Qu’est-ce que les comptes clients ?

La plupart des en­tre­prises et tra­vail­leurs in­dé­pen­dants sont en relation quo­ti­dienne avec les clients auxquels ils livrent des mar­chan­dises ou des pres­ta­tions de service. Qu’il s’agisse d’une livraison, d’une pres­ta­tion manuelle ou d’un service : de telles missions ne sont pas toujours payées im­mé­dia­te­ment après leur exécution. Il est plutôt d’usage d’établir des factures et c’est ensuite le service comptable qui se charge de la gestion du chiffre d’affaires restant dû. Ici, ce sont les comptes clients qui entrent en jeu. Qu’entend-on exac­te­ment par ce terme et quels sont les objectifs des comptes clients ?

Le terme « débiteur » est emprunté au latin « debitor », dérivé de dēbēre « devoir ». Dans le monde des affaires, il faut souvent traiter avec des clients de toute sorte. Ces derniers achètent des mar­chan­dises ou ont recours à des pres­ta­tions de service des­quelles résultent des exigences et ré­cla­ma­tions. Le client a des dettes envers le four­nis­seur et devient ainsi un débiteur. Les comptes clients sont ainsi ap­pro­priés pour gérer ces créances.

Les notes de crédit font aussi partie de ce domaine de la comp­ta­bi­lité (elles sont aussi connues sous le nom d’avoir). Si un client doit obtenir un avoir de son pres­ta­taire de service en raison d’une ré­cla­ma­tion sur la livraison ou d’une erreur de facture, le cas ne relève pas du domaine des comptes four­nis­seurs. Puisqu’il s’agit encore d’une relation d’affaire envers un client, les notes de crédit (donc les exigences des clients envers le pres­ta­taire de service) seront traitées par les comptes clients.

En règle générale, il existe pour chaque client un compte séparé de ce type. Quelques en­tre­prises réu­nis­sent cependant des groupes de clients sous un seul compte débiteur. Les comptes clients ont pour objectif de tenir ces comptes à dis­po­si­tion à des fins de main­te­nance et d’analyse.

À l’aide de ses comptes, les postes non soldés (factures impayées) peuvent être fa­ci­le­ment sur­veil­lés. En règle générale, un logiciel de comp­ta­bi­lité peut utiliser des aver­tis­se­ments afin d’attirer l’attention sur les créances échues ou en attente. Par ailleurs, le système de comp­ta­bi­lité est souvent en liaison direct avec les comptes bancaires de l’en­tre­prise et permet de consulter élec­tro­ni­que­ment les relevés bancaires. Le logiciel porte ensuite au­to­ma­ti­que­ment en compte les paiements entrants sur les comptes clients concernés et compense ainsi les exigences de paiement le cas échéant.

Les comptes clients ne servent pas uni­que­ment à archiver les tran­sac­tions com­mer­ciales. Cela signifie que vous ne do­cu­men­tez pas seulement vos exigences de paiement pour conserver un aperçu général mais aussi pour constater qui a encore des dettes envers vous. Les comptes clients vous per­met­tent également de conserver un œil sur les flux de tré­so­re­rie. Il vous aide aussi à mieux évaluer vos affaires futures avec vos clients.

Gé­né­ra­le­ment, les objectifs des comptes clients se divisent en deux parties : la gestion des créances et l’analyse des créances. Les deux ont en commun de mettre l’accent sur la relation d’affaires avec les clients. Il s’agit de personnes privées, d’autres en­tre­prises ou des or­ga­nismes publics auprès desquels l’en­tre­prise livre des mar­chan­dises et/ou une pres­ta­tion de service. Dès que les pres­ta­tions et la ré­mu­né­ra­tion ne sont pas di­rec­te­ment échangées, l’en­tre­prise émet une facture qui restera ouverte jusqu’à ce que les clients aient réglé leur dette.

La gestion des créances (également appelée la gestion des postes non soldés) est aussi une partie fon­da­men­tale des comptes clients. Les missions dans le cadre de la gestion des créances sont par exemple :

• Ré­per­to­rier et sau­ve­gar­der les postes non soldés
• Générer et envoyer des factures (sur papier ou par voie élec­tro­nique sécurisée)
• En­re­gis­trer les paiements des clients et les affecter aux factures ouvertes
• Contrôler les échéances de paiement
• Créer des rappels de paiement

L’une des fonctions de la gestion des créances concerne la relance : une mission im­por­tante des comptes clients consiste à écrire des relances, lorsque les clients sont en retard dans le paiement de leurs factures. Lors de retards de paiement in­ha­bi­tuels, les rappels de paiement et relances sont utilisés pour tenter d’obtenir le montant dû.

Si les débiteurs ne réa­gis­sent pas aux relances dans le délai imparti, l’en­tre­prise a la pos­si­bi­lité de faire appel à des sociétés de re­cou­vre­ment et lancer une procédure de re­cou­vre­ment ju­di­ciaire con­for­mé­ment à la loi, avec un avis de relance, une procédure ju­di­ciaire jusqu’à l’avis d’exécution.

En outre, le service comp­ta­bi­lité clients peut non seulement traiter les factures sortantes et les paiements entrants mais aussi s’occuper de la mise en place et la gestion des méthodes de paiement. Il s’agit, par exemple, d’établir un mandat SEPA pour les clients ; de telle sorte que les paiements puissent être encaissés sous forme de pré­lè­ve­ments SEPA, ce qui facilite souvent le travail des deux parties.

L’analyse des créances se fait par le biais de deux in­for­ma­tions dif­fé­rentes : d’une part, on examine les impayés des clients, d’autre part les clients, avec leur com­por­te­ment de paiement. Grâce à la première in­for­ma­tion, les comptes clients four­nis­sent des in­for­ma­tions sur la liquidité de l’en­tre­prise. Si la direction sait quand s’attendre à quels paiements, elle peut obtenir des in­for­ma­tions sur la marge de manœuvre fi­nan­cière dans le temps et ajuster sa pla­ni­fi­ca­tion en con­sé­quence.

Qui plus est, les comptes clients per­met­tent de garder un œil sur les clients. Des in­for­ma­tions sur le com­por­te­ment de paiement des débiteurs in­di­vi­duels, mais aussi une analyse du com­por­te­ment de paiement général de tous les clients four­nis­sent des in­for­ma­tions précoces sur les risques po­ten­tiels pour l’en­tre­prise et éven­tuel­le­ment pour l’ensemble du secteur. Il existe également des ratios spéciaux à cet effet, tels que la ré­par­ti­tion du chiffre d’affaires par client et par poste, la durée moyenne des créances, l’étendue de l’uti­li­sa­tion des escomptes ou les tendances en jours de retard.

Un outil d’analyse important est l’Aging Listing (de l’anglais aging = vieil­lis­se­ment). Il s’agit de liste de ré­par­ti­tion tem­po­relle des postes non soldés. Les Aging Lists com­pri­ment les données sur le com­por­te­ment de paiement et la sol­va­bi­lité des clients et re­grou­pent les créances en fonction de leur âge à partir de la date de la facture ou de l’échéance, jusqu’à 30 jours, de 30 à 60 jours et ainsi de suite. Ces listes com­pren­nent des données telles que les limites de crédit client et leur uti­li­sa­tion, les échéances et les dé­pas­se­ments de paiement. Selon la gamme de produits de l’en­tre­prise, ces listes peuvent être créées en fonction de groupes de clients, de groupes de produits ou d’autres critères.

Imaginons que votre en­tre­prise produise et vende des pièces en plastique. Un client vous rencontre et aimerait obtenir une pièce spéciale en grande quantité. Puisqu’il s’agit ici d’une commande im­por­tante, la première étape des comptes clients est d’évaluer la situation fi­nan­cière du client et son his­to­rique de paiement. Si rien de négatif ne trans­pa­raît, le contrat de livraison peut être établi. Il faut y men­tion­ner le type de livraison, les échéances pour le règlement des factures ainsi que les con­di­tions de paiement. Les li­vrai­sons « juste à temps » doivent être ef­fec­tuées pour la pro­duc­tion sur le site client. Les factures par­tielles sont à envoyer men­suel­le­ment et des délais de paiement de 30 jours sont convenus. Les comptes clients en­re­gistrent et envoient les factures par­tielles et assurent le suivi des en­cais­se­ments associés.

Puisque le nouveau client pour cette commande n’est plus aussi fiable qu’au­pa­ra­vant et que les délais de paiement sont dépassés, le service des comptes clients rédige des rappels de paiement ap­pro­priés et informe le service com­mer­cial de la situation. Leurs dis­cus­sions avec le client n’abou­tis­sent pas, dans un premier temps, à une amé­lio­ra­tion de la situation. Ainsi, le service des comptes clients formule un rappel avec la menace d’un arrêt de livraison. Le client réagit alors par des paiements accélérés. L’analyse des créances documente les dif­fi­cul­tés de paiement et stocke ces in­for­ma­tions pour d’éven­tuelles affaires futures avec le client.

Le sous-domaine de la comp­ta­bi­lité fi­nan­cière qui est d’une manière opposée à la comp­ta­bi­lité clients est appelé comp­ta­bi­lité four­nis­seurs. Alors que la première traite des relations avec les clients, la seconde traite avec les four­nis­seurs. La comp­ta­bi­lité four­nis­seurs peut également aider l’en­tre­prise à garder un œil sur ses li­qui­di­tés. Les mar­chan­dises et les services sont achetés à crédit et payés à l’aide de con­di­tions de paiement et d’escomptes de règlement.

La comp­ta­bi­lité four­nis­seurs livre des in­for­ma­tions sur l’im­por­tance des dettes auprès de chaque four­nis­seur. L’ensemble des comptes four­nis­seurs et des comptes clients donne donc une image de la situation fi­nan­cière actuelle de l’en­tre­prise par rapport aux four­nis­seurs et aux clients : quels sont les paiements dus, quand et à quel moment, et quelles recettes faut-il espérer ?

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