Créer un bon de livraison : fond et forme

Si vous remettez des mar­chan­dises à un client, il est opportun de lui proposer un bon de livraison, ou bordereau de livraison, joint à la mar­chan­dise. L’envoi d’un tel bon de livraison n’est pas une obli­ga­tion, mais plutôt une pres­ta­tion de service appréciée par les clients. Le des­ti­na­taire peut ainsi com­prendre de manière optimale quel est le contenu de la livraison et si la commande a été livrée in­té­gra­le­ment ou s’il y a une dif­fé­rence entre cette dernière et le contenu affiché sur le bordereau de livraison.

Un bon de livraison est un bordereau d’ac­com­pag­ne­ment d’une mar­chan­dise, soit un document décrivant tous les biens dis­tri­bués. D’un point de vue juridique, ce papier re­pré­sente une lettre com­mer­ciale.

D’une part, ce document donne un aperçu des produits commandés par le client pouvant être ajusté au moment de l’ex­pé­di­tion en fonction des biens livrés. D’un autre côté, il re­pré­sente une preuve de la con­fir­ma­tion des mar­chan­dises livrées pour le livreur et peut servir de modèle pour la facture.

Dès lors qu’un client effectue une demande de livraison, vous devriez vous charger de cette dernière aussi vite que possible. Si vous créez un bon de livraison pour une commande, vous profitez des avantages suivants : vous pouvez l’utiliser comme liste de vé­ri­fi­ca­tion et elle peut, comme évoqué pré­cé­dem­ment, servir de pièce jus­ti­fi­ca­tive pour la livraison effectuée.

Si vous créez vous-même un bon de livraison, vous devez faire attention à ce que les mar­chan­dises indiquées soient com­plè­te­ment jointes à l’envoi. Par ailleurs, tous les articles évoqués dans le bordereau de livraison doivent aussi ap­pa­raître sur la facture (la facture peut soit être jointe au bon de livraison et aux articles, soit être envoyée sé­pa­ré­ment ul­té­rieu­re­ment).  

Vous pouvez aussi com­mu­ni­quer via le design de votre en­tre­prise sur ce bon de livraison : si vous intégrez un logo ainsi que des éléments de design ou couleurs de votre en­tre­prise, vous améliorez la re­con­nais­sance de la marque par vos clients.

Il est re­com­mandé de reprendre un style de pré­sen­ta­tion similaire au devis ou à la con­fir­ma­tion de commande pour votre bon de livraison.  Le bon de livraison se distingue fon­da­men­ta­le­ment de la facture pour une livraison de mar­chan­dise : les deux écrits listent les produits livrés et con­tien­nent les mentions obli­ga­toires d’une lettre com­mer­ciale (nom d’en­tre­prise, votre adresse ainsi que celle de votre client, date, etc.).

Toutefois, à la dif­fé­rence de la facture, les prix des dif­fé­rents articles ne sont pas indiqués sur le bon de livraison.

La structure du bon de livraison est assez simple. Le titre peut comporter sim­ple­ment un numéro d’offre, de bon de livraison ou autre. Le corps du texte comprend la liste des produits de la livraison. Un bon ac­com­pag­nant des produits comprend ha­bi­tuel­le­ment un champ libre sur lequel le des­ti­na­taire doit émarger et indiquer la date de la réception. Cela sert aussi à confirmer la réception des produits dans un bon état.  Si vous utilisez une forme tra­di­tion­nelle du bon de livraison, ajoutez dans l’idéal une copie de l’écrit, qui vous certifie que le client a accepté.

Les bor­de­reaux de livraison sont aussi de plus en plus envoyés par email, en même temps que l’ex­pé­di­tion de la mar­chan­dise. Etant donné que l’email, à la dif­fé­rence d’un courrier classique, atteint di­rec­te­ment son des­ti­na­taire, rappelez la date de livraison au client. En outre, vos clients ob­tien­nent un aperçu de la commande arrivante, ce qui est un avantage, avant tout pour les grosses commandes. Pour un bon de livraison digital, vous n’avez na­tu­rel­le­ment pas besoin d’espace réservé au client pour signature.

Il convient enfin de men­tion­ner que le contenu de cet écrit n’est pas déterminé lé­ga­le­ment. Il n’y a dont pas de mentions obli­ga­toires, cependant, certains standards tels que la checklist se sont imposés comme coutume :

• Mention du nom et de l’adresse de votre en­tre­prise et du des­ti­na­taire (incluant l’adresse de fac­tu­ra­tion et de livraison, dans le cas où ces deux dernières ne sont pas les mêmes).
• Date de la commande, de l’ex­pé­di­tion et de la livraison
• Numéro de commande / Nom de commande
• Liste des produits (des­crip­tion et nombre des dif­fé­rentes mar­chan­dises)
• Note sur la propriété de la mar­chan­dise (le produit livré ap­par­tient à l’ex­pé­di­teur jusqu’au paiement complet)
• Li­vrai­sons sup­plé­men­taires prévues, si besoin

Tout comme avec toutes les autres lettres com­mer­ciales, il convient d’établir un modèle à l’image de votre en­tre­prise, que vous uti­li­se­rez pour tous vos bons de livraison. Si vous n’avez pas encore d’exem­plaire de modèle, vous pouvez opter pour les modèles de bons de livraison, uti­li­sables avec Word et Excel.

Si l’ex­pé­di­tion d’un bon de livraison n’est pas obli­ga­toire, vous êtes tout de même obligé de conserver une copie dès lors que vous l‘envoyez au client. Un bordereau de livraison vaut ju­ri­di­que­ment comme une lettre com­mer­ciale et doit donc être conservée pendant 6 ans (la facture doit quant à elle être conservée 10 ans). La facture peut également servir de bon de livraison, mais elle doit cependant également contenir les prix unitaires et globaux des dif­fé­rentes per­for­mances com­mer­cia­li­sées. Dans ce cas, l’ensemble de l’écrit doit être conservé dix ans.

Comme il s’agit d’un document com­mer­cial soumis à une obli­ga­tion de con­ser­va­tion, vous devez conserver au moins deux exem­plaires de l’écrit : le premier est soit envoyé au client par courrier, soit par email. Vous devez archiver le second. Quant aux bons de livraison que le client doit signer, il est même avisé d’en conserver trois exem­plaires : un exem­plaire permet au trans­por­teur de confirmer la bonne réception du produit (intact). Le convoyeur conserve le deuxième exem­plaire car il constitue une preuve de la bonne réception de l’envoi. Le troisième bordereau de livraison est prévu pour le des­ti­na­taire.

Si vous voulez garder une version imprimée du bon de livraison signé ou muni d’un cachet de réception, vous n’êtes pas obligés de posséder un document digital. Tant que tout est lisible, on peut scanner sim­ple­ment le document et le classer sur un or­di­na­teur. En stockant vos documents sur des or­di­na­teurs, vous gagner de l’espace de rangement et vous vous assurez un accès rapide à tout document souhaité.

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.