Gestion du temps : aperçu des meilleures méthodes

Adopter de bonnes méthodes de gestion du temps aide à distinguer les tâches importantes de celles qui ne le sont pas, à mieux planifier son travail, à l’exécuter avec plus de rigueur et à atteindre ses objectifs plus efficacement.

Qu’est-ce que la gestion du temps ?

La gestion du temps vise à utiliser au mieux le temps disponible pour accomplir vos tâches. En réalité, ce n’est pas le temps lui-même que nous gérons, mais notre méthode de travail. C’est pourquoi on parle de plus en plus d’« autogestion », qui inclut l’organisation personnelle et la gestion efficace du temps et des priorités.

Il existe désormais de nombreuses méthodes de gestion du temps grâce auxquelles on peut hiérarchiser, planifier, exécuter et contrôler avec brio les tâches professionnelles.

Les avantages des stratégies de gestion du temps

Améliorer votre gestion du temps demande avant tout de la patience et de la persévérance. Vous devrez tester différentes méthodes et les appliquer correctement pendant plusieurs semaines. Si elles peuvent d’abord sembler créer une surcharge de travail, elles finiront par accélérer considérablement vos processus. C’est en les transformant en habitudes que vous saurez réellement si elles vous conviennent !

Bien que cela puisse sembler difficile au début, ces techniques vous aideront à mieux vous organiser. La maîtrise de la gestion du temps offre donc énormément d’avantages :

• Productivité élevée
• Réduction du stress
• Plus de temps pour soi, sa famille et ses amis
• Meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée

Aperçu des 8 meilleures méthodes de gestion du temps

Voici un aperçu des méthodes de gestion du temps les plus populaires et efficaces. Inspirez-vous de ces systèmes pour créer votre propre combinaison adaptée à vos besoins.

Matrice d’Eisenhower

Vous avez du mal à hiérarchiser les tâches ? La gestion des emails vous prend tant de temps que les phases de travail où vous êtes concentré deviennent une denrée rare ? Vos réunions et entretiens téléphoniques dictent l’organisation de votre calendrier de rendez-vous ? La matrice d’Eisenhower pourrait vous aider.

La matrice d’Eisenhower vous aide en effet à hiérarchiser toutes les tâches en les classant dans l’un des quatre carrés, en fonction de leur urgence et de leur importance.

Principe de Pareto

Vous enchaînez les heures alors que d’autres semblent en faire beaucoup moins et sont plus efficaces ? Vous pouvez dans ce cas améliorer votre gestion du temps à l’aide du principe de Pareto. La méthode veille à ce que, pendant votre temps de travail, vous vous concentriez sur les tâches qui ont les plus grandes répercussions sur le résultat.

Selon le principe de Pareto, 20 % des tâches génèrent 80 % des résultats. L’objectif est donc d’identifier et de se concentrer sur ces 20 % décisifs parmi vos tâches.

Analyse ABC

L’analyse ABC est un instrument économique classique pour vérifier l’orientation fondamentale de l’entreprise. Ce système de gestion du temps permet ici de visualiser des facteurs qui ont une influence directe sur la réussite de l’entreprise.

Cette analyse étudie par exemple les questions suivantes :

• Quels clients représentent la plus grande part de chiffre d’affaires de l’entreprise ?
• Quels produits ou services contribuent le plus au bénéfice de l’entreprise ?
• Quelles matières premières représentent les coûts d’approvisionnement et de stockage les plus élevés ?

La réponse à ces questions permet de classer les éléments considérés dans les catégories « A » (très important), « B » (moyennement important) et « C » (moins important). Une répartition dans plus de trois groupes est également possible, l’essentiel étant de les définir clairement.

La ligne de conduite qui en découle permet à l’entreprise de prioriser sa planification future et d’identifier les tâches essentielles. Cette analyse aide à concentrer les efforts sur les éléments les plus importants et constitue une base solide pour une gestion du temps efficace.

Méthode ALPES

La méthode ALPES ne se consacre pas aux grandes questions de la planification d’entreprise, mais à la meilleure organisation de la journée de travail. Elle vous montre comment la structurer pour un maximum d’efficacité et utilise pour cela cinq étapes qui sont reprises dans le nom de cette méthode.

A - Activités : créez une vue d’ensemble de toutes les choses à faire.

L - Longueur : évaluez le temps nécessaire pour réaliser les différentes tâches. La somme du temps ainsi planifié vous donne une idée de votre capacité à maîtriser les tâches quotidiennes que vous vous êtes fixé.

P - Plages horaires : vous ne devriez planifier que 60 % de votre temps de travail et réserver 40 % aux événements inattendus ainsi qu’aux activités sociales.

E - Égrappage : décidez de la tâche que vous traiterez en premier, puis des suivantes à faire dans le courant de la journée. Des méthodes de hiérarchisation et de gestion du temps comme la matrice d’Eisenhower et l’analyse ABC vous seront ici très utiles.

S - Surveillance : en fin de journée, évaluez la réussite de votre planification et déterminez si vous avez atteint vos buts.

Technique Pomodoro

Les employés de bureau connaissent bien les distractions qu’un ordinateur peut offrir : réseaux sociaux, emails, actualités en ligne, etc. Si vous avez du mal à résister à ces ennemis de la productivité et à rester concentré sur une tâche pendant une longue période, essayez la technique Pomodoro (qui signifie « tomate » en italien).

Plutôt que de vous forcer à vous consacrer entièrement à une tâche avant de passer à autre chose, la technique Pomodoro propose de la diviser en petites tâches gérables, traitées en segments de 25 minutes. Chaque unité de 25 minutes (appelée un « pomodoro ») est suivie d’une pause de 5 minutes. Après quatre pomodori, une pause plus longue de 30 minutes est prévue, marquant ainsi la fin d’une session Pomodoro complète.

Avec l’alternance régulière de phases de concentration et de détente, le cerveau est nettement plus à même de travailler et de se concentrer efficacement pendant plusieurs heures.

Méthode SMART

Accomplir les tâches avec motivation et efficacité commence par définir de bons objectifs. Des objectifs flous, irréalistes ou sans délai précis compromettent la réussite, peu importe la méthode de gestion du temps choisie pour organiser vos tâches quotidiennes.

Pour éviter ces erreurs, appliquez la méthode SMART. Ce modèle éprouvé repose sur cinq critères : les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps.

Ce modèle éprouvé garantit une planification claire et efficace !

Getting Things Done (GTD)

Vous avez beaucoup d’obligations professionnelles et personnelles et vous voulez être sûr de n’oublier aucun rendez-vous ou de ne surtout pas avoir de créneaux vides ? Le système Getting Things Done repose sur des listes et des calendriers pour organiser votre travail et votre vie personnelle.

En mettant par écrit toutes les tâches et projets, vous déchargez votre cerveau et vous ne pouvez plus rien oublier. Cette méthode vous permet de traiter chaque nouvelle information ou tâche que vous recevez. Elle se compose de cinq étapes : consigner, traiter, organiser, passer en revue et exécuter.

Le traitement doit être fait régulièrement. Pour décider comment procéder avec une tâche, la méthode GTD propose un processus décisionnel détaillé.

Lorsque vous ne pouvez pas exécuter une tâche dans les deux minutes, vous l’inscrivez dans une liste correspondante, par exemple « Projets », « Prochaines étapes » ou « En attente ». Les rendez-vous, quant à eux, doivent être inscrits dans votre calendrier. Prenez le temps, au moins une fois par jour, de consulter vos listes et de déterminer les tâches à prioriser pour la suite.

Time Boxing

La méthode de gestion par blocs de temps (Time Boxing) trouve son origine dans la gestion de projet. Elle consiste à définir des blocs de temps précis pour accomplir chaque tâche, avec l’objectif impératif de les terminer dans ce délai. Cette approche repose sur l’idée que les tâches doivent s’adapter au temps disponible. Sans limites claires, les budgets peuvent déraper et les projets s’éterniser inutilement. La gestion par blocs de temps encourage une approche proactive, favorisant ainsi une productivité accrue.

Définissez des blocs de temps dédiés pendant lesquels vous et votre équipe devez vous concentrer sur une tâche ou atteindre un objectif précis. Ces blocs peuvent s’étendre sur des heures, des jours, voire des semaines, selon que la méthode est appliquée à des tâches individuelles ou à des sprints de projet complets. Pour garantir l’efficacité de la méthode, il est essentiel que ces blocs ne soient ni trop longs ni trop courts, car des durées inappropriées peuvent engendrer du stress et compromettre les résultats.