Les reçus font partie in­té­grante du quotidien de toute en­tre­prise, freelance ou par­ti­cu­lier. Bon nombre de ces derniers sont en attente d’un contrôle fiscal ou d’une dé­cla­ra­tion d’impôts. Un reçu est une preuve des évè­ne­ments influant sur une situation fi­nan­cière. Si l’absence d’une facture ou d’un reçu peut sembler peu im­por­tante, ces documents cons­ti­tuent pourtant la base de la comp­ta­bi­lité. Un des principes de base de la comp­ta­bi­lité est qu’il n’existe pas de comp­ta­bi­li­sa­tion sans reçu.

Le terme de reçu est un terme générique pour les dif­fé­rents documents servant de preuve pour la comp­ta­bi­lité des tran­sac­tions com­mer­ciales : factures, reçus et bons comptent parmi les types de documents jus­ti­fi­ca­tifs les plus courants. La fonction d’un reçu est de do­cu­men­ter les dépenses com­mer­ciales et d’en­re­gis­trer les fluc­tua­tions de matériaux. Les activités d’une en­tre­prise sont ac­cré­di­tées, rendues trans­pa­rentes et com­pré­hen­sibles via ces reçus. C’est pourquoi le reçu est l’un des documents les plus im­por­tants pour une en­tre­prise.

Encore une par­ti­cu­la­rité au sujet du reçu : la comp­ta­bi­lité s’est entre-temps presque en­tiè­re­ment di­gi­ta­li­sée, mais le reçu persiste comme reliquat de la comp­ta­bi­lité manuelle. Etant donné que les documents doivent être délivrés et re­cueil­lis, ils sont conservés ensemble pendant dix ans afin de pouvoir servir de preuve en cas de contrôle. Mais comment gérer tout cela ef­fi­ca­ce­ment et cor­rec­te­ment ju­ri­di­que­ment parlant ? Nous vous ex­pli­quons l’essentiel con­cer­nant ces documents.

Manipuler cor­rec­te­ment les reçus

Une bonne gestion des reçus concerne la con­fec­tion, le stockage et l’uti­li­sa­tion des documents. Le code du travail ne prévoit pas de forme par­ti­cu­lière de ce document. Néanmoins, il existe une série d’exigences légales et d’in­for­ma­tions im­por­tantes pour sa rédaction. Nous vous indiquons les prin­ci­paux points à connaître.

Quelles mentions doit contenir un reçu ?

Les nombreux types de reçus peuvent être sen­si­ble­ment dif­fé­rents en apparence. Un simple ticket de caisse est ainsi bien différent d’une lettre de commerce ou d’un livre de paie. Cependant, un reçu doit obli­ga­toi­re­ment com­prendre les quatre éléments suivants :

  1. Un texte décrivant la tran­sac­tion com­mer­ciale
  2. Le montant, la quantité ou la valeur de la tran­sac­tion en question
  3. La date de la tran­sac­tion
  4. La signature d’une personne autorisée
Conseil

Si un reçu est numérique, il doit contenir une signature élec­tro­nique. Dans le cas contraire, le document ne peut être valable pour une déduction de TVA. Vous pouvez toujours demander un reçu original sous forme de papier en cas de doute.

Quels types de reçus existe-t-il ?

Un reçu est par dé­fi­ni­tion tout ce qui pourrait prouver une tran­sac­tion. Le type de reçu le plus répandu est bien entendu la facture. Une facture documente l’exigence d’une pres­ta­tion de service ou d’une livraison de mar­chan­dise. Mais il existe une grande variété de types de reçus, chacun ayant trait à dif­fé­rents types de tran­sac­tions res­pec­ti­ve­ment, qu’il s’agisse d’une tran­sac­tion entre une en­tre­prise et des acteurs externes, ou bien de tran­sac­tions au sein même d’une en­tre­prise. Dans ce cas, les documents externes (aussi appelés bons naturels ou bons étrangers) se dif­fé­ren­cient les uns des autres.

Parmi les reçus externes, on trouve tous les documents provenant de l’extérieur d’une en­tre­prise.  Ce sont par exemple :

  • Factures four­nis­seurs / Factures clients
  • Extraits bancaires
  • Con­nais­se­ments ou lettre de commerce
  • Relevés postaux
  • Notes de frais
  • Relevés fiscaux
  • Ré­cé­pis­sés

Les reçus internes sont au contraire des documents émis au sein d’une en­tre­prise, comme par exemple : 

  • Salaires et ré­mu­né­ra­tions
  • Reçus d’emprunt de matériel
  • Copies de factures four­nis­seur
  • Copies de reçus, lettres de commerce, chèques, etc.
  • Reçus pour an­nu­la­tions et mo­di­fi­ca­tions

C’est l’origine du reçu qui détermine s’il s’agit d’un reçu interne ou externe. Nous pouvons éclaircir ceci en prenant comme exemple des relevés de comptes bancaires en ligne : même si un relevé de compte est imprimé dans votre en­tre­prise, il s’agit d’un reçu externe car il a été conçu et distribué par une partie externe. Une facture envoyée par email et imprimée par vos soins est également con­si­dé­rée comme un reçu externe.

Comment comp­ta­bi­lise-t-on un reçu ?

Comment comp­ta­bi­li­ser un reçu exac­te­ment ? Que faire avec ces nombreux documents après qu’ils aient été délivrés ? Comp­ta­bi­li­ser des reçus nécessite de respecter quelques règles de base. La première est de respecter le moment de la comp­ta­bi­li­sa­tion, car les tran­sac­tions doivent fon­da­men­ta­le­ment être délivrées à la comp­ta­bi­lité au moment opportun. Toutes les tran­sac­tions com­mer­ciales et les reçus cor­res­pon­dants sont en général comp­ta­bi­li­sés au plus tard à la fin du mois. Les documents comp­tables doivent être com­pré­hen­sibles dans deux di­rec­tions : à la fois à partir de la comp­ta­bi­lité et à partir des reçus.

De plus, la comp­ta­bi­lité des reçus doit être effectuée sans trou et de manière claire. Cela signifie que vous devez avoir trié les documents par date et dans l’ordre chro­no­lo­gique. Il est important pour cela de classer chaque reçu avec le processus com­mer­cial cor­res­pon­dant. Posséder un timbre de comp­ta­bi­lité est très pratique pour cela. Avec un tel cachet, vous re­con­nais­sez im­mé­dia­te­ment un reçu ainsi que les in­for­ma­tions im­por­tantes qu’il contient. Cela rend la comp­ta­bi­li­sa­tion de documents bien plus facile à la fin du mois.

Ces documents sont de nos jours comp­ta­bi­li­sés nu­mé­ri­que­ment, via un or­di­na­teur. La manière dépend bien sûr du système in­for­ma­tique utilisé. Tout système de comp­ta­bi­lité digital est basé sur des pa­ra­mètres de précision et de clarté.

Une dernière règle im­por­tante concerne la période de stockage. En France, tous les documents comp­tables sont soumis à une obli­ga­tion de con­ser­va­tion de dix ans. Sur demande, vous devez être en mesure de présenter un audit de tous les reçus de la période. Dès lors qu’une en­tre­prise utilise un système de comp­ta­bi­lité in­for­ma­tisé, elle est tenue d’accorder l’accès complet à ses données nu­mé­riques.

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Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.

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