Ap­pli­ca­tion de pointeuse mobile. Comment trouver la bonne ap­pli­ca­tion ?

La gestion du temps de travail à distance intéresse toujours plus d’en­tre­prises. Lorsque des col­la­bo­ra­teurs d’une en­tre­prise sont amenés à tra­vail­ler ré­gu­liè­re­ment à l’extérieur ou en té­lé­tra­vail, les heures de travail doivent être saisies à distance. Dans la mesure du possible, on souhaite alors que cela n’impacte pas la pro­duc­ti­vité et que les employés ef­fec­tuent ces saisies de façon fiable.

Dans de nom­breuses en­tre­prises, la gestion du temps de travail est un outil essentiel de la pla­ni­fi­ca­tion du dé­ploie­ment du personnel et permet d’optimiser l’in­ter­ven­tion des employés à l’aide d’analyses ré­gu­lières, mais aussi d’augmenter la pro­duc­ti­vité.

La gestion du temps de travail classique est effectuée de façon sta­tion­naire : les col­la­bo­ra­teurs se con­nec­tent à un programme de gestion du temps de travail via leur or­di­na­teur ou badgent sur un terminal sta­tion­naire à leur entrée dans les locaux de l’en­tre­prise en utilisant une carte à puce ou leur empreinte digitale. La fin du temps de travail est en­re­gis­trée de la même façon. Avec la flexi­bi­li­sa­tion crois­sante du monde du travail, cette méthode n’est toutefois plus d’actualité. Les ap­pli­ca­tions de pointeuse mobile gagnent en im­por­tance dans le quotidien pro­fes­sion­nel.

En soi, la gestion du temps de travail à distance n’a rien de nouveau. En effet, elle n’est pas né­ces­sai­re­ment numérique et peut être effectuée de façon ana­lo­gique avec un papier et un crayon, une méthode encore répandue dans un grand nombre d’en­tre­prises.

Aujourd’hui, lorsqu’on parle de gestion du temps de travail à distance, on entend gé­né­ra­le­ment des ap­pli­ca­tions nu­mé­riques uti­li­sables sur un smart­phone, une tablette ou un terminal mobile spé­ci­fique. D’autres solutions sont basées sur l’envoi de SMS ou des appels depuis un téléphone portable. Pour permettre aux uti­li­sa­teurs de s’iden­ti­fier de façon univoque, les ap­pli­ca­tions utilisent par exemple des codes PIN, des données bio­mé­triques (em­preintes digitales), une procédure TAN ou des puces RFID per­son­na­li­sées.

Les ap­pli­ca­tions mobiles ont divers avantages. Voici cinq arguments en faveur de l’in­tro­duc­tion d’une ap­pli­ca­tion de pointeuse mobile :

1. une plus grande ef­fi­ca­cité : la do­cu­men­ta­tion du temps de travail nécessite une fraction du temps né­ces­saire à la méthode papier.
2. moins d’erreurs : les ap­pli­ca­tions de pointeuse mobile sont nettement moins source d’erreurs de saisie et de trans­mis­sion. L’employé en dé­pla­ce­ment peut en­re­gis­trer le début de son travail en un clic dans l’ap­pli­ca­tion et signaler la fin de sa journée avec un autre clic.
3. pas besoin d’accès à Internet : si des ap­pli­ca­tions modernes sont utilisées, il n’est souvent pas né­ces­saire que l’appareil dispose d’un accès à Internet. Les données sont en­re­gis­trées lo­ca­le­ment et syn­chro­ni­sées au­to­ma­ti­que­ment avec l’in­fras­truc­ture in­for­ma­tique de l’en­tre­prise dès qu’une connexion est établie.
4. une uti­li­sa­tion in­dé­pen­dante des appareils utilisés : dans de nombreux cas, les ap­pli­ca­tions de pointeuse mobile sont uti­li­sables aussi bien sur des appareils ap­par­te­nant à l’en­tre­prise que dans des modèles BYOD lorsque les ap­pli­ca­tions né­ces­saires peuvent être en­re­gis­trées sur chaque appareil mobile.
5. des analyses in­tel­li­gentes : les appareils mobiles peuvent trans­mettre la lo­ca­li­sa­tion de l’uti­li­sa­teur offrant ainsi une plus grande trans­pa­rence et un meilleur contrôle à l’en­tre­prise. Par ailleurs, les données sont à dis­po­si­tion de l’en­tre­prise presque im­mé­dia­te­ment et de façon cen­tra­li­sée et peuvent être utilisées fa­ci­le­ment pour des analyses ul­té­rieures visant à optimiser les processus de l’en­tre­prise.

Les systèmes de gestion du temps de travail nu­mé­riques auxquels il est uni­que­ment possible d’accéder via une interface Web ne peuvent pas rivaliser avec le côté pratique de ces ap­pli­ca­tions. Leur uti­li­sa­tion nécessite un trop grand nombre d’étapes : en cas de rendez-vous à l’extérieur, les col­la­bo­ra­teurs doivent tout d’abord allumer leur or­di­na­teur et établir une connexion Internet, puis passer plusieurs étapes de connexion pour accéder au système interne à l’en­tre­prise. Des erreurs peuvent éven­tuel­le­ment se produire dans ce cadre complexe puisque l’interface de l’ap­pli­ca­tion est conçue de telle sorte que le service RH doit faire preuve de réac­ti­vité pour corriger les erreurs. De tels systèmes ne s’intègrent pas par­fai­te­ment dans le quotidien pro­fes­sion­nel.

A contrario, les ap­pli­ca­tions de pointeuse mobile se limitent aux fonc­tion­na­li­tés es­sen­tielles, peuvent être ouvertes en quelques secondes, sont gé­né­ra­le­ment in­tui­tives et ne demandent pas au service RH d’investir quantité de res­sources dans le trai­te­ment de la gestion du temps de travail.

De prime abord, les ap­pli­ca­tions de pointeuse mobile ne semblent présenter que des avantages. Mais si l’on y regarde de plus près, elles ouvrent de nouveaux défis qui ne ga­ran­tis­sent pas né­ces­sai­re­ment un ROI plus rapide pour l’en­tre­prise.

• Effort de com­mu­ni­ca­tion : pour qu’une ap­pli­ca­tion de pointeuse mobile puisse faire valoir ses avantages, elle doit être bien acceptée par les col­la­bo­ra­teurs. Si les employés n’utilisent pas les ap­pli­ca­tions de façon fiable ou n’emportent pas les appareils de saisie avec eux, la meilleure des tech­no­lo­gies n’y fera rien. Même si la plupart des col­la­bo­ra­teurs ap­pré­cient de pouvoir saisir fa­ci­le­ment leur temps de travail, nombreux sont ceux qui font preuve de scep­ti­cisme, car ils ont le sentiment d’être sur­veil­lés en per­ma­nence.
• Respect des dis­po­si­tions légales : les en­tre­prises doivent donc garantir la trans­pa­rence de leur côté et com­mu­ni­quer clai­re­ment sur la finalité des données col­lec­tées. Pour respecter les dis­po­si­tions légales en matière de pro­tec­tion des données, il est né­ces­saire que les employés soient informés et con­sen­tent au trai­te­ment continu de leurs données à caractère personnel.
• In­ves­tis­se­ment et dépenses courantes : au départ, il faut prévoir un coût sup­plé­men­taire pour les systèmes de saisie du temps de travail. Outre le coût d’ac­qui­si­tion du logiciel à pro­pre­ment parler, il faut également anticiper les frais pour la formation des employés à l’uti­li­sa­tion de l’ap­pli­ca­tion et à l’analyse des données. Si jusqu’à présent, vous utilisiez la méthode papier, vous devrez également prévoir des frais réguliers pour l’entretien et la main­te­nance des systèmes nu­mé­riques et, le cas échéant, des frais de licence.
• L’ap­pli­ca­tion idéale n’existe pas (en règle générale) : la palette d’ap­pli­ca­tions de pointeuse mobile est colossale. Pour les en­tre­prises, il n’est pas simple de s’y retrouver. C’est pourquoi il est pertinent de demander conseil, ce qui re­pré­sente un autre facteur de coût. Dans le même temps, les ap­pli­ca­tions dis­po­nibles ne répondent gé­né­ra­le­ment pas toutes aux exigences de l’en­tre­prise. Alors que l’ajout de notes sur une feuille ne posait aucun problème, apporter des in­di­ca­tions com­plé­men­taires dans les ap­pli­ca­tions n’est pas si aisé. C’est la raison pour laquelle d’autres coûts pour la per­son­na­li­sa­tion des ap­pli­ca­tions standard ou pour le dé­ve­lop­pe­ment d’une ap­pli­ca­tion en­tiè­re­ment per­son­na­li­sée peuvent in­ter­ve­nir.

En tant qu’en­tre­prise, lorsque vous souhaitez in­tro­duire une ap­pli­ca­tion de pointeuse mobile pour pointer les heures de travail, vous devez vous poser les questions clés suivantes afin de trouver la solution adaptée parmi la multitude d’offres :

1. Quelles données souhaitez-vous en­re­gis­trer ? La gestion du temps de travail doit-elle être effectuée pour les heures de travail ré­gu­lières ou uni­que­ment pour les heures sup­plé­men­taires ou les heures de projet ?
2. Quelles in­for­ma­tions souhaitez-vous obtenir de la gestion du temps de travail ? Quelles analyses souhaitez-vous effectuer ?
3. De quel budget disposez-vous pour l’im­plé­men­ta­tion et l’entretien du système ?

Autres questions per­ti­nentes pour évaluer l’adé­qua­tion d’une ap­pli­ca­tion de pointeuse mobile pour la gestion du temps :

1. Quels appareils peuvent être utilisés pour la gestion du temps de travail (assistant personnel, smart­phone, iPhone, Android, tablette) ?
2. Quelle est la durée maximale pour la saisie ?
3. Quels in­ter­valles de temps souhaitez-vous re­pré­sen­ter (secondes, minutes) ?
4. Est-il né­ces­saire d’intégrer une géo­lo­ca­li­sa­tion et un en­re­gis­tre­ment des tâches ?
5. Quelles autres données doivent être en­re­gis­trées ?
6. Comment les données doivent-elles être syn­chro­ni­sées avec le système in­for­ma­tique (uti­li­sa­tion hors ligne) ?
7. Quelles in­ter­faces avec d’autres pro­grammes doivent être sup­por­tées ?

Ce catalogue de questions n’est pas exhaustif, mais peut cons­ti­tuer un point de départ pour vous aider à créer votre propre cahier des charges. Utilisez-le par exemple pour vous faire une idée des produits dis­po­nibles en ligne et effectuez une pré­sé­lec­tion. Lors d’un entretien personnel avec les four­nis­seurs, dé­ter­mi­nez ensuite laquelle de ces solutions répond le mieux à vos besoins.