Le fichier de données Outlook PST est une solution alternative à OST. « PST » signifie « Personal Storage Table ». Dans ce cas, Outlook télécharge les données depuis le serveur de messagerie et les enregistre sur le périphérique au format PST. En revanche, le fichier OST est seulement mis en cache sur l’ordinateur sous la forme d’un fichier hors connexion synchronisé ; la version « originale » reste sur le serveur.
La différence de fonctionnement entre OST et PST dépend de la configuration d’Outlook. Les comptes POP récupèrent les courriers électroniques et les données sur le serveur via le protocole POP3 et les enregistrent au format PST. Il faut néanmoins savoir que les anciennes versions d’Outlook (jusqu’à 2010) ne stockaient les fichiers PST que temporairement.
Les modifications réalisées sur les fichiers PST locaux sont en fait des modifications apportées aux fichiers d’origine. En conséquence, une perte ou suppression de fichiers PST se traduirait par une perte des originaux, qui ne pourraient être récupérés qu’avec des outils spécialisés. Avec les fichiers OST, les modifications hors ligne sont synchronisées avec l’original seulement une fois que vous revenez en ligne.
Mais même dans le système Microsoft OST, certains dossiers sont enregistrés uniquement en local sur l’appareil. Ils sont identifiables à la mention « Sur cet ordinateur uniquement ». Cela concerne principalement les comptes Outlook.com, Hotmail et IMAP sous Outlook 2013 et 2016. Là aussi, une suppression des fichiers peut entraîner une perte totale des données.
Un avantage notable de PST est que si vous manquez de capacité de stockage dans votre boîte de réception, vous pouvez très simplement déplacer des données sur votre appareil sous la forme d'un fichier PST lié, archiver des emails avec Outlook et ainsi libérer de l’espace de stockage.