Liste d’in­ven­taire : modèle d’in­ven­taire à té­lé­char­ger

Si vous êtes en­tre­pre­neur, vous ne serez pas surpris d’apprendre que chaque année, vous et vos employés devez effectuer un in­ven­taire complet. Si votre en­tre­prise produit et/ou vend des mar­chan­dises en par­ti­cu­lier, cela peut prendre beaucoup de temps. En vous or­ga­ni­sant bien, vous pourrez toutefois gagner un temps précieux. Par exemple, un modèle de liste d’in­ven­taire vous épargnera beaucoup de travail de formatage.

Chaque année, les en­tre­prises doivent dresser la liste complète de leurs stocks : qu’y a-t-il dans vos stocks et quelles dettes avez-vous encore ? L’in­ven­taire vous donne, ainsi qu’au centre des impôts, une image précise de l’état de votre en­tre­prise. Il existe trois types d’in­ven­taire dif­fé­rents :

• In­ven­taire physique : compter, mesurer, peser ou évaluer vos biens matériels.
• In­ven­taire comptable : les actifs in­cor­po­rels et courants ainsi que les dettes sont repris de vos livres.
• In­ven­taire des in­ves­tis­se­ments : dans le registre des im­mo­bi­li­sa­tions, vous en­re­gis­trez tous les biens tels que les véhicules et les machines.

L’in­ven­taire physique est celui qui prend le plus de temps, car vous devez en­re­gis­trer chaque objet dans un délai très court. Une liste d’in­ven­taire adéquate facilite con­si­dé­ra­ble­ment ce processus.

Les listes d’in­ven­taire sont utilisées pour l’in­ven­taire physique. Vous dis­tri­buez les listes à vos salariés ou au groupe de personnes que vous avez spé­ci­fi­que­ment chargé de l’in­ven­taire, et ces derniers vont remplir les lignes suivant le stock réel de votre en­tre­prise. Il est donc bon de diviser la liste en colonnes :

• Des­crip­tion de l’article : saisissez la des­crip­tion exacte de chaque article.
• Numéro d’article : chaque article de votre en­tre­prise a son propre numéro d’in­ven­taire. Il peut être utile de trier la liste par numéro de poste et de déplacer cette colonne vers la gauche, selon la façon dont votre entrepôt est organisé.
• Quantité : dans cette colonne, le salarié saisit le résultat de son comptage ou de sa mesure.
• Unité de mesure : cette colonne indique si le chiffre entré dans la colonne quantité cor­res­pond à un nombre de pièces, un poids, une longueur ou une autre unité de mesure.
• Valeur : deux colonnes dis­tinctes sont ici né­ces­saires. Tout d’abord, la valeur de l’article in­di­vi­duel, puis la valeur totale résultant du comptage.

À la fin de chaque feuille, vous calculez la somme des valeurs totales de chaque famille de produits.

En plus du tableau réel, la liste d’in­ven­taire contient des in­for­ma­tions com­plé­men­taires pour assurer une do­cu­men­ta­tion la plus précise possible. Chaque feuille est numérotée afin que vous puissiez en faire le suivi et qu’ul­té­rieu­re­ment, vous pouviez vous assurer que vous possédiez bien la liste complète de votre in­ven­taire (et ce non seulement pour vous, mais aussi pour les auditeurs éventuels). De plus, chaque feuille doit être datée et signée.

Avec presque n’importe quel tableur (comme Excel), mais aussi avec un logiciel de trai­te­ment de texte moderne, vous pouvez créer une liste d’in­ven­taire claire et pratique. Lors de la création de votre modèle d’in­ven­taire, portez une attention par­ti­cu­lière aux besoins des salariés qui exécutent réel­le­ment le comptage. Par exemple, il est important de laisser suf­fi­sam­ment d’espace pour les entrées. Essayez de ne pas placer trop d’articles sur une page. N’oubliez pas que vos employés rem­plis­sent les listes à la main. Les colonnes ne doivent pas être trop petites afin que les entrées puissent rester lisibles.

Si vous effectuez votre in­ven­taire à l’aide d’un modèle de ce type, vous pouvez en­re­gis­trer et analyser les données sur or­di­na­teur plus tard - il vous suffit ensuite d’insérer les valeurs dans un tableur. L’uti­li­sa­tion d’Excel peut faire gagner beaucoup de temps : par exemple, utilisez la fonction SOMME pour vous décharger d’une grande masse de calculs. Néanmoins, il est né­ces­saire d’imprimer les listes et de les signer et dater à la main.

Dans Excel, vous pouvez utiliser les lignes du haut pour créer un en-tête figé. Vous trouverez toutes les in­for­ma­tions dans le document. N’oubliez pas de tra­vail­ler page par page pour que vous n’ayez pas de problème à l’im­pres­sion.

Vous pouvez ajuster le modèle de deux manières dif­fé­rentes. D’une part, vous pouvez insérer des colonnes pour entrer des in­for­ma­tions spé­ci­fiques à votre en­tre­prise - par exemple, le lieu de l’entrepôt ou des com­men­taires sur le groupe d’articles. L’autre ajus­te­ment peut consister à remplir à l’avance certaines parties des listes d’in­ven­taire pour faciliter le travail de vos employés. Cela les rend aussi plus faciles à lire. Par exemple, vous pouvez remplir l’en-tête de chaque feuille à l’avance.

Il est également re­com­mandé de saisir les dé­sig­na­tions des produits et les numéros d’article à l’avance. Cependant, vous devriez toujours tenir compte de la façon dont vos employés tra­vail­lent pendant l’in­ven­taire. Ils doivent pouvoir passer na­tu­rel­le­ment d’une étagère à l’autre et non courir dans tout l’entrepôt sim­ple­ment parce que vous avez listé des mar­chan­dises qui sont en vérité éloignées les unes des autres. Mettez-vous par con­sé­quent à la place de vos employés. Facilitez leur travail le plus possible permet notamment de minimiser les sources d’erreurs.

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