Un fichier OST est une copie locale d’une boîte aux lettres Outlook, per­met­tant d’accéder aux données même hors connexion. Les données ori­gi­nales restent sur le serveur ; le fichier OST sert uni­que­ment à l’accès hors ligne. Nous ex­pli­quons ici comment fonc­tion­nent les fichiers OST, où ils sont stockés et en quoi ils diffèrent d’un fichier PST.

Qu’est-ce qu’un fichier OST ?

Un fichier OST (Offline Storage Table) est la copie locale d’une boîte aux lettres Outlook, créée au­to­ma­ti­que­ment lors de l’uti­li­sa­tion de comptes Exchange, Microsoft 365 ou IMAP. Il permet d’accéder aux emails, ca­len­driers et contacts même sans connexion Internet, puis syn­chro­nise les mo­di­fi­ca­tions avec le serveur lors de la prochaine connexion en ligne.

Le stockage de vos emails et données se fait, dans les versions actuelles de Microsoft Outlook, sous forme de fichiers OST. Outlook té­lé­charge vos données depuis le serveur de mes­sa­ge­rie et les en­re­gistre lo­ca­le­ment dans un fichier OST. Cette copie locale assure l’accès hors ligne, tandis que les données ori­gi­nales restent en sécurité sur le serveur.

Dans les versions récentes d’Outlook, des op­ti­mi­sa­tions du cache hors ligne offrent un contrôle plus précis et de meil­leures per­for­mances, notamment pour les grands fichiers OST. Dans les en­vi­ron­ne­ments Microsoft 365 dotés d’archives Cloud, le fichier OST peut être réduit, car moins de données doivent être stockées lo­ca­le­ment.

Remarque : cet article concerne Outlook classique pour Windows. Dans le nouveau Outlook, le stockage hors ligne et la prise en charge des PST peuvent varier.

Note

Le client de mes­sa­ge­rie Microsoft Outlook facilite le quotidien de nom­breuses personnes au travail. Il archive et organise les emails et les données de ca­len­drier, journal ou pla­ni­fi­ca­teur, qui restent ac­ces­sibles même sans connexion Internet. D’autres fonctions utiles incluent la pos­si­bi­lité de récupérer des emails envoyés par erreur ou de restaurer des emails Outlook supprimés ac­ci­den­tel­le­ment.

À quoi servent les fichiers OST ?

Outlook utilise les fichiers OST pour les comptes Outlook 365, Exchange, IMAP et Outlook.com. Ils per­met­tent d’accéder aux emails et in­for­ma­tions et de tra­vail­ler dessus même hors ligne. Con­trai­re­ment aux fichiers PST, qui peuvent être modifiés lo­ca­le­ment de façon in­dé­pen­dante, les mo­di­fi­ca­tions d’un fichier OST ne sont syn­chro­ni­sées avec les données du serveur qu’au moment où vous vous re­con­nec­tez à votre compte.

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Avantages et in­con­vé­nients du format de fichier OST

Avantages In­con­vé­nients
Accès hors ligne aux emails, ca­len­driers et contacts Fichier lié au compte/profil, non trans­por­table librement
Syn­chro­ni­sa­tion au­to­ma­tique avec le serveur Ré­pa­ra­tion limitée en cas de cor­rup­tion
Risque de perte réduit, car le serveur reste la source prin­ci­pale Fichiers OST vo­lu­mi­neux sus­cep­tibles de ralentir Outlook
Adapté à l’uti­li­sa­tion multi-appareils grâce à la syn­chro­ni­sa­tion serveur Dossiers locaux perdus en cas de dé­fail­lance
Sécurité grâce au stockage cen­tra­lisé sur Exchange/Microsoft 365 Vul­né­rable en cas de perte d’appareil sans chif­fre­ment local

Le grand avantage d’un fichier OST Outlook est le stockage cen­tra­lisé sur le serveur de mes­sa­ge­rie. Vous pouvez ainsi accéder à vos données in­dé­pen­dam­ment du lieu et de l’appareil. Si votre or­di­na­teur est endommagé, seuls les fichiers OST mis en cache sont perdus : les données ori­gi­nales stockées sur le serveur restent intactes. Pour restaurer un fichier OST, il suffit de re­con­fi­gu­rer le compte Outlook et de laisser la syn­chro­ni­sa­tion recréer la copie locale.

Note

Comme les fichiers OST sont en­re­gis­trés lo­ca­le­ment, ils de­vien­nent vul­né­rables en cas de perte d’appareil, de logiciel mal­veil­lant ou d’accès non autorisé. Il est re­com­mandé d’activer un chif­fre­ment local, d’effectuer des sau­ve­gardes ré­gu­lières et éven­tuel­le­ment une sau­ve­garde externe des dossiers ou brouil­lons critiques.

OST et PST : quelle est la dif­fé­rence ?

Le fichier de données Outlook PST est l’al­ter­na­tive au fichier OST, PST sig­ni­fiant Personal Storage Table. Outlook té­lé­charge alors les données depuis le serveur de mes­sa­ge­rie et les en­re­gistre au format PST di­rec­te­ment sur l’appareil. Un fichier OST, à l’inverse, est uni­que­ment mis en cache comme fichier hors ligne syn­chro­nisé ; la version « originale » reste stockée sur le serveur.

La dis­tinc­tion entre fichier OST et PST dépend de la con­fi­gu­ra­tion d’Outlook : les comptes POP ré­cu­pè­rent les emails via le protocole POP3 et les en­re­gistrent dans un fichier PST. Pour les comptes POP, le fichier .pst sert de fichier principal local, tandis que les comptes IMAP utilisent un fichier .ost comme copie hors ligne.

Il est important de noter que les mo­di­fi­ca­tions ef­fec­tuées dans un fichier PST local sont en réalité des mo­di­fi­ca­tions apportées aux données ori­gi­nales. Ainsi, un fichier PST perdu ou supprimé entraîne la perte dé­fi­ni­tive des données, sauf ré­cu­pé­ra­tion via un outil spé­cia­lisé. Pour les fichiers OST, les mo­di­fi­ca­tions hors ligne ne sont syn­chro­ni­sées avec les données ori­gi­nales que lorsque vous vous re­con­nec­tez.

Dans les anciennes versions d’Outlook (notamment 2013 et 2016), il était possible de créer des dossiers spé­ci­fiques pour les comptes IMAP ou Outlook.com avec la mention « Uni­que­ment sur cet or­di­na­teur ». Ces contenus étaient stockés ex­clu­si­ve­ment en local et étaient perdus en cas de dé­fail­lance ou de chan­ge­ment de compte. Cette fonction n’a aujourd’hui presque plus d’utilité et doit être con­si­dé­rée comme un cas par­ti­cu­lier his­to­rique.

Com­pa­rai­son : fichiers OST vs fichiers PST

Ca­rac­té­ris­tique Fichier OST Fichier PST
Em­pla­ce­ment de stockage Copie locale d’une boîte aux lettres serveur (Exchange, Microsoft 365, Outlook.com, IMAP) Fichier local principal, utilisé surtout avec les comptes POP
Syn­chro­ni­sa­tion Mo­di­fi­ca­tions hors ligne → syn­chro­ni­sa­tion avec le serveur lors de la prochaine connexion Les mo­di­fi­ca­tions sont im­mé­dia­te­ment con­si­dé­rées comme des « originaux », sans syn­chro­ni­sa­tion serveur
Uti­li­sa­tion Accès hors ligne, les données centrales restent sur le serveur Archivage, sau­ve­garde locale, réduction de la taille de la boîte aux lettres
Dé­pen­dance au compte Fonc­tionne uni­que­ment avec un compte/profil actif et lié Peut être ouvert sans connexion au serveur
Risque Faible, car le serveur reste la source prin­ci­pale Perte ou cor­rup­tion du fichier PST = perte des données ori­gi­nales
Scénarios typiques Travail avec Exchange/Microsoft 365 ou IMAP en mode mis en cache Comptes POP, archivage long terme, ex­ter­na­li­sa­tion de grandes quantités de données

Un grand avantage du PST : lorsque l’espace de votre boîte aux lettres devient in­suf­fi­sant, vous pouvez déplacer des données dans un fichier PST stocké sur votre appareil, archiver des emails avec Outlook et ainsi libérer de l’espace de stockage.

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Où se trouvent les fichiers OST ?

Vous pouvez accéder aux dossiers contenant les fichiers de données Outlook (PST et OST) de la manière suivante :

  • Étape 1 : ouvrez l’onglet « Fichier » dans Outlook.
  • Étape 2 : cliquez sur « Pa­ra­mètres du compte », puis à nouveau sur « Pa­ra­mètres du compte… ».
  • Étape 3 : sous l’onglet « Fichiers de données », sé­lec­tion­nez une entrée et cliquez sur « Ouvrir l’em­pla­ce­ment du fichier… »

Les fichiers OST sont également situés dans le ré­per­toire : <Lecteur>\Utilisateurs<No­mU­ti­li­sa­teur>\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Notez cependant que les fichiers OST en­re­gis­trés ne sont ac­ces­sibles que si le compte Outlook associé est actif et cor­rec­te­ment lié. Dans les versions récentes d’Outlook, l’em­pla­ce­ment de stockage ne peut plus être modifié fa­ci­le­ment via l’interface. D’un point de vue technique, un chan­ge­ment reste possible via la clé de registre ForceOSTPath.

Note

Outlook n’est pas la seule solution pour syn­chro­ni­ser les comptes de mes­sa­ge­rie en ligne et hors ligne. Des al­ter­na­tives gratuites à Outlook incluent par exemple Thun­der­bird, SeaMonkey ou Mailbird.

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