Com­pa­ti­bi­lité et les jus­ti­fi­ca­tifs de frais de re­pré­sen­ta­tion.

Chaque en­tre­prise s’interroge un jour ou l’autre et à juste titre sur la ré­gle­men­ta­tion con­cer­nant les frais de re­pré­sen­ta­tion et plus pré­ci­sé­ment sur les factures, documents, notes, reçus ou tout jus­ti­fi­ca­tif de frais de re­pré­sen­ta­tion. Cette question est centrale aussi bien pour les grandes en­tre­prises que pour les PME ou les pro­fes­sions libérales. En effet dans de nombreux secteurs d’activités les repas d’affaires sont, au niveau com­mer­cial, es­sen­tiels. Il est en effet classique et habituel de ren­con­trer des nouveaux clients, par­te­naires com­mer­ciaux ou des four­nis­seurs dans un cadre agréable plus informel comme au res­tau­rant. Ces dépenses re­pré­sen­tent un budget souvent élevé. Mais une partie peut être déduite des impôts et de plus, il est notamment possible de récupérer la TVA. 

En plus de pouvoir bé­né­fi­cier de ré­duc­tions d’impôts. Une bonne comp­ta­bi­lité au niveau des jus­ti­fi­ca­tifs des frais de re­pré­sen­ta­tion est aussi utile en cas de vé­ri­fi­ca­tion de la part de l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale. En effet ne pas respecter en­tiè­re­ment la ré­gle­men­ta­tion peut entrainer des problèmes avec les autorités fiscales. Pour éviter ces dé­sa­gré­ments et pour ne pas avoir de mauvaise surprise lors de la ré­cu­pé­ra­tion de la TVA, nous listons les règles im­por­tantes et apportons des in­for­ma­tions sur le contenu des jus­ti­fi­ca­tifs de frais de re­pré­sen­ta­tion.

Un jus­ti­fi­ca­tif de frais de re­pré­sen­ta­tion doit comporter obli­ga­toi­re­ment plusieurs in­for­ma­tions et peut se présenter sous dif­fé­rentes formes. Il prend ma­jo­ri­tai­re­ment la forme d’une facture ou d’un reçu rédigée par un tiers. Comme par exemple une addition au res­tau­rant ou une facture d’un hôtel. Pour les frais plus spé­ci­fiques de réception, comme par exemple une fête annuelle d’en­tre­prise ; une facture détaillée est alors une condition obli­ga­toire et la raison doit être ex­pli­ci­tée. Il est alors important de bien préciser la cause des dépenses et toutes les factures (par exemple d’un pres­ta­taire comme un traiteur) doivent men­tion­ner la raison et la date de l’évènement. En effet dans ce cas précis, les dépenses peuvent être déduites des impôts de la société.

Comme nous l’avons vu dans notre article sur la déduction des frais de re­pré­sen­ta­tion. Il existe plusieurs avantages fiscaux. Vous pouvez en effet dans certains cas déduire de l’impôt sur la société certaines dépenses, mais surtout et bien plus gé­né­ra­le­ment vous pouvez récupérer la TVA notamment con­cer­nant les repas d’affaire. Pour la TVA, il est important de bien tenir compte des dif­fé­rents taux appliqués ainsi que des pour­cen­tages de rem­bour­se­ment, dans certains cas il peut être de 100 pourcent, parfois de 50 pourcent.

Chaque jus­ti­fi­ca­tif ou facture doit obli­ga­toi­re­ment comporter les éléments suivants :

✓ Date d’émission de la facture

✓ Nom, adresse et raison sociale

✓ Détails des pres­ta­tions avec le prix unitaire.

✓ Le montant total HT

✓ Taux de TVA et le montant TTC

✓ Numéro Siret ou numéro d’iden­ti­fi­ca­tion à la TVA

✓ Numéro de facture

✓ Identité et qualité des bé­né­fi­ciaires

Pour les factures de moins de 150 euros, il existe une certaine souplesse. En effet les points suivants ne sont pas obli­ga­toires :

✓ Numéro d’iden­ti­fi­ca­tion à la TVA

✓ Toute référence à une dis­po­si­tion du CGI indiquant que l’opération bénéficie d’une exo­né­ra­tion.

Un double de chaque facture devra être conservé par le pro­fes­sion­nel pour pouvoir être présenté en cas de contrôle. Il faut bien évi­dem­ment respecter les dif­fé­rents taux de TVA et surtout dans la res­tau­ra­tion. Enfin il est important de libeller les factures au nom de la société et non au nom des salariés. 

Ceux qui délivrent les factures et les jus­ti­fi­ca­tifs sont gé­né­ra­le­ment bien informés des règles et des in­for­ma­tions qu’une note doit comporter notamment quand il s’agit d’un repas d’affaire. Cependant il est important de rester vigilant et de bien vérifier la présence de toutes les in­for­ma­tions né­ces­saires et au besoin de faire compléter la facture ou la note si des in­for­ma­tions listées plus haut sont man­quantes.

Par exemple si le reçu ne dispose pas de l’espace suffisant pour contenir toutes les in­for­ma­tions requises, un document distinct peut alors être rempli. Dans ce cas de figure, un modèle de jus­ti­fi­ca­tif de frais de re­pré­sen­ta­tion peut convenir. Vous pouvez ainsi retrouver des modèles de documents dans ici avec la dis­tinc­tion entre les factures de faible montant et les factures de plus de 150 euros.Le modèle approprié peut être ainsi apporté lors d’un dé­pla­ce­ment pro­fes­sion­nel ou dès que vous réalisez un repas d’affaire. Ainsi il peut être fa­ci­le­ment rempli par le personnel du res­tau­rant par exemple. Vous pouvez ensuite sim­ple­ment y attacher le ticket de carte pour former un jus­ti­fi­ca­tif complet de frais de re­pré­sen­ta­tion.

Pour remplir une note ou un jus­ti­fi­ca­tif il est important de tenir comptes des points suivants :

• Le reçu doit toujours être crée élec­tro­ni­que­ment par le pres­ta­taire de service ou l’éta­blis­se­ment (par exemple un res­tau­rant). Des in­for­ma­tions ma­nus­crites et un relevé de carte bancaire ne sont pas suf­fi­sants.

• Pour un grand nombre de par­ti­ci­pants, il est possible de sim­ple­ment nommer le groupe et d’indiquer le nombre de personnes. (par exemple une équipe d’une société)

• S’il y a un doute sur la condition de fond (la raison pro­fes­sion­nel de l’évènement), vous pouvez ajouter des documents avec des in­for­ma­tions com­plé­men­taires (comme par exemple un email envoyé aux par­ti­ci­pants).

• Il doit y avoir une cohérence entre les coûts et les pres­ta­tions.

• Il est toujours conseillé de signer le jus­ti­fi­ca­tif de frais de re­pré­sen­ta­tion

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.