Ecrire une con­fir­ma­tion de commande : pourquoi et comment ?

Si vous recevez une commande d’un client, vous devriez accuser de sa bonne réception par écrit. Vous pouvez ainsi lui annoncer que sa commande a bien été acceptée et qu’elle est en cours de trai­te­ment. Les en­tre­prises et tra­vail­leurs in­dé­pen­dants qui per­çoi­vent des revenus sur l’ex­pé­di­tion de produits ou bien par des services commandés à distance doivent se montrer ir­ré­pro­chables vis-à-vis des documents com­mer­ciaux à fournir, ainsi que les détails qu’ils con­tien­nent. Grâce à cet article, vous allez découvrir les dif­fé­rents points à prendre en compte lorsque vous créez une con­fir­ma­tion de commande, et com­prendre comment doivent être son contenu et sa structure.

Une con­fir­ma­tion de commande est un écrit annonçant que la demande de service ou de produit d’un client a bien été prise en compte et qu’elle va être traitée. Avec une telle con­fir­ma­tion, vous assurez au client que sa demande est en cours de trai­te­ment et qu’il recevra les produits souhaités dans les con­di­tions évoquées. Cet écrit vous engage à respecter les con­di­tions convenues.

La réa­li­sa­tion d’une con­fir­ma­tion de commande est une pratique courante dans le monde des affaires. L’envoi de cette con­fir­ma­tion est imposé par la loi dans certaines con­di­tions. Pour que les con­di­tions négociées d’une livraison ou d’un service soient com­pré­hen­sibles ul­té­rieu­re­ment, une con­fir­ma­tion de commande devrait toujours être un document écrit.

Il est né­ces­saire de présenter une con­fir­ma­tion de commande au client dès l’acte d’achat. C’est cet écrit, accepté par les deux parties, qui décide qui est res­pon­sable d’un éventuel man­que­ment aux en­ga­ge­ments évoqués sur ce même papier en cas de litige. Fixer un accord via une con­fir­ma­tion de commande est par­ti­cu­liè­re­ment important, notamment lorsque les con­di­tions et détails n’ont été fixés qu’à l’oral.  

Selon certaines cir­cons­tances, vous êtes tenu obligé en tant que four­nis­seur ou pres­ta­taire de service d’envoyer une con­fir­ma­tion :

• Lorsqu’un client abandonne une commande sans avoir reçu la con­fir­ma­tion cor­res­pon­dante au préalable.

• Si vous avez conclu une vente sans en­ga­ge­ment ou que vous avez utilisé des clauses li­bé­ra­toires, vous devez dans ce cas spécifier les con­di­tions de l’offre (prix, quantité, des­crip­tion des per­for­mances, etc.) via un nouveau devis ou bien au sein de la con­fir­ma­tion de commande.

• Lorsqu’il y a une mo­di­fi­ca­tion par rapport à la pres­ta­tion annoncée, c’est-à-dire en ce qui concerne le prix ou la quantité gé­né­ra­le­ment.

• Si vous avez soumis dif­fé­rentes offres au client.

• Si le client effectue une commande trop tard et que le contenu est déjà en rupture de stock.

Il est notamment conseillé de confirmer une commande avec vos nouveaux clients afin d’éviter les ma­len­ten­dus et de montrer que vous maîtrisez le métier.

Con­cer­nant le contenu et la structure d’une con­fir­ma­tion de commande, il existe certaines exigences qui res­semblent fortement à celles en vigueur avec les devis. La structure de ces deux types d’écrits com­mer­ciaux est en effet similaire. Lorsqu’une commande est précédée d’un devis que le client a accepté, ce dernier est souvent envoyé au client ac­com­pagné d’une note de con­fir­ma­tion plutôt qu’avec une réelle con­fir­ma­tion de commande. Un devis écrit convient cependant aussi comme con­fir­ma­tion de commande séparée. Il y a néanmoins quelques dif­fé­rences dont il faut tenir compte.

Les con­cor­dances entre devis et con­fir­ma­tion de commande sont assez claires : tout comme sur un devis, il convient de faire ap­pa­raître le nom, l’adresse et le logo de votre en­tre­prise. La seule dif­fé­rence avec le devis est le fait d’inscrire, en dehors de la date et du numéro de client, le numéro de commande ou de facture plutôt que le numéro de devis. Vous devez men­tion­ner la date de la commande dans le titre ou bien le corps de texte. S’il s’agit d’une ac­cep­ta­tion d’une offre, il faut se référer à l’offre pré­cé­dente (en men­tion­nant le numéro de devis par exemple).

La plus grande dif­fé­rence entre un devis et une con­fir­ma­tion de commande se trouve dans le corps du texte : avec une con­fir­ma­tion de commande, il convient de renoncer à tout aspect com­mer­cial ou pro­mo­tion­nel car votre client est déjà convaincu par vos services et vous a déjà fait confiance pour la commande. Cela diminue lo­gi­que­ment le volume du texte né­ces­saire. De plus, il convient que le texte soit concis et clair, formulé sim­ple­ment sans langage technique. On remercie tout sim­ple­ment souvent le client pour la confiance accordée, puis on liste les per­for­mances convenues (nom, quantité, prix du produit ou service).

Vous devriez en général faire attention à ce que votre con­fir­ma­tion de commande contienne les in­for­ma­tions suivantes :

• Nom de l’offre, du client de la commande (numéro de commande)

• Des­crip­tion et ca­rac­té­ris­tiques des produits ou services

• Quantité et prix des produits et services

• In­di­ca­tion de la date de livraison ou de la pres­ta­tion de service

• Con­di­tions de paiement et de livraison

• Coûts de livraison et d’emballage

• Frais de gestion

• In­di­ca­tions sur la réserve de propriété, sur le droit d’uti­li­sa­tion et le lieu d’exécution

• Renvoi aux con­di­tions générales de vente et au tribunal compétent

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Le moment de l’envoi de la con­fir­ma­tion de commande est également crucial. Après vous être assuré de la bonne prise en compte d’une commande, il convient d’écrire la con­fir­ma­tion de commande aussi vite que possible. Envoyez-la idéa­le­ment au cours du même jour ouvré que la prise de commande. La con­fir­ma­tion doit être envoyée au plus tard 3 jours après la commande, mais plus cela est fait tôt, plus vos clients auront une im­pres­sion de pro­fes­sion­na­lisme.

Des incidents peuvent parfois mener à repousser le rendez-vous de livraison ou la date prévue. Même si cela n’est pas censé se produire, il est possible que la con­fir­ma­tion diffère de la des­crip­tion de l’offre. Cela peut mener à l’an­nu­la­tion du contrat.

Etant donné qu’une con­fir­ma­tion de commande est con­si­dé­rée comme une lettre de commerce d’un point de vue juridique, vous êtes obligé de la conserver un certain temps. Le délai varie de pays en pays.

Avec une con­fir­ma­tion de commande, il est avant tout important de n’oublier aucun détail d’im­por­tance. Faites attention à la justesse de toutes les in­di­ca­tions. Une erreur peut aboutir à des dé­sac­cords entre le client et vous. Vous ne pouvez que vous référer aux in­for­ma­tions tenues dans la con­fir­ma­tion de commande, telle une pièce à con­vic­tion.

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.