Outlook : changer le nom de l’expéditeur

Outlook est actuellement le troisième client de messagerie le plus populaire au monde, après les clients de messagerie d’Apple et de Google, avec une part de marché de près de 10 %. Outlook est facile à utiliser et fonctionne de manière transparente avec les autres applications Microsoft Office. C’est pourquoi un grand nombre d’appareils mobiles et d’ordinateurs prennent en charge Outlook. En plus du client de messagerie, de multiples options pratiques pour la vie professionnelle et privée sont disponibles avec Tâches, Contacts et Calendrier.

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Il peut parfois nécessaire de changer le nom de l’expéditeur dans Outlook, par exemple si vous changez de département, si vous changez de nom de famille après un mariage ou si un nom de département change. Il est ainsi possible d’apporter des modifications sans avoir à créer de nouveaux comptes de messagerie. Il est également possible de changer les expéditeurs Outlook afin que les noms soient attribués à un service : par exemple, vente@domaine.fr peut être complété par le nom de l’employé. Nous vous présentons quatre façons de définir les expéditeurs dans Outlook.

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Changer le nom de l’expéditeur dans Outlook et les options du compte

Le client de messagerie Outlook permet de se présenter comme l’expéditeur des emails avec des informations distinctes. Pour modifier le nom affiché à côté de l’adresse électronique de l’expéditeur dans Outlook, procédez comme suit :

  1. Accéder aux paramètres du compte

A partir de votre messagerie Outlook, cliquez sur « Fichier » et sélectionnez « Paramètres du compte ».

  1. Sélectionnez le compte que vous souhaitez modifier

Sélectionnez le compte de messagerie que vous souhaitez modifier (dans l’image ci-dessus, il s’agit du compte par défaut précédé d’un symbole) et cliquez sur « Modifier... ».

  1. Saisir le nom

Dans le menu contextuel « Paramètres de compte IMAP », sélectionnez le champ « Votre nom » dans « Paramètres généraux ». Inscrivez le nom qui doit apparaître avec l’adresse électronique de l’expéditeur. Appuyez sur « Suivant » pour terminer la configuration.

Désormais, lorsque vous enverrez un email, le nouveau nom « Marc Dupond » apparaîtra comme expéditeur à la fois dans l’aperçu et dans la zone de lecture.

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Résumé de la procédure :

  • Dans Outlook, allez dans « Fichier » > « Paramètres du compte » > « Paramètres du compte »
  • Sélectionnez le compte que vous voulez modifier, puis « Modifier... »
  • Inscrivez le nom souhaité dans « Votre nom » dans « Paramètres de compte IMAP »
  • Confirmez le changement en cliquant sur « Suivant »
Remarque

Cette technique est souvent utilisée par les fraudeurs sur Outlook. Changer le nom de l’expéditeur crée un climat de confiance et les emails de phishing sont plus susceptibles d’être ouverts. Notre article « Protéger son adresse e-mail » vous vous en dit plus sur ce sujet. Comme les fraudeurs sur Internet trouvent toujours de nouvelles astuces, lisez également notre article sur le « smishing ».

Changer le nom de l’expéditeur dans Outlook lors de la composition de l’email

Si vous voulez composer un nouvel email et choisir un expéditeur différent, vous devrez créer un deuxième compte. Pour cela, veuillez lire nos deux articles :

Pour changer l’adresse de l’expéditeur Outlook avant d’envoyer un email, cliquez sur le menu déroulant « De » (1) et sélectionnez l’adresse email souhaitée (2) parmi les adresses d’expéditeur qui apparaissent. Le message sera alors envoyé avec cette adresse et le destinataire verra l’adresse électronique actuellement sélectionnée comme expéditeur dans sa messagerie.

Changer l’adresse de réponse d’un email

Dans le cadre d’une communication professionnelle, il peut arriver que vous souhaitiez que le destinataire d’un email ne réponde pas à l’adresse de l’expéditeur mais à une autre adresse email. Pour cette étape, inutile de modifier l’expéditeur dans Outlook. Il suffit d’activer le menu « Envoyer les réponses à » dans « Options » (1) dans l’email en cours de composition.

Dans le menu contextuel « Propriétés », cochez la case « Envoyer les réponses à » (2) dans « Options de remise » et saisissez l’adresse électronique souhaitée (3) dans le champ approprié. Les adresses sauvegardées sont disponibles sous « Sélectionner des noms... ». Toute adresse électronique (valide) peut être utilisée. Cette option peut être utile, par exemple, en cas de travail temporaire en télétravail ou sur le terrain, afin de ne pas avoir à communiquer d’autres adresses emails à la personne qui répond. Si le destinataire clique sur l’email reçu pour y répondre, l’adresse de réponse enregistrée apparaît dans le champ d’adresse « À... ».

Changer les noms des comptes Outlook et changer définitivement l’adresse de réponse

Lorsque vous utilisez plusieurs comptes de messagerie dans un même client Outlook, un affichage des noms d’expéditeurs modifiés dans la zone des dossiers facilite souvent les choses.

Afin de modifier le nom de votre dossier dans Outlook, sélectionnez votre compte, puis rendez-vous dans « Fichier », Paramètres du compte », « Modifier… ». Dans le menu « Paramètres de compte IMAP » qui apparaît, saisissez le nom souhaité pour le compte. Vous pouvez également y marquer un nom et une adresse électronique. Si vous placez une adresse email sous « Adresse de réponse », celle-ci sera utilisée en permanence lors de la réponse à un email envoyé dans le champ d’adresse « À... ».

En résumé

Le client de messagerie Outlook offre plusieurs moyens de changer l'expéditeur de sorte que des informations individuelles sur l'expéditeur soient affichées au destinataire. La procédure de changement est pratiquement identique pour les nombreuses variantes anciennes d’Outlook.

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