Comment sauvegarder vos emails Outlook pour protéger vos données

Outlook ne concerne pas que les emails. Il contient également un répertoire, un calendrier, des fonctions d’emploi du temps, et un journal, tout cela réuni dans une seule interface ergonomique. Les contacts, les rendez-vous et les projets sont synchronisés et mis en réseau d’un bout à l’autre de ces fonctionnalités, mais cela comporte un risque. Dans l’éventualité où un échec matériel ou logiciel aurait lieu, vous pourriez perdre beaucoup de données car le stockage de ces dernières est centralisé au même endroit. Pour protéger vos données financières et personnelles, il est par conséquent recommandé de sauvegarder les données et emails sous la forme d’une sauvegarde Outlook. Regardons de plus près comment faire cela.

Pour comprendre comment protéger vos données utilisateur Outlook, vous devez d’abord savoir comment Outlook gère ces dernières. Il existe deux types de comptes Outlook différents :

• Les comptes Outlook POP (y-compris POP3) : les données Outlook originales sont téléchargées depuis le serveur et stockées sur une machine locale sous format PST.
• Les comptes exchange, IMAP, Outlook 365 ou Outlook.com : les données sont uniquement stockées temporairement sur l’appareil au format OST. Les données originales demeurent sur le serveur.

Aussi, quelle différence existe-t-il entre les deux types de fichier, PST et OST ?

• Les fichiers PST : PST signifie Personnal Storage Table (« tableau de stockage personnel »). Ce format de fichier Outlook fait office de conteneur de données et peut uniquement être utilisé et ouvert via un compte Outlook. Les données utilisateur personnelles et synchronisées sont rangées dans des dossiers, puis téléchargées depuis le serveur et stockées localement sous format PST. Un fichier PST initial est créé automatiquement lorsque vous configurez un compte POP Outlook. Quoi qu’il en soit, les fichiers PST peuvent également être sauvegardés à la fois automatiquement et manuellement, et vous pouvez aussi les séparer, par exemple, pour séparer les emails personnels des emails professionnels. L’avantage du format PST est que les fichiers peuvent peser jusqu’à 50 GB, ce qui signifie que vous pouvez créer d’importantes archives de courrier Outlook.
• Les fichiers OST : OST signifie Offline Storage Table (« tableau de stockage non connecté »). Comme son nom l’indique, il s’agit de fichiers hors-ligne, et ils sont uniquement stockés sur la machine locale temporairement. Les fichiers originaux demeurent sur le serveur Exchange, ils sont donc automatiquement stockés en tant que sauvegarde Outlook. Si vous apportez des changements aux fichiers OST locaux, Outlook les synchronisera automatiquement la prochaine fois que vous vous connecterez. L’avantage du format OST est le fait que vous pouvez accéder à vos données même lorsque vous n’êtes pas en ligne. Dans Outlook 2010 et ses versions précédentes, Outlook avait recours au format PST pour les fichiers temporaires. OST est devenu le format temporaire standard dans Outlook 2013.

Les sauvegardes de données Outlook sont toujours créées en format PST. Il s’agit d’un format dont Microsoft est propriétaire qu’Outlook utilise pour importer et exporter des données. Lorsque vous créez une sauvegarde Outlook, vous pouvez inclure des emails, des contacts et adresses, des données de calendrier, des entrées de journal, ainsi que divers paramètres tels que des catégories et des filtres. Exporter un fichier PST vise deux objectifs. Cela vous fournit une copie locale de vos données, et vous pouvez également l’utiliser pour importer vos données et vos contacts Outlook et transférer vos paramètres si vous changez d’appareil ou de compte.

Étape 1 : dans Outlook, allez dans « Fichier » > « Ouvrir et exporter » > « Importer/Exporter ».

Étape 2 : dans l’assistant d’importation et d’exportation, cliquez sur « Exporter vers un fichier ».

Étape 3 : sélectionnez « Fichier de données Outlook (.pst) », puis cliquez sur « Suivant ».

Étape 4 : choisissez les fichiers ou dossiers à inclure dans l’exportation. Pour inclure également des sous-dossiers, sélectionnez « Inclure sous-dossiers ».

Étape 5 : spécifiez où vous voulez que les fichiers exportés soient sauvegardés. Pour éviter de créer des doublons, sélectionnez « Remplacer les doublons avec les éléments exportés ». Cliquez sur « Terminer » pour quitter l’assistant.

Au lieu de créer une sauvegarde sous format PST, vous pouvez sauvegarder certaines de vos données utilisateur à l’aide d’une solution de stockage sur le Cloud. De cette manière, vous pouvez accéder à vos données d’une manière sécurisée à tout moment, depuis n’importe quel appareil. Sauvegarder des données d’entreprise constitue l’un des piliers de l’archivage digital. Cela vous aide à organiser vos tâches et vos contacts, réduit la quantité de papier que vous utilisez et limite le risque de pertes de données.