Les comptes four­nis­seurs : aperçu du plus important

Les comptes four­nis­seurs sont une com­po­sante es­sen­tielle de la comp­ta­bi­lité d’une en­tre­prise : elle traite avec les créan­ciers, c’est-à-dire toutes les personnes et or­ga­ni­sa­tions qui font des demandes à l’en­tre­prise. Le service des comptes four­nis­seurs dispose d’un certain nombre de missions. Cela inclut la saisie et la vé­ri­fi­ca­tion des factures four­nis­seurs ainsi que la pré­pa­ra­tion des paiements cor­res­pon­dants. De plus, les factures doivent être saisies dans la comp­ta­bi­lité. Ceci a lieu après leur vé­ri­fi­ca­tion formelle et factuelle par le biais de leur im­pu­ta­tion, c’est-à-dire leur af­fec­ta­tion aux comptes ap­pro­priés et par leur comp­ta­bi­li­sa­tion, ainsi que par la comp­ta­bi­li­sa­tion des paiements cor­res­pon­dants. Enfin, les factures sont archivées con­for­mé­ment aux dis­po­si­tions légales.

Les comptes four­nis­seurs sont la con­tre­par­tie exacte des comptes clients, ces derniers traitant avec les clients, appelés débiteurs. Pour les four­nis­seurs, en revanche, c’est l’en­tre­prise qui est le débiteur : elle doit de l’argent au four­nis­seur ou au pres­ta­taire de services pour les biens ou services achetés.

En d’autres termes : le service des comptes four­nis­seurs s’occupe des factures entrantes. Par exemple, si une en­tre­prise emploie un pres­ta­taire de services ou commande une livraison, les factures qui en résultent se re­trou­vent dans les comptes four­nis­seurs. Selon la taille de l’en­tre­prise, elle peut former son propre dé­par­te­ment ou sim­ple­ment faire partie de l’ensemble des tâches de la comp­ta­bi­lité.

La comp­ta­bi­lité ordonnée d’une en­tre­prise exige que les factures four­nis­seurs et les paiements qui en résultent soient cor­rec­te­ment comp­ta­bi­li­sés : le montant de la facture doit être crédité « créances ». Le compte de con­tre­par­tie est un compte de charges au débit. La TVA sur chiffre d’affaires, en revanche, ap­par­tient sé­pa­ré­ment au compte de TVA dé­duc­tible : la taxe sur le chiffre d’affaires n’est (grâce à la retenue de TVA dé­duc­tible) qu’un poste tran­si­toire.

L’archivage, con­for­mé­ment à la ré­gle­men­ta­tion, est également important : la loi exige un délai de con­ser­va­tion de dix ans. Pour l’archivage, les factures sont idéa­le­ment classées de manière à pouvoir être re­trou­vées chro­no­lo­gi­que­ment et al­pha­bé­ti­que­ment. Après l’ex­pi­ra­tion de la période de con­ser­va­tion, le service des comptes four­nis­seurs peut alors détruire les factures. Le stockage élec­tro­nique sécurisé est également autorisé.

Cependant, deux autres tâches de la comp­ta­bi­lité four­nis­seur sont d’une grande im­por­tance pour le succès d’une en­tre­prise : le contrôle des factures et l’or­ga­ni­sa­tion des paiements (également connue sous le nom de gestion des paiements).

Le contrôle des factures four­nis­seurs est une mission im­por­tante de la comp­ta­bi­lité four­nis­seurs. Les erreurs qui se pro­dui­sent ici peuvent ra­pi­de­ment entraîner des pertes fi­nan­cières. Le contrôle des factures est divisé en deux phases :

• La vé­ri­fi­ca­tion formelle
• La vé­ri­fi­ca­tion du contenu.

La première étape consiste à toujours vérifier l’exac­ti­tude formelle d’une facture. Est-ce que la facture contient tous les éléments prescrits (par exemple : adresse du des­ti­na­taire, date, numéro de facture) ? Ces éléments sont-ils spécifiés cor­rec­te­ment ? Cela peut sembler exagérer, surtout lorsqu’il s’agit de factures provenant de par­te­naires com­mer­ciaux de longue date. On peut, en effet, avoir tendance à survoler la vé­ri­fi­ca­tion de ces in­for­ma­tions car la confiance s’est installée. Quelques en­tre­prises s’envoient même des factures de manière non formelle en tant que pièces jointes d’email. Cependant, lors de l’envoi de factures élec­tro­niques, il faut veiller à prendre les bonnes mesures de sécurité.

La vé­ri­fi­ca­tion du contenu en tant que deuxième étape de la vé­ri­fi­ca­tion de la facture se divise elle-même en deux parties :

1. Vé­ri­fi­ca­tion des con­di­tions

Le service des comptes four­nis­seurs travaille en étroite col­la­bo­ra­tion avec le service d’achats de mar­chan­dises : les prix et les con­di­tions de livraison indiqués sur la facture cor­res­pon­dent-ils à ce qui a été convenu ? Les con­di­tions de paiement et autres con­di­tions par­ti­cu­lières (par exemple un escompte) sont-elles cor­rec­te­ment indiquées ?

      2. Syn­chro­ni­sa­tion avec la livraison

Ici, ce sont l’ac­cep­ta­tion des mar­chan­dises et le des­ti­na­taire des mar­chan­dises livrées ou de la pres­ta­tion de service qui entrent en jeu : la facture cor­res­pond-elle au bon de livraison ? La livraison cor­res­pond-elle en qualité et quantité à ce qui a été convenu ? La livraison est-elle complète et a-t-elle eu lieu à la date (éven­tuel­le­ment l’heure) prévue ? Y a-t-il des ré­cla­ma­tions ?

Suite à la vé­ri­fi­ca­tion de la facture, le service des comptes four­nis­seurs clarifie avec les four­nis­seurs les questions restantes. Si une facture est in­cor­recte, il est né­ces­saire de la corriger. Il en va de même s’il existe des factures dont le prix et les con­di­tions n’ont pas été convenus. En cas de ré­cla­ma­tion, le service achats négocie gé­né­ra­le­ment une réduction de prix ou annule la commande si né­ces­saire. Dans la pratique, il est également assez fréquent que les en­tre­prises réduisent leurs factures en fonction des li­vrai­sons et des services ef­fec­ti­ve­ment reçus. Le service des comptes four­nis­seurs s’occupe ensuite également de l’éta­blis­se­ment des cor­rec­tions cor­res­pon­dantes.

La troisième tâche im­por­tante du service des comptes four­nis­seurs est d’organiser les paiements d’une en­tre­prise de manière à éviter les erreurs et les pertes inutiles. Il est important de garder la trace des factures entrantes et de préparer et effectuer les paiements né­ces­saires de la même manière que la vé­ri­fi­ca­tion des factures l’a montré, sans erreurs. Les erreurs suivantes ne sont pas rares et une bonne comp­ta­bi­lité four­nis­seurs permet de les éviter :

• Une facture est oubliée
• Un montant de facture est incorrect ou a été facturé deux fois
• Les four­nis­seurs ont changé et un paiement est arrivé sur le mauvais compte

Tous ces cas coûtent du temps et de l’argent et dans certains cas en­gendrent des paiements d’intérêt. Les paiements devraient cependant être organisés de sorte que cela soit, fi­nan­ciè­re­ment parlant, le plus avan­ta­geux possible pour l’en­tre­prise.

De nombreux four­nis­seurs indiquent un délai de paiement (par exemple 30 jours) mais offrent également un escompte com­mer­cial si on paye dans les 7 jours. Les en­tre­prises utilisent vo­lon­tiers ce type d’offre et paient ainsi plus ra­pi­de­ment. Cependant, ils doivent toujours garder un œil sur leurs finances : il est possible que le montant au comptant ne soit pas suffisant à une date an­té­rieure ou que des intérêts dépassant l’escompte économisé soient induits.

Une autre raison poussant à payer plus ra­pi­de­ment tient aussi au bonus promis par un four­nis­seur pour un certain objectif de vente, lié à la réception effective du paiement. Ainsi, cela est éven­tuel­le­ment plus avan­ta­geux de payer avant la date limite plutôt qu’à la fin de la période de paiement.

Ce sont les comptes four­nis­seurs qui sont res­pon­sables des notes de crédit pour les four­nis­seurs de l’en­tre­prise. Il y a deux dis­tinc­tions à faire :

1. Note de crédit ou bien rem­bour­se­ment par le four­nis­seur

Si une en­tre­prise se plaint d’une livraison ou d’un service, renvoie la mar­chan­dise ou accepte une réduction de prix, le four­nis­seur doit effectuer une note de crédit pour le montant cor­res­pon­dant. De même, une ristourne accordée par le four­nis­seur pour un volume de ventes prend la forme d’une note de crédit. Dans les deux cas, le service comp­ta­bi­lité four­nis­seurs comp­ta­bi­lise le montant en question, TVA comprise.

      2. Facture émise par le des­ti­na­taire du service ou la mar­chan­dise

Une en­tre­prise peut aussi émettre une facture sur la mar­chan­dise ou le service reçu du four­nis­seur. Un tel avoir doit respecter les mêmes con­di­tions qu’une facture normale et également porter la mention « note de crédit ». Cependant, les deux parties doivent accepter une telle ré­gle­men­ta­tion. Un avoir peut toutefois octroyer des avantages aux deux parties : le four­nis­seur ne doit pas s’occuper lui-même de la fac­tu­ra­tion de sa pres­ta­tion et le des­ti­na­taire s’épargne la vé­ri­fi­ca­tion de la facture. L’émission et la comp­ta­bi­li­sa­tion de tels avoirs fait aussi partie des missions du service des comptes four­nis­seurs.

En plus du trai­te­ment de toutes les opé­ra­tions qui sont en lien avec les factures entrantes, le service des comptes four­nis­seurs d’une en­tre­prise dispose encore d’un certain nombre d’autres missions. Parmi celles-ci, on compte :

• Le trai­te­ment des données

Les données de tous les four­nis­seurs avec lesquels tra­vail­lent une en­tre­prise doivent être sau­ve­gar­dées dans une base de données : les adresses, les personnes de contact, les coor­don­nées bancaires mais aussi les tran­sac­tions com­mer­ciales telles que les commandes, les li­vrai­sons, les paiements, les ventes, les ré­cla­ma­tions etc. Ces données doivent être ré­per­to­riées et traitées. Idéa­le­ment, une telle base de données devrait faire partie d’un logiciel de fac­tu­ra­tion d’une en­tre­prise, de sorte qu’une grande partie des données y sont entrées au­to­ma­ti­que­ment.

• Autres paiements

La comp­ta­bi­lité four­nis­seurs est également res­pon­sable des paiements ou des débits ré­cur­rents. Cela peut, par exemple, concerner les loyers ou paiements de leasing (aussi connus sous le nom de crédit-bail). Le service établit les ordres per­ma­nents cor­res­pon­dants ou délivre les au­to­ri­sa­tions de pré­lè­ve­ment au­to­ma­tique et veille à ce que les paiements soient effectués dans les délais et selon le montant convenu. Le service des comptes four­nis­seurs peut également effectuer d’autres paiements, comme les frais de dé­pla­ce­ment, au besoin.

L’en­tre­prise A commande 1000 vis à l’en­tre­prise B. Afin de pouvoir organiser les processus associés, le service des comptes four­nis­seurs crée d’abord un en­re­gis­tre­ment de données de base pour la société B en tant que four­nis­seur. Pour ce faire, il affecte également un numéro four­nis­seur.

Les vis arrivent à des­ti­na­tion ainsi que la facture. Le service des comptes four­nis­seurs vérifie l’exac­ti­tude du contenu et l’aspect formel et note le numéro four­nis­seur, afin que la tran­sac­tion puisse à nouveau être trouvée fa­ci­le­ment. L’en­re­gis­tre­ment comptable suit main­te­nant, de sorte que les comptes corrects soient également débités. La facture est ensuite triée avec les autres factures four­nis­seurs. En effet, il peut y avoir des factures qui sont dues à l’avance ou qui doivent être payées en priorité.

Lorsque le délai de paiement est atteint, le service des comptes four­nis­seurs soumet la facture à l’ap­pro­ba­tion de la direction, puis prend les dis­po­si­tions né­ces­saires pour que le montant impayé des vis soit payé à l’en­tre­prise B, gé­né­ra­le­ment par le biais des services bancaires en ligne.

La facture réglée est main­te­nant archivée, soit dans un dossier soit de manière élec­tro­nique. En cas de contrôle fiscal, elle sera ainsi ac­ces­sible fa­ci­le­ment et im­mé­dia­te­ment.

Le service des comptes four­nis­seurs est in­dis­pen­sable pour les grandes en­tre­prises mais est aussi très utile pour les plus petites. Il est dédié uni­que­ment aux four­nis­seurs : si une en­tre­prise achète des biens ou des services, le service four­nis­seurs prend en charge toutes les tâches comp­tables et or­ga­ni­sa­tion­nelles associées. Avec un service qui ne traite qu’avec les four­nis­seurs, vous pouvez vous assurer que vos paiements sont organisés de la meilleure façon possible.

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