Gestion des priorités : 9 méthodes pour un travail efficace

En créant son en­tre­prise, on est souvent confronté à une montagne de choses à faire en apparence in­sur­mon­table. Par où commencer ? Tout d’abord, restez calme ! Con­trai­re­ment aux ap­pa­rences, tout n’a pas la même priorité. Ayez un regard critique sur votre travail et vous réa­li­se­rez ra­pi­de­ment qu’il y a des tâches im­por­tantes et urgentes qu’il est im­pos­sible de retarder, tandis que d’autres seront sans grandes con­sé­quences si on les repousse. Apprenez à prioriser vos travaux de façon logique, même quand vous faites face à l’imprévu. Après tout, avec une charge de travail bien struc­tu­rée, vous aurez plus de mo­ti­va­tion, plus d’énergie et serait plus productif.

On ne peut pas commencer cette liste de conseils sans parler de la to-do list. Elle doit faire l’objet d’une liste physique (document, post-it, document Word ou autre), et non d’un ensemble de points que vous gardez sim­ple­ment dans votre tête. Notez d’abord toutes les tâches à accomplir de manière dé­sor­don­née. Ajoutez la date à laquelle vous effectuez cette écriture. Cela vous permettra de savoir depuis combien de temps vous reportez certains point.

Vous aurez ainsi une liste globale, qui doit servir de base pour struc­tu­rer votre workload. Gardez-la à portée de main car vous serez sûrement amené à la mettre à jour ré­gu­liè­re­ment et en tout temps.

Un autre principe utile pour prioriser les tâches de votre liste est la règle 80:20, aussi appelée Principe de Pareto. Il stipule qu’avec 20 % de l’effort investit, on peut atteindre 80 % du résultat souhaité. Par exemple, si vous vous con­cen­trez sur les trois tâches prin­ci­pales de votre liste, vous aurez quand même un rendement élevé.

Vous pouvez mettre toutes les autres tâches en arrière-plan et les inscrire sur une deuxième liste, que vous ne re­pren­drez pas avant que les tâches prin­ci­pales ne soient terminées. Les tâches rou­ti­nières simples, qui demandent peu de temps et de con­cen­tra­tion, peuvent être ef­fec­tuées à des moments où vous vous sentez un peu fatigué (par exemple après le déjeuner). Ce ne sont pas les occasions qui manquent ; de nom­breuses études ont démontré que l’on n’est productif en moyenne que 3 heures environ par jour de travail de 8 heures.

Si vous voulez dé­ter­mi­ner quelle partie de votre charge de travail re­pré­sente les 20 % en question, les questions suivantes peuvent vous aider :

• Quel est le but premier de mon en­tre­prise ?
• Quelles sont les tâches qui m’amènent, moi et mon en­tre­prise, le plus ra­pi­de­ment vers cet objectif ?
• Quels sont les prin­ci­paux moteurs de mon en­tre­prise ?
• Quelles sont les tâches à accomplir pour assurer la viabilité et la capacité d’action de mon en­tre­prise ?
• Combien de personnes ont besoin que cette tâche soit effectuée pour pouvoir elles-mêmes avancer ?

Il est fort probable que l’un des trois points les plus per­ti­nents de votre liste est une tâche que vous trouvez par­ti­cu­liè­re­ment pénible. Il s’agit gé­né­ra­le­ment d’une question complexe qui demande beaucoup de temps et donne l’im­pres­sion de ne pas avancer. Cette tâche est appelée « frog » dans les pays an­glo­phones (pour gre­nouille). Son nom vient de l’ex­pres­sion amé­ri­caine « Eat the Frog! », qui consiste à dire que si vous in­gur­gi­tez une gre­nouille vivante juste après vous être levé le matin, le pire est alors déjà derrière vous pour cette journée.

Cela signifie que vous devez toujours commencer la journée par la tâche la plus difficile. Pour iden­ti­fier cette tâche, il suffit de se demander ce qui vous embête le plus. En mangeant alors d’abord cette « gre­nouille », vous vous dé­bar­ras­ser d’un poids. Garder une tâche difficile cons­tam­ment à l’esprit use à la longue. Et de toute façon, vous devez bien la faire un jour ou l’autre.

Tous les points de votre liste de choses à faire ont besoin d’échéances claires pour que vous ne risquiez pas de les traiter en retard. Alors que les délais pour les tâches urgentes sont gé­né­ra­le­ment fixés par le client, vous avez carte blanche pour les autres missions classées « im­por­tantes ». Vos objectifs ne doivent pas être trop op­ti­mistes : si vous accumulez trop de tâches en trop peu de temps, la frus­tra­tion est iné­vi­table. Afin de vous rendre compte au mieux de l’effort né­ces­saire, il est utile de sub­di­vi­ser chaque tâche en étapes in­di­vi­duelles et de les inclure dans votre liste.

Bien planifier dans le temps signifie aussi être capable de réagir avec flexi­bi­lité aux chan­ge­ments soudains. Prenez donc l’habitude de laisser un peu de marge pour faire face à l’imprévu. Si un appel important survient, vous obligeant à aban­don­ner les priorités que vous avez établies, vous devriez avoir suf­fi­sam­ment de temps pour réor­ga­ni­ser votre charge de travail.

Même si certains aiment affirmer le contraire, il n’existe pas de mul­ti­tas­king réel efficace, tout du moins pas dans la mesure que nous aimons l’imaginer. Il est im­pos­sible pour le cerveau humain d’effectuer deux ou plusieurs tâches complexes si­mul­ta­né­ment sans que cela en entrave la qualité. En effet, l’esprit passe ra­pi­de­ment d’une zone à l’autre, ne con­sa­crant qu’une partie de son attention à chacune d’elles.

Les tâches ne sont alors traitées que su­per­fi­ciel­le­ment et, par con­sé­quent, des résultats assez in­sa­tis­fai­sants en découlent. De plus, cette tentative malavisée de gérer plusieurs tâches en même temps coûte beaucoup d’énergie et cause du stress, ce qui porte nettement défaut à la pro­duc­ti­vité. Les cher­cheurs et con­sul­tants dans le domaine re­com­man­dent très largement de traiter vos tâches les unes après les autres et non si­mul­ta­né­ment.

Si le mythe du mul­ti­tas­king a été brisé par les cher­cheurs, le contraire, à savoir le per­fec­tion­nisme, n’est pas non plus tellement re­com­mandé. Si vous révisez cons­tam­ment votre travail et vous attardez en per­ma­nence sur des détails né­gli­geables, vous perdrez beaucoup de temps et d’énergie. Le principe de Pareto doit être ici gardé en tête : si 20 % de votre in­ves­tis­se­ment re­pré­sente déjà 80 % du résultat voulu, les 80 % de l’effort de travail restant ne sont res­pon­sables que de 20 % du résultat.

On peut illustrer le principe par le prix d’achat d’une voiture : pour quelques milliers d’euros, vous obtenez un véhicule fonc­tion­nel avec un intérieur fonc­tion­nel ; si on met un peu plus la main au porte-monnaie, on paie surtout pour des équi­pe­ments op­tion­nels plus ou moins utiles.

Afin d’être aussi efficace que possible, vous devriez vous contenter de faire une grosse partie de votre travail sim­ple­ment « bien ». C’est souvent pré­fé­rable plutôt que de con­cen­trer toute son énergie sur une seule tâche alors que toutes les autres prennent du retard. Mais vous devez accepter le fait que des erreurs peuvent aussi se produire. Soyez ouvert à la critique et tirez des leçons de votre ex­pé­rience, au lieu de perdre votre temps à essayer d’obtenir un résultat parfait dès le départ.

Les réponses aux emails, messages Skype et autres in­ter­rom­pent cons­tam­ment le flux de travail. Plus vous êtes in­ter­rompu dans vos tâches, et plus le stress risque d’augmenter. Il est donc bon de se couper de toute dis­trac­tion. Dans la plupart des cas, cela inclut les messages privés WhatsApp, les appels té­lé­pho­niques sans im­por­tance et les messages vers vos comptes de médias sociaux.

Aussi difficile que cela puisse être, dé­sac­ti­vez les alertes ins­tan­ta­nées de votre mes­sa­ge­rie, de votre smart­phone ou encore de Facebook et fixez un moment où vous pourrez répondre en une seule fois à tous ces messages. Cela peut se faire après le déjeuner ou avant de terminer votre journée, mais dans tous les cas après avoir « mangé la gre­nouille » (voir ci-dessus) !

Bien répartir sa charge de travail est un processus difficile à mettre en place qui peut être amélioré au fur et à mesure de l’ex­pé­rience acquise. Afin d’avoir une bonne vue d’ensemble des progrès et problèmes ré­cur­rents, il est bon de tenir un journal de bord. Par exemple, vous pouvez noter la durée réelle de certaines tâches pour fixer de meilleurs délais par la suite. De plus, vous pouvez repérer ce qui vous in­ter­rompt ré­gu­liè­re­ment dans votre travail et trouver des mesures utiles à mettre en place pour ne pas perdre en ef­fi­ca­cité.

Fi­na­le­ment, une réflexion constante sur sa manière de fonc­tion­ner est né­ces­saire pour adapter les conseils d’op­ti­mi­sa­tion du travail : la pratique et l’ex­pé­rience sont clés pour s’améliorer.