Ad­mi­nis­tra­tion du personnel : missions, fonctions et objectifs

L’ad­mi­nis­tra­tion du personnel est au cœur de la gestion du personnel. Elle comprend toutes les tâches ad­mi­nis­tra­tives et rou­ti­nières des Res­sources humaines. En outre, la gestion, la pla­ni­fi­ca­tion et le dé­ve­lop­pe­ment du personnel font partie de ses missions centrales.

L’ad­mi­nis­tra­tion du personnel s’occupe ac­ti­ve­ment de la relation entre les employés et l’en­tre­prise. Elle comprend toutes les tâches ad­mi­nis­tra­tives et de routine relatives au personnel, à son re­cru­te­ment, aux éven­tuelles dé­mis­sions et à la gestion des trai­te­ments et salaires. Les dis­po­si­tions légales et les con­ven­tions col­lec­tives, les accords d’en­tre­prise et les contrats de travail des employés doivent toujours être respectés.

L’objectif central de l’ad­mi­nis­tra­tion du personnel est de s’occuper de toutes les données relatives au personnel et notamment de les mettre à jour. Ceci permet une com­mu­ni­ca­tion optimale en interne. En outre, un travail ad­mi­nis­tra­tif efficace est une condition préalable au bon dé­rou­le­ment de la coo­pé­ra­tion interne. En général, il incombe à l’ad­mi­nis­tra­tion du personnel d’organiser et de sim­pli­fier tous les processus qui s’ar­ti­cu­lent autour des employés de l’en­tre­prise.

En s’ac­quit­tant de ces tâches ef­fi­ca­ce­ment, l’ad­mi­nis­tra­tion du personnel contribue à l’objectif final de son service : créer un bon cadre de travail et sa­tis­faire les besoins des employés. Un bon niveau de sa­tis­fac­tion des employés et un système de gestion du personnel fonc­tion­nel apportent des avantages dé­ter­mi­nants pour une en­tre­prise. Si les employés sont heureux, ils tra­vail­lent de manière plus pro­duc­tive et créative, ils sont moins souvent malades et vé­hi­cu­lent une meilleure image de leur employeur en externe.

Les missions de l’ad­mi­nis­tra­tion du personnel peuvent être divisées en deux ca­té­go­ries : les tâches de gestion du personnel d’un point de vue opé­ra­tion­nel ou légal d’une part, et les tâches ad­mi­nis­tra­tives pour la pla­ni­fi­ca­tion des décisions stra­té­giques de l’en­tre­prise d’autre part. Ces dernières peuvent com­prendre la gestion du nombre de col­la­bo­ra­teurs, des com­pa­rai­sons sur la pro­duc­ti­vité de chacun ou l’envoi de sondage et d’enquêtes auprès des employés. Les tâches qui sur­vien­nent pour des raisons opé­ra­tion­nelles ou qui sont basées sur des questions de lé­gis­la­tion, sont par exemple le trai­te­ment du temps de travail, l’assurance sociale, les salaires, les jours de repos ou maladie de l’employé ou encore l’émission d’at­tes­ta­tions.

Tâches prin­ci­pales de l’ad­mi­nis­tra­tion du personnel :

• Ecouter quels sont les besoins des employés, traiter les in­for­ma­tions et observer si les thèmes sont ré­cur­rents chez la plupart des col­la­bo­ra­teurs.
• Mettre en place des dossiers relatifs au personnel et les gérer.
• En­re­gis­trer les arrivées, les départs de col­la­bo­ra­teurs et notez les chan­ge­ments de postes, pro­mo­tions et autres.
• Dressez des contrats d’emploi et des documents pour les autres accords conclus tels que des contrats de prêt ou de sous-location.
• Traiter les demandes des employés, par exemple pour un congé ou une formation continue.
• Assurer les échanges avec les autorités, les ad­mi­nis­tra­tions publiques, les caisses d’assurance maladie, les com­pag­nies d’assurance et autres par­te­naires con­trac­tuels.
• Traiter des absences des salariés.
• Su­per­vi­ser le paiement des salaires et des trai­te­ments.
• Su­per­vi­ser les durées de travail.

Les fonctions suivantes font partie du travail d’un ad­mi­nis­tra­teur du personnel.

• En­tre­te­nir les in­for­ma­tions clés de l’en­tre­prise : l’ad­mi­nis­tra­teur du personnel détient les données actuelles de chaque employé, de services spé­ci­fiques ou de l’ensemble du personnel.
• Dé­ve­lop­pe­ment des processus : les employés sont embauchés, mutés, promus ou quittent l’en­tre­prise ? L’ad­mi­nis­tra­tion du personnel est res­pon­sable du trai­te­ment de ces processus.
• Maintien des documents : outre l’en­re­gis­tre­ment des salariés auprès de l’URSSAF, il incombe à l’ad­mi­nis­tra­tion du personnel de gérer les documents qui per­met­tent de prouver que les salaires, l’assurance sociale, l’impôt et autres obli­ga­tions légales sont bien ef­fec­tuées.
• Contrôle : l’ab­sen­téisme, les heures de travail sup­plé­men­taires, le droit aux congés etc. sont vérifiés par l’ad­mi­nis­tra­tion du personnel. Le contrôle du temps de travail est par­ti­cu­liè­re­ment important lorsque les horaires sont flexibles, afin d’éviter tout abus.
• Pro­tec­tion du personnel : l’ad­mi­nis­tra­tion du personnel veille à ce que la sécurité des employés au travail soit assurée et que les données per­son­nelles soient traitées con­for­mé­ment aux lois en vigueur sur la pro­tec­tion des données.

Les employés de l’ad­mi­nis­tra­tion du personnel doivent traiter quo­ti­dien­ne­ment des données hautement sensibles et per­son­nelles comme l’adresse d’un col­la­bo­ra­teur, ses données médicales, ses cer­ti­fi­cats ou même son cur­ri­cu­lum vitae. Ces données font l’objet d’une pro­tec­tion stricte en vertu de la loi. Il est né­ces­saire de respecter les dis­po­si­tions de la loi en vigueur dans toutes les pro­cé­dures. Dans le cadre du ren­for­ce­ment de la pro­tec­tion des données par le RGPD, les en­tre­prises doivent notamment veiller à la con­for­mité des pro­cé­dures internes.

Qu’est-ce que le RGPD implique pour l’ad­mi­nis­tra­tion du personnel ?

• Si les données per­son­nelles d’un salarié ne sont plus né­ces­saires, elles doivent être sup­pri­mées.
• Les employés doivent consentir ex­pli­ci­te­ment à l’uti­li­sa­tion de leurs données.
• Les employés ont le droit de savoir quelles données ont été col­lec­tées et traitées par l’en­tre­prise.
• Les employés peuvent demander à leur employeur une copie de toutes les données stockées.
• En cas de perte de données, les em­ployeurs doivent se conformer à l’obli­ga­tion de dé­cla­ra­tion of­fi­cielle dans un délai de 72 heures.

Dans un contexte de nu­mé­ri­sa­tion toujours plus important, de nom­breuses tâches de l’ad­mi­nis­tra­tion du personnel peuvent être sim­pli­fiées. Il est possible de recourir à de nom­breuses solutions lo­gi­cielles, d’autant plus que la plupart prenant gé­né­ra­le­ment en compte les ré­gle­men­ta­tions relatives à la pro­tec­tion des données, ce qui rend leurs produits encore plus at­trac­tifs. Par exemple, une fonction au sein de ces logiciels va permettre de supprimer au­to­ma­ti­que­ment des données après une certaine période de temps. Le suivi est allégé grâce aux pro­grammes. Des solutions nu­mé­riques sont désormais dis­po­nibles pour presque tous les domaines de l’ad­mi­nis­tra­tion du personnel.

Un dossier numérique permet de stocker toutes les données per­son­nelles d’un employé. Le dossier personnel numérique présente des avantages énormes par rapport au dossier classique. Cen­tra­li­sez les données permet de décharger l’ad­mi­nis­tra­tion du personnel, puisque le fichier numérique peut être traité si­mul­ta­né­ment par plusieurs uti­li­sa­teurs. Les personnes au­to­ri­sées peuvent accéder au dossier numérique du personnel à tout moment. Avec l’aide d’un système de gestion des droits, il est possible de donner dif­fé­rents accès suivant le rôle des employés des res­sources humaines.

Certains processus peuvent être gérés nu­mé­ri­que­ment, en par­ti­cu­lier ceux qui con­cer­nent la gestion du temps de travail et des absences :

• Calcul des absences ;
• Nombre d’heures sup­plé­men­taires ;
• Absences pour maladie, congé parental, etc. ;
• Droit aux congés ;
• Saisie des temps pour l’horaire flexible ;
• Temps dédié à la formation.

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.