Ecrire un rappel de paiement : utiliser des modèles pro­fes­sion­nels

Les créances non payées, qu’on appelle plus sim­ple­ment dettes, menacent la sol­va­bi­lité d’une en­tre­prise. Plus vous avez de factures impayées, plus cela pose des problèmes de liquidité. Des créances non payées élevées n’en­traî­nent pas que des pertes d‘intérêts sig­ni­fi­ca­tives. Si des créances non payées sont com­pen­sées avec des prêts, cela engendre des coûts sup­plé­men­taires. Les en­tre­prises cherchent donc des moyens d’éviter les créances non payées, comme des frais ex­cep­tion­nels par exemple. Cela se fait gé­né­ra­le­ment dans le cadre d’un processus de rappel de paiement juridique, où les clients n’ayant pas payé ou par­te­naires com­mer­ciaux sont con­seil­lés et appelés à respecter la loi. Si des mesures ex­tra­ju­di­ciaires ne pro­dui­sent pas de résultat, les en­tre­prises ont la pos­si­bi­lité de faire des ré­cla­ma­tions en vertu d’une or­don­nance ju­di­ciaire pour la procédure de paiement.

Nous vous pré­sen­tons dans cet article comment réclamer le paiement de vos factures ouvertes de manière pro­fes­sion­nelle. Déjà en dehors des pro­cé­dures ju­ri­diques, il convient d’adopter une approche correcte : ce point est d’une im­por­tance capitale. Une telle mise en garde est en général une condition préalable à une poursuite ju­di­ciaire. Un com­por­te­ment souverain et sérieux permet en outre d’éviter ces pro­cé­dures ju­di­ciaires.

L’objectif du rappel de paiement comme ins­tru­ment de gestion des créances est de réduire les dettes et éviter les pertes de créances. Un rappel pro­fes­sion­nel doit se soucier de la fi­dé­li­sa­tion des clients. Cela se reflète aussi bien dans le ton abordé que le nombre de rappels envoyé pour demander le paiement d’une per­for­mance au client. La base juridique pour les rappels est établie par l’article L.441-6 du code de commerce, modifié par la loi 2008-776 du 4 août 2008.

Les concepts ju­ri­diques centraux pour ces documents sont la date d’échéance et le retard.

Le prérequis d’un rappel de paiement est une obli­ga­tion con­trac­tuelle, qui permet à une en­tre­prise d’exiger le paiement d’un produit ou per­for­mance vendu à un client. Cette obli­ga­tion est gé­né­ra­le­ment établie par un contrat (contrat de vente par exemple). En somme, les créances non payées ne peuvent être col­lec­tées au cours du processus de rappel de paiement que si la somme est re­ven­di­quée, que le rem­bour­se­ment comporte une échéance, et s’il a été précisé dans le contrat aux deux parties au préalable.

Si le débiteur manque de fournir la pres­ta­tion convenue dans le contrat dans le délai imparti (par exemple 14 jours après livraison, le créancier a le droit de la réclamer.

Si le débiteur constate un retard de paiement, il peut demander une com­pen­sa­tion au créancier sous forme d’intérêt.

Rappel de paiement simple : ce qu’il faut éviter

La première étape consiste à envoyer un rappel de paiement ex­tra­ju­di­ciaire, un préalable non obli­ga­toire. Vous pouvez certes assigner votre client en justice ou bien envoyer une lettre de mise en demeure, mais ceci est plus risqué qu’il n’y parait. En effet, la cause d’une créance manquante est inconnue à ce stade et peut consister en un simple oubli ou problème technique en­traî­nant un retard ou un man­que­ment. De bonnes relations avec vos clients sont es­sen­tielles et vous ris­que­riez d’en perdre si vous en accusez certains à tort. Une simple lettre de relance permet de dé­ter­mi­ner la raison de la créance manquante, comme une dif­fi­culté fi­nan­cière ponc­tuelle par exemple. De telles absences de paiements sont souvent dues à des erreurs ou inad­ver­tances, mais cela ne vous empêche pas de refuser de nouvelles commandes d’un tel client par pré­cau­tion, le temps que toutes ses factures soient payées.

En plus d’agacer votre client avec des menaces, pressions ou réactions dis­pro­por­tion­nées au regard d’Un paiement manquant, l’envoi de relances répétées et agres­sives peut être puni par la loi (dans le cadre d’une con­tra­ven­tion de 4^ème classe). Par ailleurs, menacer de dénoncer le client sur une base de données ou de divulguer des in­for­ma­tions pour recevoir un document ou un paiement constitue un acte de chantage. Cela peut valoir à une en­tre­prise qui exer­ce­rait de telles pratiques 5 ans d’em­pri­son­ne­ment et jusqu’à 75 000 euros d’amende. Si la menace venait à être exécutée, l’amende peut aller jusqu’à sept ans d’em­pri­son­ne­ment et 100 000 euros d’amende.

Com­mu­ni­quer un impayé à un tiers relève d’une atteinte à la vie privée, peu importe si il s’agit d’en­tre­prises par­te­naires ou de membres de votre famille. Faire passer un rappel de paiement pour un document ju­di­ciaire ou d’huissier (où l’on exige au client de payer une certaine somme par exemple) est aussi passable d’un an d’em­pri­son­ne­ment et de 15 000€ d’amende. De même, ac­com­pag­ner un rappel de paiement d’un en-tête d’un tiers, tel qu’un huissier, avocat, etc. ) est illégal.