Modèles de factures professionnels pour Word, Excel et PDF

Pour qu’une facture soit reconnue par l’administration fiscale comme pièce justificative d’une transaction commerciale officielle, il est impératif de respecter un certain nombre de règles. Les modèles de factures sont particulièrement pratiques pour les PME et les auto-entrepreneurs.

Qu’est-ce qu’un modèle de facture ?

Un modèle de facture est un document préétabli contenant les éléments nécessaires pour créer une facture complète. Un tel modèle vous fournit un exemple à compléter rapidement incluant déjà les informations des propriétaires ; il n’y a plus qu’à remplir les quelques espaces manquants, plutôt que de devoir continuellement recommencer à zéro.

Le type de programme de bureautique à utiliser pour créer un modèle de facture dépend de votre activité : si vos factures ne demandent pas une mise en page sophistiquée, utilisez plutôt un programme de traitement de texte. Un tableur conviendra mieux à des activités plus complexes. Ces tableurs offrent l’avantage d’afficher les prix unitaires et globaux de manière beaucoup plus claire. Ils permettent d’obtenir des résultats exacts, calculant par exemple automatiquement la TVA si vous intégrez les fonctions correspondantes.

À quoi ressemble un modèle de facture professionnel ?

Les modèles de factures professionnels se caractérisent par deux aspects : d’un côté, ils doivent être mis en page de manière claire afin que les clients les comprennent sans ambiguïté ; d’un autre côté, ils doivent aussi être complets du point de vue du contenu. Des informations incomplètes ou des oublis peuvent se transformer en problème en cas de contrôle fiscal, mettant en danger votre droit à une déduction d’impôt. Voici les mentions obligatoires devant apparaître sur une facture :

• Nom complet et adresse du fournisseur ou prestataire de service
• Données de contact (nom et adresse) complètes du destinataire
• Numéro de la facture et d’identification à la TVA
• Date d’émission de la facture (date de création de la facture)
• Quantité livrée et type de marchandise
• Date de la livraison ou de la performance effectuée
• Prix de la marchandise ou du service
• Taux de TVA et montant correspondant
• Somme à payer hors taxe
• Mode de paiement accepté (virement, chèque, etc.)

Vérifiez tout d’abord si les indications énumérées sont complètes et correctes, en particulier si vous recourez à un modèle pour vos factures.

Modèles de factures pour Word, Excel et PDF : comment les adapter ?

Afin de vous familiariser avec la structure et la fonctionnalité des modèles de factures pour Excel, Word et autres mentionnés, nous vous présentons les étapes nécessaires à suivre lors de leur utilisation.

Téléchargement gratuit

Faites votre choix en fonction du programme avec lequel vous avez envie de travailler. Vous pouvez ainsi atteindre l’objectif souhaité plus simplement et rapidement, avec une facture conforme aux standards qui comprend à la fois les données correctes, complètes ainsi que les données client correspondantes. Ouvrez le document ainsi téléchargé via un double clic.

Personnalisation du modèle de facture vierge : instructions étape par étape

Une fois que vous avez téléchargé le modèle de facture au format PDF, Excel ou Word, il ne vous reste plus qu’à l’adapter à vos besoins. Pour cela, il vous suffit de suivre nos instructions :

1. Indiquez vos coordonnées ou celles de votre société en haut à gauche. Insérez les coordonnées du client juste en dessous.
2. Vous trouverez sur le côté un autre champ pour vos propres coordonnées et données de contact telles qu’un numéro de téléphone ou une adresse email. Si vous ne disposez pas d’une assistance ou de ces informations, vous pouvez effacer les lignes correspondantes du modèle de facture.
3. S’ensuit l’objet de la facture, que vous pouvez déterminer librement. À la place de la mention « facture », vous pouvez par exemple indiquer le numéro de facture ou des accords particuliers ou conditions.
4. Vous trouvez sous l’objet, le champ pour le numéro de facture, le numéro du client (optionnel) et la date d’émission de la facture. Remplacez le numéro en exemple à tout prix et n’oubliez pas d’actualiser la date.
5. La ligne suivante est prévue pour le texte de l’en-tête, dans lequel vous pouvez vous adresser directement au client.
6. Inscrivez ensuite la liste des articles et services : c’est la partie la plus importante d’une facture. Un tableau est à votre disposition pour cela, permettant d’élargir ou de raccourcir à volonté cette liste en ajoutant ou supprimant les lignes correspondantes. Entrez-y la description, le nombre de pièces ainsi que le prix unitaire et total de chaque produit ou service.
7. Il s’agit ensuite d’indiquer la somme totale hors taxe ainsi que le montant TTC sous ce tableau.
8. Le champ suivant permet d’indiquer la date de la livraison ou la date de la réalisation de la performance au client. Une autre indication typique est celle du délai de paiement accordé pour la facture.
9. Le dernier élément d’un modèle de facture est le texte de bas de page. Il convient d’y inscrire vos coordonnées de contact, ainsi que les coordonnées bancaires de vos clients pour effectuer le virement dû :

• Nom de la banque
• IBAN/numéro de compte
• BIC/RIB

Il est obligatoire d’indiquer le numéro de TVA intracommunautaire lorsque vous effectuez des transactions commerciales au sein de l’Union européenne, à moins que vous ne soyez soumis au régime des micro-entreprises. En tant que micro-entrepreneur en France, vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, ce qui signifie que vous n’êtes pas tenu de facturer, de collecter ou de déclarer la TVA, sauf si vous dépassez les seuils de chiffre d’affaires spécifiques prévus par la réglementation. Si vous choisissez volontairement de renoncer à cette franchise, vous devrez alors obtenir un numéro de TVA intracommunautaire et déclarer la TVA sur vos opérations.

10. Vous pouvez dorénavant enregistrer le modèle de facture et l’imprimer ! Il est également possible d’enregistrer la facture en tant que PDF, si vous souhaitez l’envoyer par email.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.