Comment sau­ve­gar­der ses données Outlook ?

Outlook réunit de nom­breuses fonctions dans une interface facile à com­prendre. Cependant, la syn­chro­ni­sa­tion et la mise en réseau des données com­por­tent un risque de perte en cas de dé­fail­lance lo­gi­cielle ou ma­té­rielle. Il est donc essentiel pour les uti­li­sa­teurs d’Outlook de sau­ve­gar­der leurs données pro­fes­sion­nelles et emails im­por­tants sous forme de fichiers de sau­ve­garde (backup) Outlook. Découvrez comment sau­ve­gar­der vos mails Outlook et bien d’autres données dans cet article !

Comment le service de mes­sa­ge­rie Outlook gère-t-il les emails ?

Pour com­prendre comment sau­ve­gar­der les données d’Outlook, vous devez d’abord savoir comment Outlook gère les données. Il existe gé­né­ra­le­ment deux types de comptes Outlook :

• Les comptes Outlook POP (également POP3) : les données Outlook sont té­lé­char­gées sous forme d’original depuis le serveur et en­re­gis­trées lo­ca­le­ment sur le disque dur sous forme de fichiers PST.
• Les comptes Exchange, IMAP, Outlook 365 ou Outlook.com : les données sont stockées tem­po­rai­re­ment en local sous forme de fichiers OST, tandis que les données ori­gi­nales restent sur le serveur.

Aussi, quelle dif­fé­rence existe-t-il entre les deux types de fichier, PST et OST ?

• Les fichiers PST : PST signifie Personal Storage Table (« tableau de stockage personnel »). Ce format de fichier Outlook agit de conteneur de données et peut uni­que­ment être utilisé et ouvert via un compte Outlook. Les données uti­li­sa­teur per­son­nelles et syn­chro­ni­sées sont rangées dans des dossiers, puis té­lé­char­gées depuis le serveur et stockées lo­ca­le­ment sous format PST. Un fichier PST initial est créé au­to­ma­ti­que­ment lorsque vous con­fi­gu­rez un compte POP Outlook. Quoi qu’il en soit, les fichiers PST peuvent également être sau­ve­gar­dés à la fois au­to­ma­ti­que­ment et ma­nuel­le­ment, et vous pouvez aussi les séparer, par exemple, pour séparer les emails per­son­nels des emails pro­fes­sion­nels. L’avantage du format PST est que les fichiers peuvent peser jusqu’à 50 Go, ce qui signifie que vous pouvez créer d’im­por­tantes archives de courrier Outlook.
• Les fichiers OST : OST signifie Offline Storage Table (« tableau de stockage non connecté »). Comme son nom l’indique, il s’agit de fichiers hors-ligne, et ils sont uni­que­ment stockés sur la machine locale tem­po­rai­re­ment. Les fichiers originaux demeurent sur le serveur Exchange, ils sont donc au­to­ma­ti­que­ment stockés en tant que backup Outlook. Si vous apportez des chan­ge­ments aux fichiers OST locaux, Outlook les syn­chro­ni­sera au­to­ma­ti­que­ment la prochaine fois que vous vous con­nec­te­rez. L’avantage du format OST est le fait que vous pouvez accéder à vos données même lorsque vous n’êtes pas en ligne. Dans Outlook 2010 et ses versions pré­cé­dentes, Outlook avait recours au format PST pour les fichiers tem­po­raires. OST est devenu le format tem­po­raire standard dans Outlook 2013.

Guide rapide : sau­ve­gar­der ses données Outlook

Étape 1 : dans Outlook, allez dans « Fichier » > « Ouvrir et exporter » > « Importer/Exporter ».

Étape 2 : dans l’assistant d’im­por­ta­tion et ex­por­ta­tion, cliquez sur « Exporter des données vers un fichier ».

Étape 3 : sé­lec­tion­nez « Fichier de données Outlook (.pst) » et cliquez sur « Suivant ».

Étape 4 : dé­fi­nis­sez les fichiers ou dossiers que vous souhaitez exporter. Pour exporter également des sous-dossiers, sé­lec­tion­nez « Inclure les sous-dossiers ».

Étape 5 : dé­fi­nis­sez l’em­pla­ce­ment de votre sau­ve­garde Outlook et évitez les doublons en utilisant « Remplacer les doublons par les éléments exportés ». Terminez le processus en cliquant sur « Terminer ».

Quelles données peuvent être en­re­gis­trées dans une sau­ve­garde Outlook ?

Une sau­ve­garde Outlook des données de l’uti­li­sa­teur est toujours créée au format PST. Comme il s’agit d’un format de fichier pro­prié­taire de Microsoft, Outlook utilise par défaut des fichiers PST pour l’im­por­ta­tion et l’ex­por­ta­tion de données. Dans une sau­ve­garde, vous pouvez en­re­gis­trer vos emails Outlook, vos données de contact, vos éléments de ca­len­drier et vos entrées de journal, mais aussi les con­fi­gu­ra­tions telles que les ca­té­go­ries et les filtres. En exportant vers un fichier PST, vous ne vous contentez pas d’en­re­gis­trer vos données en tant que sau­ve­garde locale. Avec une im­por­ta­tion de données et de contacts Outlook, vous pouvez également trans­fé­rer vos con­fi­gu­ra­tions de manière très pratique en cas de chan­ge­ment d’appareil ou de compte.

Sau­ve­gar­der vos données Outlook étape par étape

La manière la plus rapide de sau­ve­gar­der vos données Outlook est de les exporter comme fichier PST sur votre or­di­na­teur ou sur un pé­ri­phé­rique de stockage externe.

Étape 1 : cliquez sur l’onglet « Fichier » dans Outlook et sé­lec­tion­nez l’option « Importer/Exporter » sous « Ouvrir et exporter ».

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Étape 2 : dans l’assistant d’im­por­ta­tion et ex­por­ta­tion, cliquez sur « Exporter vers un fichier », puis sur « Suivant ».

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Étape 3 : dans la boîte de dialogue suivante, sé­lec­tion­nez l’entrée « Fichier de données Outlook (.pst) ».

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Étape 4 : vous pouvez désormais définir les données que vous souhaitez exporter. Dans cet exemple, il s’agit de créer une sau­ve­garde pour le dossier « Ca­len­drier ». Si les dossiers prin­ci­paux con­tien­nent également des sous-dossiers, cochez la case « Inclure les sous-dossiers », puis cliquez sur « Suivant ».

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Étape 5 : pour finir, dé­ter­mi­nez l’em­pla­ce­ment de sau­ve­garde. Il peut s’agir d’un disque dur local ou externe ou d’une clé USB. Si possible, sau­ve­gar­dez les sau­ve­gardes im­por­tantes sur dif­fé­rents pé­ri­phé­riques de stockage en même temps. Si vous effectuez ré­gu­liè­re­ment une sau­ve­garde des données Outlook, vous pouvez éviter les doublons en utilisant « Remplacer les doublons par les éléments exportés ». Cliquez sur « Terminer » pour mettre fin au processus.

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Sau­ve­gar­der des données Outlook dans un Cloud

Comme al­ter­na­tive à une sau­ve­garde au format PST, vous pouvez également sau­ve­gar­der vos données dans un service Cloud. Vous vous assurez ainsi que vos données sont toujours ac­ces­sibles et sé­cu­ri­sées, in­dé­pen­dam­ment de l’appareil utilisé et de l’em­pla­ce­ment de stockage. La sau­ve­garde de vos données pro­fes­sion­nelles est un élément essentiel de l’archivage numérique et facilite non seulement l’or­ga­ni­sa­tion des tâches et des contacts, mais réduit également la con­som­ma­tion de papier et le risque de perte de données.