Les en­cais­se­ments et dé­cais­se­ments expliqués sim­ple­ment

Le mois de mai re­pré­sente une source de stress pour de nom­breuses en­tre­prises. Non seulement la dé­cla­ra­tion d’impôt doit être remplie et envoyée à temps, mais le fisc a aussi besoin d’une dé­cla­ra­tion des gains et un aperçu précis de toutes les entrées et sorties d’argent liées à l’ex­ploi­ta­tion de l’en­tre­prise afin de dé­ter­mi­ner le montant des impôts à payer. Mais que signifie en­cais­se­ment et dé­cais­se­ment exac­te­ment ? Et le budget de tré­so­re­rie ? Et comment sont-ils utilisés con­crè­te­ment ?

Le budget de tré­so­re­rie est con­crè­te­ment la dif­fé­rence entre les en­cais­se­ments et les dé­cais­se­ments sur une période donnée, qu’il s’agisse d’un mois, d’un trimestre, semestre, etc. Autrement dit, ce sont les entrées et sorties d’argent issues des charges et produits. Le budget de tré­so­re­rie permet de mettre en avant les entrées et sorties bancaires pour dé­ter­mi­ner la tré­so­re­rie nette d’une en­tre­prise, qui nous donne les in­for­ma­tions né­ces­saires pour des pré­vi­sions et le pilotage de la gestion de tré­so­re­rie. Elle permet d’anticiper une baisse de régime de l’activité de votre en­tre­prise. Ces in­for­ma­tions sont d’autant plus utiles lors d’une création d’en­tre­prise ou phase de dé­ve­lop­pe­ment.

Ce budget de tré­so­re­rie est soumis à des obli­ga­tions : il doit pouvoir établir la situation des en­cais­se­ments et dé­cais­se­ments chaque mois pour éven­tuel­le­ment mettre en relief une in­suf­fi­sance de tré­so­re­rie et y remédier en adoptant les mesures ap­pro­priées. De plus, il doit dé­ter­mi­ner la situation fi­nan­cière pré­vi­sion­nelle de l’activité grâce au solde de fin de période bud­gé­taire.

Les entrées (en­cais­se­ments) et les sorties (dé­cais­se­ments) ef­fec­tives d’argent sont les montants di­rec­te­ment im­pu­tables du compte d’ex­ploi­ta­tion. Les montants en attente, comme par exemple les entrées d’ex­ploi­ta­tion, dépenses via des tiers (comptes de passage) ou va­ria­tions de stocks (de mar­chan­dises ou articles de vente) restent non pris en compte. Il suffit de regarder quels montants sont entrés et sortis de votre compte (ou caisse) pendant une période précise : c’est le principe des en­cais­se­ments et dé­cais­se­ments.

Revenons sur les com­po­santes des en­cais­se­ments et dé­cais­se­ments.

C’est l’ensemble des sommes que l’en­tre­prise va percevoir sur une période donnée, avec entre autres :

• les créances clients, toutes taxes comprises
• les sub­ven­tions à percevoir
• emprunts
• apports en numéraire ou compte associé
• rem­bour­se­ments de crédits d’impôt (TVA, ap­pren­tis­sage, etc.)
• produits de cession des im­mo­bi­li­sa­tions

Un budget de tré­so­re­rie nécessite l’iden­ti­fi­ca­tion des variables suivantes :

• délai de paiement aux four­nis­seurs
• délai de paiement des clients
• dates de pré­lè­ve­ment des divers impôts et taxes en vigueur
• dates de paiement des salaires
• dates limites de paiement des charges sociales

Ce budget de tré­so­re­rie est une com­po­sante es­sen­tielle d’un business plan. Il est avisé de le combiner avec dif­fé­rents documents pré­vi­sion­nels (bilan, plan de fi­nan­ce­ment, compte de résultat).

Un point in­té­res­sant avec le budget de tré­so­re­rie est qu’il permet non seulement de dé­ter­mi­ner le montant des gains, mais il influence aussi le montant des impôts à payer. Car plus votre gain est élevé, plus le montant des taxes le sera aussi. De nom­breuses en­tre­prises ont donc des approches tactiques et essaient d’assigner les revenus à la fin de l’année afin de maintenir une marge bé­né­fi­ciaire aussi basse que possible le long de l’année. Vous pouvez ainsi fa­ci­le­ment obtenir des al­lé­ge­ments fiscaux avec cette méthode.

La date de sortie du paiement des dé­cais­se­ments est décisive dans le calcul de vos gains. Faites attention à bien conserver vos factures et autres reçus. La date de paiement est bien indiquée sur ces documents. En tant qu’outil pré­vi­sion­nel, utilisez ce budget de tré­so­re­rie pour re­né­go­cier les con­di­tions de paiement avec vos clients et four­nis­seurs et éviter des écarts dé­sa­van­ta­geux.

Pour dé­ter­mi­ner le montant de cette TVA à payer, il convient de remplir une dé­cla­ra­tion de TVA destinée au fisc. Cette dé­cla­ra­tion peut être mensuelle ou tri­mes­trielle. Dans le cas d’une dé­cla­ra­tion mensuelle, vous devez sous­traire la TVA collectée (mois n) à la TVA due (mois n). Il faut encore sous­traire à cela la TVA ré­cu­pé­rable sur les charges (n-1) et im­mo­bi­li­sa­tions (mois n) ainsi que le crédit de TVA (n-1). Si le résultat est positif, l’en­tre­prise doit de l’argent à l’Etat, s’il est négatif au contraire, l’en­tre­prise obtient une créance de l’Etat.

Il y a une exception par­ti­cu­lière avec les dé­cais­se­ments : les amor­tis­se­ments. Il s’agit de l’usure d’un actif (une machine par exemple). L’in­ves­tis­se­ment d’une machine ne doit fis­ca­le­ment pas être comp­ta­bi­lisé en­tiè­re­ment lors de l’achat. Les frais engendrés doivent être répartis sur plusieurs années, con­for­mé­ment à la durée d’uti­li­sa­tion prévue de la machine.

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