In­ven­taire : tout ce que vous devez savoir

Un aperçu complet : grâce à l’in­ven­taire, vous pouvez dé­ter­mi­ner exac­te­ment tout ce qui ap­par­tient à votre en­tre­prise. Tous les postes, soldes de compte et dettes sont indiqués dans ce document qui doit être établi ré­gu­liè­re­ment. Votre in­ven­taire est également important pour un bilan correct. C’est la raison pour laquelle nous vous ex­pli­quons ce que l’on entend pré­ci­sé­ment derrière le mot in­ven­taire et ce à quoi vous devez faire attention lorsque vous créez votre propre in­ven­taire.

Le lé­gis­la­teur attache une grande im­por­tance au registre d’in­ven­taire : lorsque vous créez votre in­ven­taire, vous devez tra­vail­ler de manière correcte et complète sous peine de conduire à un bilan financier annuel incorrect. Dans le cadre d’un audit, l’exac­ti­tude de vos documents d’in­ven­taire peut également être mise à l’épreuve. Si le bureau des impôts constate des in­co­hé­rences, il peut con­si­dé­rer que la comp­ta­bi­lité est in­cor­recte et mettre en doute l’exac­ti­tude du bilan financier annuel. Cela peut entraîner des paiements d’impôts sup­plé­men­taires subs­tan­tiels et, dans le pire des cas, être considéré comme une tentative de fraude.

L’in­ven­taire doit être mené en principe une fois par an. Vous comptez, mesurez ou pesez tous les actifs matériels et dressez la liste de vos actifs im­ma­té­riels ainsi que toutes les dettes. Ainsi, l’in­ven­taire re­pré­sente la base de votre bilan financier annuel. Dans ce ré­per­toire, vous n’énumérez pas seulement tous les articles par type et quantité, mais aussi par valeur. En to­ta­li­sant tous les postes, vous obtenez la valeur totale actuelle de votre en­tre­prise.

En plus des in­ven­taires réguliers, il existe aussi des raisons imprévues poussant à créer un in­ven­taire complet : si vous reprenez une en­tre­prise ou bien en créez une nouvelle, un in­ven­taire complet est alors obli­ga­toire. C’est ainsi que vous dé­ter­mi­nez la valeur de votre en­tre­prise. Par con­sé­quent, vous devez également prendre cette mesure si la com­po­si­tion de l’ac­tion­na­riat change (en quittant ou en re­joig­nant la société) ou si vous aban­don­nez ou vendez la société.

Puisque les im­mo­bi­li­sa­tions in­cor­po­relles mais aussi cor­po­relles doivent être prises en compte dans l’in­ven­taire, vous devez recourir à diverses sortes d’in­ven­taires physique : utilisez un in­ven­taire physique pour en­re­gis­trer tous les objets physiques de votre en­tre­prise. Les matières premières, les équi­pe­ments et les machines de pro­duc­tion, par exemple, entrent dans cette catégorie. Ceux-ci sont comptés, mesurés ou pesés. Dans des cas ex­cep­tion­nels, vous pouvez également estimer, par exemple, si de grandes quantités de matières en vrac ap­par­tien­nent à l’en­tre­prise. En plus de ces éléments, d’autres actifs (ou non-actifs) sont également inclus dans l’in­ven­taire, par exemple les soldes de comptes et les dettes. Pour ce faire, vous exécutez un stock théorique : vous utilisez des pièces (telles que les extraits de compte bancaire) pour vérifier les valeurs comp­tables, qui doivent être en cohérence avec la comp­ta­bi­lité.

L’in­ven­taire se divise en trois ca­té­go­ries :

• Actifs
• Passifs
• Capital propre

Les « actifs », quant à eux, com­pren­nent les actifs im­mo­bi­li­sés et les actifs cir­cu­lants. Le premier se réfère à tous les éléments qui font partie in­té­grante de votre en­tre­prise, par exemple les terrains et les machines. Les actifs cir­cu­lants, en revanche, com­pren­nent des postes qui ne sont dans l’en­tre­prise que pour une courte période, comme les matières premières. Cela comprend également les produits finis ou semi-finis qui sont encore en service le jour de l’in­ven­taire et qui n’ont pas encore été vendus. Le deuxième point de votre annuaire est la dette (les passifs) : toutes les obli­ga­tions que vous n’avez pas encore réglées sont incluses ici. Ceci comprend également les factures à court terme qui doivent encore être payées. En outre, les capitaux d’emprunt (par exemple, les prêts bancaires) dans l’en­tre­prise font partie de la dette.

Enfin, vous obtenez le capital propre en calculant les deux domaines. Il re­pré­sente votre actif net qui résulte de la dif­fé­rence entre l’actif et le passif. Il s’agit du capital que votre en­tre­prise lève elle-même. Si le capital propre est positif, il ap­pa­raî­tra comme passif dans le bilan. Si vos dettes dépassent vos actifs et que vos fonds propres sont donc négatifs (c’est-à-dire manquants), ils figurent alors à l’actif du bilan.

Lors de la con­cep­tion de votre relevé d’in­ven­taire, vous devez également faire attention à certaines règles de struc­tu­ra­tion :

• Tous les articles doivent être numérotés.
• Vous divisez également les im­mo­bi­li­sa­tions de votre liste en actifs cir­cu­lants et im­mo­bi­li­sés.
• De plus, vous triez vos actifs en aug­men­tant la liquidité : cela signifie que les éléments que vous pouvez ensuite convertir en crédits sont listés à la fin.
• Vous divisez les dettes à court terme et à long terme. Ici, vous pouvez trier par date d’échéance.

Lors de la création de l’in­ven­taire, le principe de clarté s’applique également : votre liste doit être ordonnée, claire et par-dessus tout vé­ri­fiable. Même des tiers non impliqués, tels que les auditeurs par exemple, doivent être en mesure de retracer vos dossiers. Cependant, une liste d’in­ven­taire bien struc­tu­rée est également utile pour vous, puisqu’elle sert de base à votre bilan. Vous vous facilitez ainsi le travail si vous procédez déjà cor­rec­te­ment à l’in­ven­taire. Veillez également au bon stockage de votre in­ven­taire : vous êtes tenus de conserver vos listes d’in­ven­taire minimum 10 ans.

L’in­ven­taire est la base de votre bilan. Cela signifie que les résultats de la liste d’in­ven­taire sont inclus dans le bilan, mais pas dans la liste d’in­ven­taire complète. Bien qu’il soit impératif de spécifier tous les postes in­di­vi­duel­le­ment lors de l’énu­mé­ra­tion des actifs et des passifs, vous fusionnez plusieurs postes du bilan. Vous présentez les actifs sous une forme comprimée.

De plus, la structure des deux documents diffèrent également : l’in­ven­taire apparaît comme une simple liste, mais un bilan comme un compte. Il s’agit d’une com­pa­rai­son sommaire de l’actif et du passif. Les spé­ci­fi­ca­tions de quantité des postes sont également omises, seules les valeurs sont sig­ni­fi­ca­tives pour le bilan. Enfin, si l’en­tre­prise est lé­ga­le­ment obligée de le faire, les bilans sont également destinés à la pu­bli­ca­tion.

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