La facture client

Quand une en­tre­prise veut demander de l’argent à ses clients pour des biens ou des services livrés, elle établit des factures client. Pour être con­traig­nantes au sens juridique général et valables au niveau du droit fiscal, les factures client doivent toutefois répondre à des exigences spé­ci­fiques. Mais qu’est-ce qu’une facture client exac­te­ment ? Quelles in­for­ma­tions doivent figurer dans ce document et quels autres éléments est-il bon d’insérer ?

Une facture est définie comme facture client du point de vue de celui qui l’envoie et comme facture four­nis­seur du point de vue du des­ti­na­taire. La base en est gé­né­ra­le­ment un contrat conclu entre deux par­te­naires com­mer­ciaux dans lequel la livraison et le prix à payer ont été convenus (par exemple, un contrat d’achat). La facture a une fonction dif­fé­rente pour chacune des deux parties con­trac­tantes :

• Elle est utilisée par la société émettrice pour demander au client le paiement des biens et/ou des services qui ont été livrés. Il s’agit donc d’une demande de paiement écrite.
• Elle permet au client d’effectuer une vé­ri­fi­ca­tion, par exemple de constater si les quantités de mar­chan­dises ou les heures de travail pour le service rendu sont listées cor­rec­te­ment.

Les factures clients doivent par dé­fi­ni­tion être établies par écrit. Elles doivent donc être soit imprimées et envoyées par la poste, soit envoyées nu­mé­ri­que­ment par email. Une facture émise à l’oral n’est ju­ri­di­que­ment pas con­traig­nante.

Les factures clients ont une fonction im­por­tante en comp­ta­bi­lité. Elles sont utilisées pour émettre des créances sur les clients qui ap­pa­rais­sent alors à l’actif du bilan. Si les factures sont ensuite payées, les montants ap­pa­rais­sent comme des produits dans le compte de résultat. Cela vaut aussi bien dans la comp­ta­bi­lité simple que dans la comp­ta­bi­lité en partie double. Si un client a un retard de paiement, les factures clients servent également de base pour les rappels.

La facture client est également d’une im­por­tance capitale pour la taxe sur la valeur ajoutée. D’une part, elle sert à dé­ter­mi­ner le montant de TVA que la société émettrice doit au bureau des impôts pour la livraison des mar­chan­dises ou du service convenu. Il est donc pri­mor­dial d’indiquer la taxe sur la facture. Le moment où cette TVA doit ef­fec­ti­ve­ment être payée dépend de divers facteurs annexes. D’autre part, la facture peut servir de base à l’acquéreur pour récupérer au bureau des impôts la TVA payée au four­nis­seur.

Pour qu’une facture client soit ju­ri­di­que­ment con­traig­nante, les en­tre­prises doivent im­pé­ra­ti­ve­ment fournir des in­for­ma­tions de base. Les ren­seig­ne­ments suivants sont requis :

• Données relatives à l’ex­pé­di­teur (société) 
• Nom et adresse du des­ti­na­taire de la facture 
• Numéro in­di­vi­duel d’iden­ti­fi­ca­tion de TVA 
• Date et numéro de la facture 
• Délai de livraison ou durée de la pres­ta­tion de service 
• Quantité et des­crip­tion des biens ou des services fournis 
• Montants nets des factures 
• Taux et montants de la TVA 
• Montant brut de la facture 
• Délai de paiement et taux des pénalités de retard 
• In­di­ca­tions sur les ré­duc­tions de prix éven­tuelles, escomptes ou autres rabais 
• Mention « TVA non ap­pli­cable - article 293 B du CGI » si votre en­tre­prise relève de la franchise en base de TVA

Les en­tre­prises doivent donner de nom­breuses in­for­ma­tions per­met­tant de les iden­ti­fier. Ces in­for­ma­tions sont d’autant plus utiles au des­ti­na­taire qu’elles lui donnent les moyens de vérifier qu’il ne s’agit pas d’une en­tre­prise frau­du­leuse. Voici la liste des in­for­ma­tions à men­tion­ner pour l’iden­ti­fi­ca­tion de votre en­tre­prise :

• Nom et adresse de l’en­tre­prise
• Statut juridique (raison sociale)
• Siège social
• Numéro de téléphone
• Forme juridique
• Capital social
• Numéro SIREN/SIRET
• Code APE (permet d’indiquer l’activité de l’en­tre­prise)
• Numéro RCS

Pour les montants in­fé­rieurs à 150 euros hors TVA, il est toutefois possible d’émettre une facture sim­pli­fiée. Il n’est par exemple pas né­ces­saire de faire figurer le numéro in­di­vi­duel d’iden­ti­fi­ca­tion de TVA. Les mentions obli­ga­toires devant figurer sur les factures sont dé­tail­lées sur le site des Finances Publiques.

Dans le cas de factures émises à des par­ti­cu­liers, l’en­tre­pre­neur est également tenu de faire remarquer que le des­ti­na­taire doit conserver cette facture pendant au moins deux ans.

En outre, il est courant de spécifier d’autres in­for­ma­tions qui, bien qu’elles ne soient pas ju­ri­di­que­ment con­traig­nantes, s’avèrent très pratiques dans le cadre de tran­sac­tions com­mer­ciales. Voici les in­for­ma­tions qu’il est bon d’ajouter dans votre facture client :

• Numéro de client
• Numéro de commande
• Numéro de téléphone et de fax 
• Adresse élec­tro­nique
• Site Internet
• Coor­don­nées bancaires de l’émetteur de la facture client 
• Objet à préciser lors du paiement

Ces dernières in­for­ma­tions sont courantes, surtout pour les en­tre­prises qui envoient des factures et reçoivent des paiements en grand nombre. Elles aident à en­re­gis­trer cor­rec­te­ment et ra­pi­de­ment les en­cais­se­ments.

Bien entendu, il n’est pas interdit de donner davantage de pré­ci­sions sur les factures, même sim­pli­fiées. Elles ga­ran­tis­sent une clarté des in­for­ma­tions et sont également très utiles pour le service client.

L’émission des factures clients n’est pas seulement utile pour toute en­tre­prise – que l’on parle de PME ou de grand groupe. Elle est également exigée par la loi. Les pres­ta­taires ont en effet l’obli­ga­tion d’émettre une facture client pour tout service égal ou supérieur à 25 € TTC. Manquer à cette obli­ga­tion peut être passible d’une amende pénale de 75 000 €.

Depuis le 1^er janvier 2018, une nouvelle loi est en vigueur afin de lutter contre la fraude à la TVA. Ainsi, les factures ne peuvent plus être émises avec le programme Excel pour ceux qui possèdent un logiciel de caisse ou une caisse en­re­gis­treuse, mais doivent désormais im­pé­ra­ti­ve­ment provenir d’un logiciel certifié et sécurisé. Pour savoir si cette dis­po­si­tion vous concerne, rendez-vous sur le site impots.gouv : quel est le champ d’ap­pli­ca­tion de l’obli­ga­tion de détenir un logiciel de caisse sécurisé ?.

Une facture client ne doit pas né­ces­sai­re­ment s’appuyer sur un modèle précis. Dans la mesure où le document contient toutes les in­for­ma­tions utiles de manière claire et lisible, les en­tre­prises sont libres de concevoir leurs factures comme elles le sentent. Sur le plan visuel, les factures client peuvent donc largement s’écarter d’une en­tre­prise à l’autre. Au sein d’une même en­tre­prise, il est toutefois judicieux d’avoir une pré­sen­ta­tion uniforme, et de retrouver les éléments clés de votre charte graphique. Les couleurs ne seront ainsi pas choisies au hasard, et un logo est toujours le bienvenue. Vous pouvez fa­ci­le­ment créer vos factures client vous-même à l’aide de pro­grammes de bu­reau­tique clas­siques. Toutefois, vous trouverez également sur Internet de nombreux modèles prêts à l’emploi à té­lé­char­ger.

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.