Dans un fichier PST (Personal Storage Table), les emails, contacts, ca­len­driers et autres données per­son­nelles sont en­re­gis­trés lo­ca­le­ment. Ce type de fichier PST sert surtout de sau­ve­garde pour les comptes POP ou d’outil d’archivage lorsque la boîte de réception doit être allégée. Nous ex­pli­quons ici ce qu’est un fichier PST, comment ils fonc­tion­nent sur Outlook, où ils sont en­re­gis­trés et en quoi ils se dis­tin­guent des fichiers OST.

Qu’est-ce qu’un fichier PST ?

PST est l’abré­via­tion de Personal Storage Table. Un fichier PST est donc un conteneur de données per­son­nelles, à mi-chemin entre un coffre-fort et un classeur. Outlook place dans le fichier PST les données per­son­nelles syn­chro­ni­sées de l’uti­li­sa­teur et l’en­re­gistre comme copie de sau­ve­garde sur l’or­di­na­teur. PST est un format de fichier pro­prié­taire de Microsoft, autrement dit il est sous licence et ne peut être ouvert qu’avec Outlook et un compte associé.

Le rôle que jouent les fichiers PST pour l’uti­li­sa­teur dépend avant tout du type de compte Outlook :

  • Outlook avec un compte POP (ou POP3) : les emails sont té­lé­char­gés di­rec­te­ment depuis le serveur de mes­sa­ge­rie et en­re­gis­trés sur l’or­di­na­teur au format PST.
  • Outlook avec un compte IMAP, Outlook 365, Exchange ou Outlook.com : les « données d’origine » restent sur le serveur de mes­sa­ge­rie, tandis que les fichiers de données Outlook hors ligne (les fichiers OST) sont mis en cache sur l’or­di­na­teur. Depuis Outlook 2013, IMAP utilise par défaut le format OST.
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Fichiers PST vs OST : com­pa­rai­son rapide

Ca­rac­té­ris­tique Fichier PST Fichier OST
Em­pla­ce­ment de stockage Fichier local sur le PC, surtout utilisé pour les comptes POP Copie locale d’une boîte aux lettres hébergée sur un serveur (Exchange, Microsoft 365, Outlook.com, IMAP)
Syn­chro­ni­sa­tion Les mo­di­fi­ca­tions sont im­mé­dia­te­ment en­re­gis­trées comme versions finales, sans vé­ri­fi­ca­tion avec un serveur Les mo­di­fi­ca­tions ef­fec­tuées hors ligne sont syn­chro­ni­sées avec le serveur lors du prochain accès au Web
Uti­li­sa­tion Archivage, sau­ve­garde, extension de stockage Accès hors ligne à une boîte aux lettres gérée sur un serveur
Dé­pen­dance du compte Peut être ouvert sans connexion à un serveur Nécessite un compte ou un profil actif pour fonc­tion­ner
Risque Perte ou cor­rup­tion du fichier PST Outlook = données ori­gi­nales perdues Risque faible, car le serveur conserve toujours la version de référence

L’avantage du format PST réside dans sa capacité de stockage, nettement su­pé­rieure à celle des boîtes aux lettres clas­siques. Avec un fichier PST Outlook, vous pouvez selon vos besoins :

Quel est l’intérêt des fichiers PST ?

Les avantages es­sen­tiels d’Outlook et des fichiers PST sont les suivants :

  • Syn­chro­ni­ser dif­fé­rentes données per­son­nelles ou pro­fes­sion­nelles dans une seule interface
  • Relier des domaines souvent séparés comme les boîtes aux lettres, les ca­len­driers et les listes de contacts
  • Archiver des emails, par exemple séparés en privé et pro­fes­sion­nel
  • Sau­ve­gar­der les données per­son­nelles Outlook sur le PC
  • Exporter des données pour alléger la boîte de réception ou lors d’un chan­ge­ment d’appareil
Note

Dans le nouveau Outlook pour Windows, le support des fichiers PST est limité : les fichiers PST peuvent être ouverts, consultés et copiés, mais l’édition complète n’est pas encore possible dans tous les cas d’usage.

Outlook facilite ainsi l’accès aux données et permet d’organiser le stockage personnel. Vous pouvez séparer les fichiers PST en ca­té­go­ries privées et pro­fes­sion­nelles, et les dis­tin­guer des ap­pli­ca­tions associées ou des al­ter­na­tives à Outlook.

Archiver un fichier PST au­to­ma­ti­que­ment ou ma­nuel­le­ment

L’archivage des données uti­li­sa­teurs consiste à déplacer les données et leurs struc­tures de dossiers dans des fichiers PST locaux. Vous pouvez choisir de conserver les données archivées dans la boîte de réception ou de les supprimer au­to­ma­ti­que­ment. Il est également possible de lancer l’archivage à in­ter­valles réguliers, de façon au­to­ma­tique ou manuelle.

  • Archivage au­to­ma­tique
    • Fichier > Options > Options Avancées > Archivage au­to­ma­tique
    • Définir l’in­ter­valle (par exemple tous les X jours, semaines ou mois)
    • Choisir l’em­pla­ce­ment d’en­re­gis­tre­ment et indiquer à partir de quand les anciennes données doivent être sup­pri­mées
  • Archivage manuel
    • Fichier > In­for­ma­tions > Outils > Nettoyer les anciens éléments
    • Choisir l’archivage par an­cien­neté ou par dossier
    • Déplacer des données spé­ci­fiques dans un fichier PST
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Outlook : trouver le fichier PST

L’em­pla­ce­ment d’un fichier PST dépend de la version d’Outlook, du type de compte et des pa­ra­mètres utilisés. Les chemins par défaut les plus courants sont les suivants :

Version Outlook Em­pla­ce­ment
Outlook 2013–2021 / Microsoft 365 Documents\Fichiers Outlook
Windows 10/11 C:\Utilisateur<Nom d’uti­li­sa­teur>\Données d’application\Local\Microsoft\Outlook
Versions an­té­rieures (<2010) C:\Documents et paramètres<Nom d’uti­li­sa­teur>\Paramètres locaux\Utilisateur\Données d’application\Microsoft\Outlook

Le moyen le plus simple pour iden­ti­fier un fichier PST se trouve di­rec­te­ment dans Outlook :

  • Fichier > Pa­ra­mètres du compte > Pa­ra­mètres du compte
  • Choisir l’onglet « Fichiers de données »
  • Cliquer sur « Ouvrir l’em­pla­ce­ment du fichier »

Pour repérer réel­le­ment tous les fichiers de sau­ve­garde, vous devez afficher les fichiers et dossiers cachés.

Note

Si vous ne souhaitez pas archiver im­mé­dia­te­ment vos emails et que vous envoyez ou supprimez parfois des messages trop vite, sachez que vous pouvez limiter les dégâts avec Outlook. En effet, récupérer des emails supprimés dans Outlook est simple.

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