Le cahier des charges pour les appels d’offres

Un appel d’offres permet de trouver le meilleur par­te­naire pour l’exécution d’un service ou d’une pres­ta­tion. Toutefois, pour optimiser ses chances de trouver le bon four­nis­seur et ne pas avoir de mauvaises surprises, il est important d’établir un cahier des charges : le com­man­di­taire stipule alors ses exigences dans un document clair et bien structuré. Libre ensuite aux en­tre­prises de soumettre une pro­po­si­tion si elles pensent pouvoir y répondre cor­rec­te­ment.

Après s’être fa­mi­lia­ri­sée avec le contenu de l’appel d’offres, une en­tre­prise peut en effet essayer de con­vaincre qu’elle re­pré­sente le bon four­nis­seur pour exécuter le projet décrit. Le cahier des charges est donc la base sur laquelle chacun va s’appuyer pour évaluer si les res­sources né­ces­saires sont bien à dis­po­si­tion. Il précise en détail les services que le pouvoir ad­ju­di­ca­teur ou com­man­di­taire attend et les con­di­tions dans les­quelles le sou­mis­sion­naire doit les remplir.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges dans un appel d’offres ? Selon les points de vue, il va s’agir de la des­crip­tion exacte d’un service requis ou d’un service à effectuer. Il constitue l’élément central des appels d’offres pour lesquels des exigences très spé­ci­fiques sont formulées.

Le cahier des charges, également appelée des­crip­tion des pres­ta­tions, spe­ci­fi­ca­tions en anglais ou Statement of Work pour les contrats in­ter­na­tio­naux, constitue donc la base de toutes offres. Dans les dossiers d’appel d’offres, les sou­mis­sion­naires traitent des dif­fé­rents points énoncés en ex­pli­quant quels services ils peuvent fournir, dans quelles con­di­tions et à quel prix. Par con­sé­quent, le cahier des charges doit être aussi détaillé et précis que possible afin que les en­tre­prises sou­mis­sion­naires sachent exac­te­ment ce que le client attend d’elles et si elles peuvent répondre à ces attentes. Dans le même temps, le document ne doit pas non plus présenter des in­for­ma­tions qui excluent d’emblée certaines en­tre­prises, alors que leur domaine d’activité pourrait leur permettre d’exécuter le contrat.

Dans la pratique, la des­crip­tion du service peut prendre deux formes dif­fé­rentes :

• l’ensemble du service né­ces­saire à l’exécution de la commande est décrit en énumérant chacun des services partiels qui seront à exécuter. Cela présente l’avantage que les sou­mis­sion­naires con­nais­sent non seulement l’objectif du contrat, mais aussi toutes les sous-parties requises pour l’atteindre. Les four­nis­seurs peuvent par con­sé­quent se faire une idée des res­sources né­ces­saires et des tâches qu’ils auront à accomplir. Les éléments détaillés sur les services partiels per­met­tent par ailleurs de mieux estimer les coûts totaux du projet ;
• la tâche globale seule (c’est-à-dire l’objectif du projet) est décrite dans cette deuxième forme de cahier des charges. Il n’existe pas de catalogue de services, les sou­mis­sion­naires doivent dé­ter­mi­ner eux-mêmes les services partiels avec lesquels ils veulent exécuter l’ordre. Le com­man­di­taire décide alors quel concept cor­res­pond le mieux à ses idées et quelle procédure lui semble la plus efficace.

Le cahier des charges se doit d’être aussi clair que possible. Toutes les for­mu­la­tions ambiguës doivent être sup­pri­mées et rem­pla­cées, sans quoi vous vous re­trou­ve­rez avec le mauvais par­te­naire, ou finirait par perdre de l’argent pour des réa­jus­te­ments qui auraient pu être évités.

De nombreux points sont à prendre en compte lors de la for­mu­la­tion de l’exécution du contrat :

• la des­crip­tion du service doit être aussi détaillée que possible et, surtout, clai­re­ment formulée (durée, quantité, qualité et cir­cons­tances) ;
• une des­crip­tion exacte des exigences fonc­tion­nelles et de per­for­mance doit figurer dans le document ;
• les com­pé­tences et/ou les spé­ci­fi­ca­tions tech­niques né­ces­saires à l’exécution du contrat sont iden­ti­fiées. On notera par ailleurs les res­sources et le savoir-faire né­ces­saires ;
• les lois et les normes na­tio­nales et in­ter­na­tio­nales qui doivent être res­pec­tées lors de la pres­ta­tion de services sont indiquées.

L’égalité des chances et les règles de con­cur­rence sont à prendre en compte pour chacun des points énoncés. Cela justifie de nouveau que, lors de la des­crip­tion de l’objet du contrat, on attache une grande im­por­tance à formuler chaque point de manière claire et com­pré­hen­sible pour tous. Dans le même temps, toutefois, le cahier des charges ne doit pas exclure d’emblée certains four­nis­seurs par des in­for­ma­tions qui ne sont pas au cœur du projet. Par exemple, on ne spé­ci­fiera pas une marque de machine ou d’outil par­ti­cu­lier si la commande peut également être exécutée avec d’autres équi­pe­ments tech­niques. Il n’est pas non plus permis d’orienter la des­crip­tion des services et des pres­ta­tions sur une en­tre­prise spé­ci­fique avec ses pro­cé­dures et mé­tho­do­lo­gies.

Les exigences d’un cahier des charges bien construit montrent déjà en elles-mêmes pourquoi ce dernier joue un rôle central dans la procédure d’at­tri­bu­tion. Pre­miè­re­ment, elles ga­ran­tis­sent que les projets (souvent très convoités) des pouvoirs ad­ju­di­ca­teurs ou com­man­di­taires sont mis à la dis­po­si­tion de toutes les en­tre­prises d’un secteur donné, pour autant qu’elles rem­plis­sent les con­di­tions né­ces­saires. Peu importe qu’il s’agisse d’un grand groupe leader dans l’industrie ou d’une en­tre­prise de taille moyenne.

De plus, un cahier des charges formulé sans équivoque garantit que les offres reçues sont fa­ci­le­ment com­pa­rables. Cela facilite gran­de­ment le travail du com­man­di­taire en charge de choisir un four­nis­seur. Les res­pon­sables peuvent ra­pi­de­ment voir dans quelles con­di­tions les candidats peuvent fournir les services requis. Cela permet de passer la commande ra­pi­de­ment et de la manière la plus juste possible.

Même après l’at­tri­bu­tion effective du contrat, le client et l’en­tre­pre­neur ont à portée de main la des­crip­tion exacte du service pour pouvoir rédiger le contrat. Au cours de la phase de né­go­cia­tion, il n’est pas né­ces­saire de revenir sur tous les points, mais seuls les détails et les con­di­tions qui sont encore en suspens et doivent être clarifiés. Si l’appel d’offres a été attribuée à un sou­mis­sion­naire selon un cahier des charges cor­rec­te­ment détaillé, les parties prenantes sont déjà d’accord sur l’essentiel du projet.

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