Même les entreprises saines devraient développer un plan aidant à identifier les phases critiques dans le temps. Il est bon en outre de préparer une gestion de crise prête à l’emploi. La première étape consiste à identifier les risques et à trouver des solutions possibles. Les plans d’urgence sont élaborés sur la base de différents scénarios qui prennent en compte l’ensemble du cycle d’une crise. En ce qui concerne la liquidité, il est important de déterminer la valeur de la perte attendue pour diverses situations de risque. Il est ainsi plus facile de constituer des réserves adéquates. Pour mettre en place un système d’alerte rapide opérationnel, des indicateurs spécifiques aux entreprises doivent également être définis.
Un plan de crise régit la structure et la procédure de gestion de crise d’une entreprise. Il fournit une orientation en cas d’urgence, évite les situations chaotiques et permet des actions rapides. Le plan réglemente les structures organisationnelles et énumère les mesures importantes. L’objectif est de disposer d’une équipe de gestion de crise à tout moment. Cela garantit que non seulement une seule personne prend les décisions, mais qu’une équipe d’experts vote en outre sur la procédure. À cette fin, il est nécessaire de nommer les employés qui géreront la crise, de définir leurs domaines de responsabilité dans cette situation et de crée la base juridique pour des actions ciblées. Par exemple, le chef d’un service de relations publiques peut être inclus dans l’équipe de crise et se voir attribuer des pouvoirs supplémentaires pour lui permettre de mieux s’acquitter de sa mission, qui consiste à éviter de nuire à l’image de l’entreprise grâce à une bonne communication externe.
Dans l’idéal, le groupe de travail devrait ressembler à :
- Une équipe de base d’une à trois personnes avec des pouvoirs de décision élargis
- Un gestionnaire de crise qui a le dernier mot
- Un groupe de travail spécial élargi pour inclure les chefs de département et autres services ;
- Des consultants externes si nécessaire
Les start-ups qui ne disposent pas suffisamment de personnel auront tout de même un train d’avance en identifiant les signaux de crise en amont. Des entretiens réguliers avec les employés fournissent également des indicateurs. Une culture d’entreprise ouverte permet en effet d’éviter que les problèmes ne soient dissimulés. Des contrôles fiables sont bien sûr aussi précieux.
Outre les questions de personnel, les processus de travail doivent être repensés pour prévenir de manière durable les crises :
- Qui est la personne de contact lorsqu’une situation s’aggrave ?
- Qui est informé en premier ? Qui est autorisé à prendre des mesures ?
- Qui évalue et contrôle la réussite des mesures ?
L’organisation des processus répond à toutes ces questions. Il est important qu’il y ait une chaîne de signalement, afin que, plus tard, tous les employés qui doivent agir puissent avoir connaissances des avancées. De plus, au moins un employé doit analyser les mesures en vigueur et leur impact.