service ou autre transaction commerciale. Une exception est en vigueur pour les factures d’un montant inférieur ou égal à 150 € HT : l’émission n’est alors pas obligatoire.

À quoi sert un numéro de facture ?

La numérotation continue des factures assure que chaque facture est unique et correspond à un processus commercial clair et précis. Cela permet à l’administration fiscale ainsi qu’à l’entreprise d’obtenir un suivi des transactions.

Si une entreprise ne peut pas fournir les factures émises dotées d’un numéro de facture, cela peut compromettre la fiabilité de sa comptabilité entière aux yeux du fisc. Si les informations disponibles ne permettent pas de déterminer une base d’imposition en raison d’une comptabilité défaillante, l’administration fiscale peut rejeter entièrement la comptabilité du contribuable.

Conformément à l’article L.74 du Livre des Procédures Fiscales (LPF), l’administration fiscale est alors en droit de procéder à une évaluation d’office ou d’ajouter des revenus non déclarés au calcul de l’imposition. Cependant, cette démarche est subordonnée à l’existence de manquements graves à la sincérité comptable. Les seuls défauts formels, comme une facture mal rédigée, ne suffisent pas à justifier une telle démarche.

Enfin, une numérotation correcte des factures est cruciale pour les bénéficiaires assujettis à la TVA qui souhaitent récupérer la TVA déductible sur les factures reçues. En France, la TVA est supportée uniquement par les consommateurs finaux.

Structure du numéro de facture

Les règles fondamentales concernant la structure des numéros de facture conformes à la loi sont définies par l’article 242 nonies A de l’annexe II du CGI. Cet article stipule qu’une facture doit contenir :

Comment numéroter une facture ? Exemple

Vous n’êtes pas obligé de numéroter votre facture avec le n°1 si vous ne souhaitez pas communiquer à vos clients que vous émettez vos premières factures. Elle peut donc commencer par 1050 ou 10000. Un préfixe temporel définissant l’année (2017-0001) ou encore l’année et le mois (2017-06-0001) par exemple vous facilite la tâche au regard du respect de l’obligation d’archivage. Une entreprise peut par exemple recommencer cette suite du début si elle y inscrit la date en préfixe, car la séquence respecte le principe de chronologie et d’unicité. Voici un exemple concret et conforme aux normes fiscales de numérotation des factures :

Un préfixe non temporel peut être utilisé si l’organisation de l’entreprise ou les conditions de son activité l’exigent, par exemple en cas de facturations provenant de différents sites. La numérotation peut alors être effectuée par séquences distinctes, avec des systèmes propres à chaque site de facturation.

Exception : les factures de faible montant

En France, les factures dont le montant est inférieur ou égal à 150 € peuvent bénéficier d’une exception concernant certaines mentions obligatoires. Ces factures simplifiées peuvent se limiter à inclure certaines informations essentielles, telles que la date d’émission, l’identification du vendeur ou prestataire, la nature des biens ou services, ainsi que le montant total TTC et la TVA applicable. Cependant, elles ne sont valables que pour des transactions ne nécessitant pas de détail spécifique ou de justificatif exhaustif. Cette dérogation vise à alléger les obligations administratives pour les petites transactions tout en maintenant un cadre légal clair et traçable.

Erreur sur une facture : que faire ?

En France, la rectification d’une facture est strictement encadrée pour garantir la conformité fiscale. Une facture erronée peut être corrigée soit par l’émission d’une facture rectificative, soit par une facture d’avoir si la correction implique une annulation totale ou partielle. La nouvelle facture doit impérativement mentionner qu’elle est rectificative, inclure la référence à la facture originale (date et numéro) et respecter toutes les obligations légales en matière de mentions obligatoires. Cette procédure garantit la traçabilité et l’intégrité des documents comptables.

Une facture non corrigée peut entraîner le rejet de la TVA déductible par l’administration fiscale ou des amendes. Pour éviter les sanctions et assurer la transparence, il est essentiel de conserver un registre des factures, y compris celles corrigées, en respectant une numérotation chronologique et continue. Il ne faut en aucun cas supprimer une facture car cela créerait un « trou » dans votre séquence. Vous ne pouvez pas non plus supprimer une facture et réutiliser le numéro pour une autre.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.