La plupart des en­tre­prises doivent tenir des registres de comp­ta­bi­lité. En effet, chaque année les sociétés pré­sen­tent à l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale un calcul des profits et un bilan comptable complet. De plus, les en­tre­pre­neurs et les tra­vail­leurs in­dé­pen­dants sont également concernés puisque cela peut être très in­té­res­sant pour ces derniers de calculer à tout moment les recettes et les dépenses de leur activité. Enfin, ce bilan comptable doit être aussi utilisé pour quan­ti­fier exac­te­ment la ren­ta­bi­lité d’une en­tre­prise ou d’une activité pro­fes­sion­nelle et ainsi aider à planifier l’avenir d’une société ou d’une activité.

Les pro­grammes de comp­ta­bi­lité fa­ci­li­tent gran­de­ment cette tâche. Ils s’adressent prin­ci­pa­le­ment aux in­dé­pen­dants et aux PME qui n’emploient pas en per­ma­nence un comptable pro­fes­sion­nel et qui doivent par con­sé­quent réaliser ef­fi­ca­ce­ment une comp­ta­bi­lité, si possible le plus fa­ci­le­ment. Justement en utilisant ces logiciels de comp­ta­bi­lité, des personnes même sans savoir-faire comptable peuvent gérer et créer une comp­ta­bi­lité et cela de manière sécurisée.

La comp­ta­bi­lité sur le Cloud, ac­ces­sible via une ap­pli­ca­tion dans le na­vi­ga­teur Web est par­ti­cu­liè­re­ment efficace. Nous allons voir en détail quelles sont les ca­rac­té­ris­tiques d’un tel logiciel de gestion comptable et quel est son fonc­tion­ne­ment.

Pro­grammes de comp­ta­bi­lité comme ap­pli­ca­tion Web

Ces logiciels spé­cia­li­sés sim­pli­fient gran­de­ment la comp­ta­bi­lité. En utilisant un programme de comp­ta­bi­lité en ligne ou sur le Cloud sous la forme d’une ap­pli­ca­tion Web, vous pouvez éco­no­mi­ser beaucoup de temps et vous épargner de lourds efforts. Ceux qui réalisent la comp­ta­bi­lité générale (comp­ta­bi­lité fi­nan­cière) sur Internet ont accès aux données non seulement de n’importe où mais peuvent aussi réaliser di­rec­te­ment des opé­ra­tions comme la dé­cla­ra­tion préalable de TVA sur CA (chiffre d’affaire) ou effectuer des opé­ra­tions bancaires en ligne via le logiciel de fac­tu­ra­tion.

Mais le logiciel spé­cia­lisé en gestion comptable et fi­nan­cière est également utile dans de nombreux domaines dif­fé­rents. Tout ce dont vous avez besoin pour vos comptes en ligne est un programme adapté, un appareil connecté à Internet et une connexion cor­res­pon­dante sur le Web. Nous vous ex­pli­quons ci-dessous les fonctions prin­ci­pales d’un logiciel de comp­ta­bi­lité.

En­re­gis­trer et numériser des documents

Les pro­grammes de gestion comptable sont utiles parce qu’ils per­met­tent de regrouper toute votre comp­ta­bi­lité sur un seul programme. Avec un tel outil, il est possible de numériser des documents comme les reçus et les factures et de les ajouter dans votre propre compte. Il est ainsi aisé d’ajouter des documents per­ti­nents soit avec un scanner ou sim­ple­ment en prenant des photos avec votre Smart­phone. Le contenu est par la suite analysé par la re­con­nais­sance textuelle, ce qui signifie que vous n’avez même pas besoin de rentrer ma­nuel­le­ment de nombreux détails (par exemple la fac­tu­ra­tion, date et montant de la TVA etc.). Les in­for­ma­tions sont di­rec­te­ment intégrées dans votre compte et sont traités par le programme pendant le processus comptable (par exemple, pour le calcul au­to­ma­tique du revenu ex­cé­den­taire ou la dé­cla­ra­tion de la TVA).

L’avantage du logiciel de comp­ta­bi­lité sur le Cloud est la garantie et le grou­pe­ment des données de votre comp­ta­bi­lité fi­nan­cière : vos données sont stockées sur les serveurs du four­nis­seur, ce qui signifie que vous n’avez plus à vous soucier de sécuriser les documents. Avec l’aide de cette ap­pli­ca­tion comptable, vos documents sont prêts pour l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale.

Livre de caisse

Un livre de caisse doit contenir tous les paiements entrants et sortants. Le logiciel ré­per­to­rie au­to­ma­ti­que­ment les dépenses et les revenus des documents capturés, ainsi que les frais d’af­fran­chis­se­ment et les virements bancaires réalisés (si vous vous connectez à votre compte bancaire en ligne avec l’ap­pli­ca­tion, vous pouvez réaliser des trans­ferts di­rec­te­ment via le programme). Avec ce logiciel de gestion comptable il est très facile de réaliser un livre de caisse jour­na­lier ou mensuel.

Ce n’est pas seulement avan­ta­geux pour la comp­ta­bi­lité de votre en­tre­prise, ceci est aussi et surtout né­ces­saire pour la vé­ri­fi­ca­tion qui est effectuée par l’ad­mi­nis­tra­tion fiscale qui oblige de mettre à dis­po­si­tion un journal de caisse complet.

Calcul du revenu ex­cé­den­taire

Les PME, qui ne sont pas obligés de réaliser une comp­ta­bi­lité en partie double peuvent utiliser le calcul de revenu ex­cé­den­taire simplifié. Il fonc­tionne avec le principe des entrées et sorties. Le calcul au­to­ma­tique de toutes les dépenses et des revenus facilite la création de votre calcul du revenu ex­cé­den­taire. Tout comme pour le livre de caisse, son état est actualisé après chaque va­li­da­tion et il peut être consulté à tout moment.

Avec le calcul du revenu ex­cé­den­taire, vous pouvez voir sur une certaine période de temps la situation éco­no­mique de votre en­tre­prise : il suffit sim­ple­ment de définir la période et l’ap­pli­ca­tion vous présente votre bilan. Tous revenus et dépenses per­ti­nents sont affichés par le système et sont pris en compte dans le calcul de l’excédent de revenu. Il est évi­dem­ment possible de l’exporter ensuite en format PDF.

Dé­cla­ra­tion préalable de TVA sur CA

Les en­tre­prises en France doivent réaliser une dé­cla­ra­tion mensuelle. Toutes les en­tre­prises soumises à l’IS doivent télé-déclarer leur TVA en ligne sans condition de chiffre d’affaire minimal via le for­mu­laire 10963 ou CA3. Le logiciel de comp­ta­bi­lité est donc très pratique pour calculer et contrôler la dé­cla­ra­tion préalable de TVA sur CA. De plus, le programme sépare les dif­fé­rents taux de TVA. Enfin il est possible de modifier et de corriger toute dé­cla­ra­tion di­rec­te­ment via le programme.

Format DATEV et ex­por­ta­tion

Si un con­seil­ler fiscal contrôle et vérifie vos documents, il a gé­né­ra­le­ment besoin de votre bilan au format DATEV. Il s’agit en effet d’un format standard dans le milieu fiscal. Il peut être créé im­mé­dia­te­ment avec un logiciel de gestion comptable via la fonction d’ex­por­ta­tion.

Si ce fichier n’est pas suffisant pour votre con­seil­ler fiscal, et s’il souhaite avoir un aperçu plus ap­pro­fondi, il est possible de créer un accès sup­plé­men­taire à votre compte de comp­ta­bi­lité fi­nan­cière. Ainsi un logiciel  de comp­ta­bi­lité en ligne facilite con­si­dé­ra­ble­ment la coo­pé­ra­tion entre vous et votre con­seil­ler fiscal et permet aux deux parties de gagner du temps.

Con­clu­sion : une comp­ta­bi­lité sur le Cloud efficace et facile

Avec le bon logiciel, la comp­ta­bi­lité devient simple et facile à gérer. Nul besoin d’être comptable pour faire fonc­tion­ner les pro­grammes : grâce aux nom­breuses fonc­tion­na­li­tés pratiques, aux modèles et aux calculs au­to­ma­tiques des factures, même un novice peut ra­pi­de­ment maîtriser une comp­ta­bi­lité conforme aux règles ju­ri­diques. Il est inutile de se soucier de la mise à jour des logiciels ; en effet, les four­nis­seurs y veillent. Tout ce que vous avez à faire est d’ouvrir l’ap­pli­ca­tion dans un na­vi­ga­teur et de toujours tra­vail­ler avec la dernière version du programme.

De plus, un logiciel de comp­ta­bi­lité sur Internet sert aussi de sau­ve­garde pour vos documents. Vos données sont en effet en sécurité sur les serveurs du four­nis­seur et vous pouvez y accéder via Internet en quelques clics sim­ple­ment. La fonc­tion­na­lité du Cloud permet non seulement d’obtenir un aperçu actualisé des finances de votre en­tre­prise, mais aussi de trans­fé­rer et d’ajouter de nouveaux documents en prenant des photos avec un Smart­phone. Grâce à la re­con­nais­sance textuelle, une grande partie des in­for­ma­tions est di­rec­te­ment trans­fé­rée et traitée par le système.

Un programme Web de comp­ta­bi­lité peut créer au­to­ma­ti­que­ment des bilans et vous pouvez sim­ple­ment les té­lé­char­ger sous un document texte. Les fonctions comme la gé­né­ra­tion au­to­ma­tique du calcul du revenu ex­cé­den­taire, de la dé­cla­ra­tion préalable de la TVA ou encore l’in­té­gra­tion de vos comptes bancaires fa­ci­li­tent gran­de­ment la comp­ta­bi­lité. Un bon logiciel permet surtout d’éco­no­mi­ser un temps précieux de travail qui peut ainsi être consacré à d’autres tâches es­sen­tielles pour votre en­tre­prise.

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