Modèle d’analyse fi­nan­cière avec Excel

De nombreux en­tre­pre­neurs demandent à leurs con­seil­lers fiscaux de se charger de leur analyse fi­nan­cière. Cependant, quand on a une petite en­tre­prise, on essaie gé­né­ra­le­ment d’en faire autant que possible par soi-même afin de réduire les dépenses. Un modèle d’analyse fi­nan­cière à l’aide d’Excel peut vous aider à créer très ra­pi­de­ment votre propre analyse fi­nan­cière. Nous vous proposons un modèle d’analyse fi­nan­cière pour Excel et vous ex­pli­quons comment le remplir et l’adapter à votre en­tre­prise.

L’analyse fi­nan­cière est un outil per­met­tant de suivre la situation éco­no­mique d’une en­tre­prise tout au long de l’année. Par con­sé­quent, les ob­ser­va­tions sont gé­né­ra­le­ment ef­fec­tuées sur une base mensuelle et les in­for­ma­tions qui ap­pa­rais­sent sont souvent les mêmes que celles du compte de résultat. Le chiffre d’affaires est comparé aux coûts et un résultat pré­li­mi­naire peut ainsi être analysé en dif­fé­rentes étapes in­ter­mé­diaires. En outre, il existe souvent des valeurs com­pa­ra­tives, par exemple celles des mois pré­cé­dents ou de l’exercice précédent, et ces dernières peuvent alors être utilisées pour décrire une évolution. De nombreux gérants trans­for­ment également leurs ob­ser­va­tions en pour­cen­tage.

L’analyse fi­nan­cière n’est pas un rapport exigé par la loi, à la dif­fé­rence du bilan que vous devez im­pé­ra­ti­ve­ment établir. Par con­sé­quent, il n’y a pas d’exigences spé­ci­fiques à noter pour une analyse fi­nan­cière. Toutefois, étant donné que les in­ves­tis­seurs et les éta­blis­se­ments de crédit sou­hai­tent souvent avoir un rapport complet et détaillé de votre activité, vous devez veiller à ce que votre analyse fi­nan­cière soit la plus claire possible.

Il n’y a pas de format fixe pour une analyse fi­nan­cière. En principe, vous pouvez l’organiser comme bon vous semble. Toutefois, pour que le document soit aussi dé­mons­tra­tif que possible, il doit contenir certains ratios. La structure doit également avoir du sens. Pour créer l’analyse fi­nan­cière, il peut être une bonne idée de reprendre la structure du compte de résultat. Dans un premier temps, dressez la liste des actifs, des produits des ventes, triez les in­for­ma­tions pour supprimer les va­ria­tions de stock et les matériaux utilisés, puis ajoutez les autres revenus. Ceci permet de dé­ter­mi­ner le bénéfice brut.

Tous les coûts sont énumérés ensuite puis totalisés. Si vous sous­trayez le montant du résultat d’ex­ploi­ta­tion brut, vous obtenez le résultat d’ex­ploi­ta­tion final : le résultat avant déduction des intérêts et des impôts. Ces deux éléments sont ensuite pris en compte à l’étape suivante et vous obtenez un résultat pré­li­mi­naire - le bénéfice mensuel.

Ce chiffre à lui seul vous donne une bonne vue d’ensemble de la situation éco­no­mique de votre en­tre­prise. Cependant, pour que vous puissiez faire une analyse plus complète, il vaut la peine de saisir d’autres in­for­ma­tions. Il est en effet judicieux d’observer comment les valeurs évoluent. Par exemple, les coûts et les ventes ont-ils augmenté ou diminué par rapport au mois précédent ? Pour ce faire, ajoutez dans votre analyse fi­nan­cière une colonne pour les valeurs des mois ou années pré­cé­dents. Par ailleurs, les ratios vont fournir des in­for­ma­tions sur la manière dont les bénéfices ou les coûts sont calculés, par exemple quel est le pour­cen­tage des dépenses consacrer aux frais de personnel. De plus, si vous vi­sua­li­sez les chiffres et les pour­cen­tages de l’année pré­cé­dente à l’aide de gra­phiques, vous pourrez avoir en un coup d’œil une très bonne vue d’ensemble de votre activité.

Notre modèle Excel contient plusieurs fonctions qui pourront sim­pli­fier votre travail sur l’analyse fi­nan­cière. Les totaux, les sous­trac­tions, les divisions et les gra­phiques sont pré-insérés. Toutefois, cela signifie que vous devez veiller à ne pas supprimer ou modifier ac­ci­den­tel­le­ment les fonctions ou calculs du document lorsque vous insérez vos données propres. Il est donc né­ces­saire de savoir quelles formules nous avons inclus dans le fichier Excel.

• Totaux : les résultats in­ter­mé­diaires sont calculés à l’aide de la formule somme. Les valeurs situées dans une plage sé­lec­tion­née au-dessus de la cellule sont ad­di­tion­nées.
• Sous­trac­tions : dans l’analyse fi­nan­cière, des sous-totaux spé­ci­fiques sont sous­traits d’autres résultats.
• Divisions : une division simple est utilisée pour calculer les quotients. La cellule cor­res­pon­dante est divisée par une autre source précisée. Certaines cellules sont exprimées en pour­cen­tage.
• Gra­phiques : les gra­phiques donnés se réfèrent également aux in­for­ma­tions contenues dans les cellules. S’ils sont modifiés, les dia­grammes sont réajustés également.

Vous pouvez fa­ci­le­ment saisir vos coûts et revenus vous-même. Mais que se passe-t-il si vous devez saisir des données sup­plé­men­taires ou si certaines in­for­ma­tions ne vous con­cer­nent pas ?

Si vous souhaitez ajouter des postes sup­plé­men­taires, vous devez insérer des lignes complètes. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la nu­mé­ro­ta­tion des rangées, puis sur « Insérer ». Une cellule vide sera alors insérée au-dessus de celle que vous avez sé­lec­tion­née. Pensez toutefois à vos formules au­to­ma­tiques. Étant donné que les fonctions se réfèrent à des cellules spé­ci­fiques, il peut être né­ces­saire de les réajuster. Par con­sé­quent, vérifiez si tous les résultats sont toujours affichés cor­rec­te­ment. Si le modèle d’analyse fi­nan­cière contient des lignes dont vous n’avez pas besoin, supprimez-les grâce à un clic droit sur le numéro de la rangée cor­res­pon­dante puis « Supprimer ». Cela modifie aussi bien les ré­fé­rences absolues que les ré­fé­rences relatives.

Vous voulez garder une bonne vue d’ensemble mais votre tableau comporte trop d’in­for­ma­tions ? Vous n’avez pas né­ces­sai­re­ment besoin de supprimer des lignes - ou même des colonnes. Si vous souhaitez vi­sua­li­ser un minimum de résultats pour ne pas être saturé d’in­for­ma­tions, vous pouvez sim­ple­ment masquer certaines données. Pour ce faire, sé­lec­tion­nez la colonne ou la ligne (de nouveau grâce à un clic droit sur la nu­mé­ro­ta­tion du bord) et sé­lec­tion­nez « Masquer ». La zone n’est plus visible, mais les valeurs et fonctions cor­res­pon­dantes existent toujours. Excel laisse une petite colonne dans la zone de bordure, où se trouve la zone cachée. Si vous faites un clic droit à cet endroit puis sé­lec­tion­nez « Afficher », vous pouvez retrouver vos données.

Admettons que vous vouliez ajouter des mois à votre analyse fi­nan­cière. Pour ne pas avoir à saisir à nouveau toutes les fonctions et refaire la mise en page, vous pouvez trans­fé­rer des in­for­ma­tions. Ainsi, sé­lec­tion­nez toutes les colonnes relatives à un mois, pressez le petit carré vert en haut à droite et tirez-le sur le nombre de colonnes à ajouter. Excel a main­te­nant tout transféré dans la nouvelle zone et copié/collé vos données. Il ne vous reste plus qu’à réajuster les chiffres au nouveau mois défini.

Vous pouvez également sé­lec­tion­ner la zone et la copier/coller dans des cellules vides. Le résultat est le même. Main­te­nant, bien sûr, cela ne supprime pas les mauvaises valeurs. Vous devez les ajuster pour que vos calculs Excel aient du sens.

Deux gra­phiques sont par­ti­cu­liè­re­ment in­té­res­sants dans le cadre d’une analyse fi­nan­cière : un graphique linéaire montrant l’évolution de votre activité dans le temps et un diagramme cir­cu­laire comparant les gains et les coûts. Vous pouvez per­son­na­li­ser les deux gra­phiques en fonction de vos besoins. En plus des mo­di­fi­ca­tions purement es­thé­tiques, vous devriez être par­ti­cu­liè­re­ment vigilants sur les données affichées. Vous pouvez dé­ter­mi­ner les données à prendre en compte à l’aide des filtres des gra­phiques. Si vous cliquez sur le graphique dans Excel, trois symboles ap­pa­rais­sent : l’icône en forme d’entonnoir se rapporte aux filtres. En activant et en dé­sac­ti­vant les cases à cocher, vous pouvez ajouter ou supprimer des données.

Si, par exemple, vous voulez afficher chaque élément de coûts de manière in­di­vi­duelle au lieu de la valeur totale, activez ces cases et décochez la case des totaux. Vous trouverez ainsi les af­fi­chages les plus per­ti­nents pour votre en­tre­prise.

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