Du modèle de bon de livraison au bordereau de mar­chan­dises

Les bons de li­vrai­sons sont des documents pro­fes­sion­nels qui sont attachés en version imprimée aux colis. Une autre pos­si­bi­lité est la trans­mis­sion de ce document sous forme numérique par email. La mise en page et le contenu peuvent être pré­dé­fi­nis avec un programme de trai­te­ment de texte ou un tableur ordinaire. Afin de ne pas créer un nouveau document pour chaque envoi, de nombreux uti­li­sa­teurs s’appuient sur des modèles de bordereau de livraison (ou bon de livraison) préconçus. Il est possible de les modifier et de les té­lé­char­ger sur Internet. Souvent ces modèles de bons de li­vrai­sons sont des documents Word ou Excel qui sont gé­né­ra­le­ment gratuits et peuvent être per­son­na­li­sés selon vos souhaits.

C‘est une solution parfaite pour les petites en­tre­prises et les in­dé­pen­dants qui ne peuvent souscrire à une solution payante (en ligne ou ap­pli­ca­tion de bureau) pour des raisons de com­plexité et bien sûr de coûts. Chaque modèle de document peut di­rec­te­ment être utilisé comme support de base, sans apporter de grands chan­ge­ments à la mise en page, ou sim­ple­ment comme une source d’ins­pi­ra­tion. Dans ce dernier cas, l’uti­li­sa­teur peut aisément ajuster la structure du document selon ses propres idées.

Que le modèle de bon de livraison soit un document Word ou Excel n’a en principe pas d’im­por­tance. Il suffit de créer un bordereau de mar­chan­dises simple qui puisse être imprimé et envoyé par email avec les deux pro­grammes. Des variantes créées avec des logiciels de tableur peuvent faire diminuer le nombre de calculs si vous utilisez les fonctions ap­pro­priées. En plus des modèles de Word et Excel, des modèles peuvent aussi être réalisés avec des ap­pli­ca­tions comme Writer et Calc (Libre Office et Ope­nOf­fice Apache).

Bien qu’il n’existe aucune obli­ga­tion légale à émettre un bon de livraison, ce petit bordereau bien pratique est désormais devenu un standard, une norme dans l’industrie postale, du commerce en ligne ou de la vente par cor­res­pon­dance. Même si vous avez une liberté totale pour la con­cep­tion, il est tout de même conseillé de se tenir aux principes habituels. Il en va de même pour les modèles de bon de livraison qui sont orientés et inspirés par les normes clas­siques qui régissent ce type de document. Ceci garantit aux clients la pos­si­bi­lité de pouvoir ra­pi­de­ment iden­ti­fier la lettre ou le colis, et obtenir ainsi toutes les in­for­ma­tions né­ces­saires.

Afin d’obtenir un modèle de bordereau de livraison adéquat, nous vous re­com­man­dons de prendre en compte les in­for­ma­tions suivantes : 

• Coor­don­nées de l’ex­pé­di­teur et du des­ti­na­taire : il est important de ne pas oublier les coor­don­nées de l’ex­pé­di­teur pour l’archivage et pour un éventuel renvoi du colis de la part du des­ti­na­taire. Elles sont également im­por­tantes pour que le des­ti­na­taire puisse repérer dès réception du colis si ce dernier lui est bien destiné.

• Intitulé de la commande /numéro de la commande : la livraison doit être cor­rec­te­ment assignée et pour cela un nom spé­ci­fique pour la livraison ou un numéro unique (ou la com­bi­nai­son des deux) est fort utile et pratique.

• Packing list : la fonction de base du bordereau de livraison est d’informer le des­ti­na­taire du type et du nombre de mar­chan­dises reçues. Pour cette raison, une packing list doit ré­per­to­rier tous les éléments contenus (notamment la des­crip­tion et la quantité des produits).

• Date de la commande et de la livraison : en spé­ci­fiant la date de la commande et de la livraison, le client reçoit ainsi un aperçu détaillé du processus d’ex­pé­di­tion et du travail de la société d’ex­pé­di­tion. Lors d’un écart trop important entre la promesse du trai­te­ment de la commande et ex­pé­di­tion avec la réalité, le client devrait être prévenu à l’avance avec un message séparé.

En fonction du type d’en­tre­prise, du secteur d’activité et des produits livrés, les in­for­ma­tions suivantes dans un modèle de bon de livraison peuvent être in­té­res­santes :

• Le numéro de téléphone / fax ou adresse email de la société
• Les coor­don­nées d’un in­ter­lo­cu­teur direct de l’en­tre­prise
• Le numéro de client
• Le numéro de facture cor­res­pon­dant
• Le numéro de référence des produits
• Le poids total des mar­chan­dises
• Le moyen de livraison et nom de la société de transport
• Une ligne pour l’accusé de réception et la date de la réception
• La réserve de propriété

Les deux modèles de documents ne sont pas très dif­fé­rents afin que vous puissiez faire fa­ci­le­ment votre choix si vous préférez l’uti­li­sa­tion d’un document Word ou Excel. Si jamais vous souhaitez au­to­ma­ti­ser ul­té­rieu­re­ment le modèle, il est conseillé d’opter pour le modèle Excel. En effet, ce document permet, con­trai­re­ment au document Word, de re­pré­sen­ter des fonctions complexes. L’interface Excel com­pre­nant des lignes, colonnes et feuilles de calculs, offre toutefois beaucoup moins de clarté et de confort d’uti­li­sa­tion qu’un document Word.

Après avoir sé­lec­tionné et té­lé­chargé l’un des deux modèles de bordereau de mar­chan­dises, veuillez l’ouvrir sim­ple­ment en double cliquant dessus. Vous pouvez désormais apporter les mo­di­fi­ca­tions suivantes au document ouvert :

1. Avant de passer aux points prin­ci­paux, rem­plis­sez lors de la première étape les coor­don­nées et l’adresse ap­pro­priée. Pour ce faire, l’espace en haut à gauche du modèle est réservé pour inscrire l’adresse de l’en­tre­prise et les coor­don­nées du des­ti­na­taire. 


2. Toujours en haut, sur le côté droit, il y a une zone libre pour l’adresse de votre en­tre­prise. Si vous décidez de ne pas com­mu­ni­quer ces in­for­ma­tions com­plé­men­taires au des­ti­na­taire, n’oubliez pas de les supprimer. À ce stade, en plus de l’adresse, vous pouvez par exemple ajouter le numéro de téléphone ainsi qu’une adresse email. 


3. Vient ensuite l’objet, qui informe le des­ti­na­taire du sujet de ce document. En plus d’écrire « bon de livraison » ou « bordereau de livraison » il est né­ces­saire d’utiliser un système de codage (numéro, ID etc.) et donc de préciser le code cor­res­pon­dant.


4. En haut à droite, une ligne est réservée à la date du bon de livraison et à l’en-tête. Ici, vous pouvez informer di­rec­te­ment le client que le colis contient les éléments listés ci-dessous. Enfin, l’en-tête est aussi une bonne occasion de remercier le des­ti­na­taire de son achat ou sa coo­pé­ra­tion.


5. Le contenu principal du bon de livraison est la liste des produits compris dans le colis : on ajoute cette liste dans le tableau qui suit. Les colonnes pré­dé­fi­nies sont : les numéros d’articles, la des­crip­tion des produits et leur quantité. Toutefois, vous pouvez aisément ajouter des colonnes si vous souhaitez présenter des in­for­ma­tions sup­plé­men­taires. Pour lister d’autres produits, il suffit d’ajouter des lignes au tableau en fonction du nombre d’articles dif­fé­rents.


6. La ligne sous les articles est dédiée aux in­for­ma­tions com­plé­men­taires, par exemple si vous souhaitez inclure des in­for­ma­tions relatives à la date ou au mode de livraison. On trouve en-dessous un champ libre pour la date et la signature, qui doit être rempli par le des­ti­na­taire du colis, afin de confirmer la bonne réception de la mar­chan­dise.


7. Le bas du modèle du bordereau de livraison comporte un em­pla­ce­ment pour le pied de page. Vous pouvez y insérer les coor­don­nées complètes de votre en­tre­prise ou de votre magasin, ainsi que  les in­for­ma­tions bancaires en option. Ceci inclut le nom de la banque, IBAN (numéro de compte) et BIC (code banque). Enfin, il est re­com­mandé de préciser la spé­ci­fi­ca­tion du numéro de TVA in­tra­com­mu­nau­taire.


8. Si vous avez terminé de remplir le modèle de bon de livraison, vous pouvez en­re­gis­trer le fichier et imprimer le bordereau de livraison de mar­chan­dises. Sé­lec­tion­nez le format PDF lors de l’en­re­gis­tre­ment si vous souhaitez envoyer le document par email.