Créer une facture : fil rouge pour en­tre­pre­neurs et in­dé­pen­dants

Avec une facture, vous informez votre client du montant à payer pour une livraison de mar­chan­dise ou de service. Les factures con­tien­nent aussi la plupart du temps des demandes de paiement. On écrit en général ces factures via des pro­grammes de bu­reau­tique tels que Microsoft Word ou bien des pro­grammes spéciaux, qui proposent souvent un service en ligne ou Cloud.

Grâce à ces factures, les en­tre­prises, tra­vail­leurs in­dé­pen­dants et en­tre­pre­neurs jus­ti­fient au fisc l’état de leurs finances, avec leurs revenus et leurs dépenses. Cette preuve écrite est aussi im­por­tante pour l’en­tre­prise émettrice de la facture que pour son client. En effet, une déduction avant impôt, per­met­tant aux em­ployeurs et aux tra­vail­leurs in­dé­pen­dants de récupérer le crédit d’impôt sur le chiffre d’affaires qui leur est dû de l’Etat, est possible seulement si l’en­tre­prise est en pos­ses­sion de ces factures en bonne et due forme. Si vos factures ne sont pas pré­sen­tées cor­rec­te­ment, cela peut engendrer des conflits avec vos clients ou avec le fisc. IONOS vous explique dans les pa­ra­graphes suivants comment effectuer des factures ir­ré­pro­chables d’un point de vue juridique ainsi que les avantages proposés par les logiciels de fac­tu­ra­tion en ligne spé­ci­fiques.

Le temps où l’on écrivait des factures à l’aide d’une machine à écrire est révolu depuis longtemps. L’or­di­na­teur est entre-temps devenu l’ins­tru­ment principal de fac­tu­ra­tion. Les pro­grammes de trai­te­ment de texte ou autres logiciels de bu­reau­tique sont souvent utilisés à cet effet. Les suites de logiciels comme Microsoft Office ou Li­breOf­fice sont très répandues chez de très nombreux uti­li­sa­teurs et per­met­tent, une fois ins­tal­lées, de commencer fa­ci­le­ment à créer des factures sans frais sup­plé­men­taires.

En dehors de ces pro­grammes de bu­reau­tique, de plus en plus de petites et moyennes en­tre­prises utilisent des pro­grammes de fac­tu­ra­tion in­dé­pen­dants. Beaucoup de ces logiciels de fac­tu­ra­tion peuvent être acquis sé­pa­ré­ment. Ce sont des pro­grammes spé­cia­le­ment conçus pour émettre des factures. D’autres ap­pli­ca­tions font au contraire partie in­té­grante d’un programme de comp­ta­bi­lité, avec lequel vous pouvez accomplir de nom­breuses autres tâches liées à la comp­ta­bi­lité de votre activité. La plupart de ces pro­grammes sont uti­li­sables sur Internet : ils sont proposés via un hé­ber­ge­ment Cloud comme logiciels en tant que service (SaaS pour Software as a Service en anglais).

En dehors de modèles de fac­tu­ra­tion, ces pro­grammes proposent d’autres fonctions utiles. Des logiciels peuvent par exemple récolter des in­for­ma­tions et données d’un client depuis une base de données pour établir la fac­tu­ra­tion cor­res­pon­dante. Tout ce que vous avez à faire est de con­fi­gu­rer le programme avec les bases de données né­ces­saires lors de la première uti­li­sa­tion pour ne pas avoir à taper les données la­bo­rieu­se­ment à la main à chaque fois. En général, de nombreux processus sont au­to­ma­ti­sés sur un logiciel de fac­tu­ra­tion : le programme prend ainsi en charge toutes les tâches de manière stan­dar­di­sée, de la rédaction à la fac­tu­ra­tion en passant par la nu­mé­ro­ta­tion continue des factures ou le calcul de l’impôt sur le chiffre d’affaires. Ils proposent aussi souvent des fonctions de contrôle qui veillent à ce que toutes les mentions obli­ga­toires d’une facture soient présentes.  

Certains outils vous rap­pel­lent par ailleurs si vous avez des factures ouvertes, lorsqu’un client par­ti­cu­lier n’a pas effectué son paiement dans le temps imparti. Ils vous proposent pour la plupart aussi la pos­si­bi­lité de placer des rappels pour les factures encore ouvertes. Ces fonctions de contrôle et d’aide doivent garantir le parfait dé­rou­le­ment de votre fac­tu­ra­tion ainsi que de tous les processus liés.

Si vous utilisez un programme lié au Cloud pour vos fac­tu­ra­tions en ligne, vous pouvez éco­no­mi­ser encore plus de temps et de travail. De nombreux outils en ligne pour la rédaction de factures disposent d’une fonction d’ex­pé­di­tion. Cela ne comprend pas seulement la jonction avec votre adresse email : certains four­nis­seurs proposent également l’ex­pé­di­tion par la poste, ce qui peut vous éviter de nombreux dé­pla­ce­ments.

Avec un service Cloud, vous profitez, à condition d’être connecté à Internet, d’un accès à votre base de données de factures depuis n’importe où sur un or­di­na­teur (et parfois aussi sur un smart­phone). Avec un tel Software as a Service, vous n’avez pas à vous soucier de la sau­ve­garde de vos documents, car ces derniers sont au­to­ma­ti­que­ment en­re­gis­trés sur le serveur du four­nis­seur cor­res­pon­dant. L’ins­tal­la­tion et l’ac­tua­li­sa­tion du programme n’ont pas non plus à  être prises en charge par vos soins, mais par ceux du four­nis­seur que vous avez choisi.

Une facture est, au regard des mentions obli­ga­toires, à dif­fé­ren­cier d’une lettre de vente, d’une con­fir­ma­tion de commande ou d’un bon de livraison. Tous ces documents sont assez si­mi­laires jusqu’à un certain degré et con­tien­nent des mentions obli­ga­toires à plusieurs niveaux.

Comme sur toute autre lettre com­mer­ciale, votre logo devrait ap­pa­raître dis­tinc­ti­ve­ment sur une facture : il est souvent placé sur la partie su­pé­rieure du document. Si vous n’avez ou n’utilisez pas de logo, vous pouvez aussi sim­ple­ment utiliser le nom de votre en­tre­prise.

S’ajoutent à cela des for­ma­li­tés obli­ga­toires pour un écrit d’une en­tre­prise pour un client : men­tion­nez le nom, la forme juridique et l’adresse de votre client ainsi que les in­di­ca­tions ap­pro­priées sur votre en­tre­prise. Vous pouvez aussi y ajouter vos données de contact pour des questions éven­tuelles (téléphone, email). Il est possible d’y inscrire votre numéro fiscal privé ou votre numéro d’iden­ti­fi­ca­tion à la TVA. Il est aussi possible de lister les détails de votre en­tre­prise en bas de document.

Après le titre (la mention « facture » suffit amplement pour cela), vient la partie in­di­vi­duelle de la facture : en dehors du numéro de facture, il faut aussi men­tion­ner le numéro du client et la date. Eta­blis­sez ensuite une liste des pres­ta­tions que vous facturez à votre client. Ensuite, le nombre de produits livrés ou l’étendue du service convenu est mentionné. Vous pouvez indiquer grâce à des mots-clés le type de mar­chan­dises ou de service pour chaque pres­ta­tion facturée. Si vous vendez plusieurs produits à un client, indiquez la quantité, mais aussi le prix unitaire et total.

Après l’énu­mé­ra­tion des per­for­mances les unes après les autres, il convient d’indiquer le montant total de toutes les per­for­mances. Indiquez ensuite la somme de toutes les per­for­mances men­tion­nées, puis le montant des taxes (TVA) et enfin le montant net.

Sous la somme brute, indiquez la date limite du paiement pour le client (n’oubliez pas d’indiquer vos coor­don­nées bancaires pour ce paiement) ainsi que la date de livraison ou de la réa­li­sa­tion de la pres­ta­tion.

Les textes de loi français dé­tail­lent les mentions à intégrer à une facture. Il y a plusieurs obli­ga­tions de contenu, que nous vous listons ci-dessous :

• Nom et adresse de votre en­tre­prise ainsi que du bé­né­fi­ciaire de la per­for­mance

• Numéro d’iden­ti­fi­ca­tion auprès du greffe, siège social, statut juridique

• Date d’émission de la facture, de la vente ou de la pres­ta­tion de service

• Quantité et dé­no­mi­na­tion précise des produits et services

• Prix unitaire hors taxe et ré­duc­tions éven­tuelles con­sen­ties

• Date d’échéance du paiement et pénalités de retard

Avec les factures sim­pli­fiées, vous pouvez décider des mentions à inclure. Ces dernières ne sont possibles qu’avec des montants in­fé­rieurs à 100 euros hors TVA ou si l’activité en question implique l’im­pos­si­bi­lité de faire figurer les mentions obli­ga­toires d’une facture classique. Leur uti­li­sa­tion est cependant peu répandue. Il est par ailleurs dans certains cas interdit d’utiliser ce type de facture : 

• Vente à distance

• Livraison de biens avec ins­tal­la­tion et montage

• Li­vrai­sons in­tra­com­mu­nau­taires exemptées

• li­vrai­sons et pres­ta­tions de services trans­fron­ta­lières avec report de paiement de la taxe.

La date et le numéro sé­quen­tiel de la facture sim­pli­fiée doivent ap­pa­raître tout comme les coor­don­nées du client et du four­nis­seur, la des­crip­tion du bien livré ou de la pres­ta­tion de service, le taux de TVA et son montant. Even­tuel­le­ment, une facture sim­pli­fiée peut contenir la référence à la facture d’origine.

La trans­mis­sion d’une facture peut se faire par la poste ou par voie digitale. Avec cette dernière, le client doit avoir indiqué son accord au préalable. Ceci peut être mentionné dans les con­di­tions générales de vente ou bien être demandé di­rec­te­ment au des­ti­na­taire. Cette facture peut donc être envoyée par email ou bien via une option de té­lé­char­ge­ment.

L’en­re­gis­tre­ment élec­tro­nique d’une facture imprimée sur papier est possible si vous scannez cette dernière et si elle est dis­tinc­ti­ve­ment lisible. Vous devez toujours stocker ces documents élec­tro­niques, car stocker uni­que­ment les versions imprimées n’est pas autorisé.  

Assurer vous de la bonne con­ser­va­tion de vos fichiers : les disques durs modernes sont à ce titre plus efficaces que des CDs ou DVDs. Il convient par ailleurs d’effectuer des copies de sécurité de vos factures de temps à autres (et tout autre document faisant office de preuve com­mer­ciale ou juridique) sur dif­fé­rents moyens de stockage.

Con­cer­nant cet aspect, les pro­grammes de fac­tu­ra­tion en ligne re­pré­sen­tent un grand avantage, car les factures sont en­re­gis­trées sur le serveur du four­nis­seur et stockées pour vous sur le long-terme. Pour vous assurer de ne pas vous heurter à des rè­gle­ments gênants sur le stockage, vous pouvez opter pour un hé­ber­ge­ment sur des serveurs Cloud allemands.

Les factures, qu’elles soient imprimées ou au format numérique, sont soumises aux mêmes obli­ga­tions de con­ser­va­tion : elles doivent être con­ser­vées 10 ans (contre 2 ans pour des personnes privées). Le délai commence lors du dernier jour de l’année où vous avez envoyé ou reçu une facture. Si vos factures sont sous la forme de papier thermique, vous devez créer des copies, car la vi­si­bi­lité se réduit ra­pi­de­ment sur ce type de papier.

La création et l’or­ga­ni­sa­tion de factures se fait prin­ci­pa­le­ment par or­di­na­teur. Avec un modèle exemple, vous éco­no­mi­sez du temps pour la rédaction de vos factures, que ce soit pour le logo ainsi que toutes les mentions obli­ga­toires à inclure pour votre en­tre­prise (comme le nom, l’adresse ou le numéro d’iden­ti­fi­ca­tion). Vous n’aurez qu’à adapter les in­for­ma­tions sur le client et la pres­ta­tion proposée pour les factures suivantes. Divers pro­grammes de bureau per­met­tent de créer vos factures mais il est encore plus facile d’organiser et de traiter des factures avec un programme de fac­tu­ra­tion spé­ci­fique. Un in­ves­tis­se­ment est même vite ren­ta­bi­lisé avec une grande quantité de commandes. Les ap­pli­ca­tions Cloud sont par­ti­cu­liè­re­ment efficaces et vous per­met­tent de ne rentrer les données de vos clients qu’une seule fois avant de pouvoir stan­dar­di­ser tous les processus d’envoi de courriers et courriels, de fac­tu­ra­tion, de gestion de stock et autres. Les exigences de base se trans­for­ment toutefois cons­tam­ment, in­dé­pen­dam­ment du programme sur lequel vous émettez la facture. Assurez-vous de bien fixer toutes les mentions obli­ga­toires, contrôlez leur justesse et envoyez les factures aussi vite que possible à vos clients. En effet, les clients, mais aussi le fisc, attendent une qualité ir­ré­pro­chable de cette preuve d’achat. Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.