Rédiger une pro­po­si­tion com­mer­ciale : les points d’attention

Les en­tre­prises ont besoin de remplir les carnets de commandes pour générer un revenu. Les pro­po­si­tions com­mer­ciales per­met­tent de répondre aux demandes des clients ou, dans le cadre d’une pros­pec­tion, d’attirer l’attention sur vos offres. Pour établir une pro­po­si­tion de manière écrite, il est important de faire attention à quelques im­pé­ra­tifs : cette dernière va en effet cons­ti­tuer la base de la relation com­mer­ciale entre vous et vos clients.

Il est in­dé­niable que le critère majeur qui va pousser à adhérer à une offre ou à s’en détourner va être son rapport qualité-prix. Néanmoins, il est possible d’augmenter vos chances de conclure une tran­sac­tion en formulant finement votre pro­po­si­tion, et en suivant quelques conseils sur le contenu, la structure et les for­mu­la­tions de votre offre. Un document précis et structuré de manière claire permet de véhiculer une image pro­fes­sion­nelle et augmente les pro­ba­bi­li­tés que votre in­ter­lo­cu­teur se décide pour votre pro­po­si­tion.

Rédiger une pro­po­si­tion com­mer­ciale fait partie du quotidien de nom­breuses en­tre­prises. Les in­dé­pen­dants aussi dans leur grande majorité doivent formuler des offres. En effet, en éta­blis­sant une pro­po­si­tion com­mer­ciale, le but est de remplir son carnet de commandes et d’assurer ainsi ses revenus. Il s’agit de la pierre angulaire de toute activité. Par con­sé­quent, il est opportun de créer des modèles pour optimiser vos chances de réussir dans votre démarche. Soumettre une offre écrite va vous permettre de vous assurer la meilleure des sécurités ju­ri­diques. Con­trai­re­ment à l’accord oral, elle permet de clarifier tous les aspects de la tran­sac­tion et de pouvoir s’y référer for­mel­le­ment. En effet, cela permet de se mettre d’accord de manière bien plus formelle que par un accord oral. En règle générale, une offre va être factuelle et va viser à préciser les services et les coûts. C’est essentiel car l’offre va cons­ti­tuer la base du contrat d’achat final qui sera scellé entre l’acheteur et vous. Le contrat sera seulement conclu une fois l’offre adoptée, la commande cor­res­pon­dante passée, et enfin la con­fir­ma­tion de commande délivrée.

Avant d’établir une offre, il est important de com­mu­ni­quer avec son client potentiel. Une dis­cus­sion orale est en effet plus simple et plus rapide que de négocier les con­di­tions de l’offre par écrit. Cet échange direct vous permet en outre de com­prendre plus fa­ci­le­ment les besoins et désirs de vos clients et donc par la suite de les con­vaincre. Autre avantage il est toujours possible d’offrir un meilleur parcours client, appelé également customer journey.

Si vous en êtes à aborder les détails de l’offre avec votre client, la con­clu­sion d’un accord semble palpable. Cela indique en effet que le client est réel­le­ment en train de con­si­dé­rer votre offre. Pour augmenter vos chances, il est important de répondre à ses demandes et souhaits de la manière la plus ex­haus­tive possible en vous demandant tout d’abord à quoi votre offre peut lui servir. Quel produit ou service cor­res­pond le mieux à ses attentes ? Par ailleurs, les con­di­tions générales vont jouer un grand rôle, en dé­fi­nis­sant entre autres les con­di­tions fi­nan­cières et les délais de commande pour votre par­te­naire com­mer­cial. Vous pouvez alors rédiger une pro­po­si­tion at­trac­tive calibrée pour lui, avec des arguments solides pour le con­vaincre que votre offre est la meilleure des options.

Il est donc né­ces­saire de dresser une vue d’ensemble des aspects im­por­tants de la commande. Elle vous permettra de trouver plus fa­ci­le­ment des arguments dé­ter­mi­nants qui pous­se­ront vos clients vers l’acte d’achat. De plus, cet aperçu, qui peut être con­cré­tisé sous forme de liste, peut vous aider à struc­tu­rer votre offre de manière logique. Pour vous aider, les questions suivantes peuvent vous orienter dans votre démarche :

• Pourquoi mon client a-t-il besoin de ce produit ou service? Quel est son objectif ?
• Quels avantages pouvez-vous offrir à votre client et comment se démarquer de la con­cur­rence ?
• Quelle est la durée de validité de votre offre ?
• Le client doit-il s’attendre à des coûts sup­plé­men­taires à venir ?
• Quel mode de paiement est le plus judicieux : paiement comptant, échéances ou dates clés suivant l’avan­ce­ment du projet ?

Grâce à ces éléments centraux, vous pouvez commencer à rédiger votre offre.

En principe, le texte sert à in­tro­duire votre offre au client. Mettez ici en valeur les avantages et les aspects positifs de votre pro­po­si­tion com­mer­ciale. Le but est de con­vaincre vos clients po­ten­tiels que leur commande sera dans les meil­leures mains chez vous.

Essayez de trouver au moins une grande ca­rac­té­ris­tique qui va permettre de dis­tin­guer votre offre. Pour les produits, vous pouvez attirer l’attention par exemple sur la qualité des matériaux, le trai­te­ment ou encore les con­di­tions de pro­duc­tion. En ce qui concerne les services, vous pouvez men­tion­ner la prise en charge que vous proposez si elle s’avère par­ti­cu­liè­re­ment con­vain­cante, ou encore souligner la dis­po­ni­bi­lité constante du service client.

Si votre produit a suscité des com­men­taires ou des avis clients, vous pouvez les citer dans votre offre (en spé­ci­fiant les noms, l’en­tre­prise et la position de la personne). Le ton de la pro­po­si­tion ne doit toutefois pas être élogieux. Les exemples servent sim­ple­ment à montrer à vos clients que d’autres personnes ont déjà opté pour votre solution.

Trouvez des arguments forts pour faire adhérer votre client potentiel. Il est judicieux de s’attaquer sans détours aux besoins in­di­vi­duels de vos clients et d’éviter d’utiliser un jargon technique : le contenu doit rester com­pré­hen­sible pour tous. Les ré­pé­ti­tions sont par ailleurs à éviter à tout prix, car elles pour­raient témoigner de la faiblesse de vos propos.

Afin que la relation com­mer­ciale démarre sur de bonnes bases, il est important de bien nommer les contenus et d’être minutieux.

• La précision avant tout : décrivez vos produits ou services de la manière la plus exacte possible afin qu’il n’y ait pas de ma­len­tendu. Si votre offre est limitée dans le temps, indiquez clai­re­ment la période.
• Quantité et prix : les délais et coûts ne sont pas toujours donnés clai­re­ment dans les offres. Si vous octroyez une réduction à votre client ou un autre avantage (une baisse de prix est toujours bien perçue), confirmez-le par écrit et mettez-le en valeur (en barrant par exemple le prix initial au profit du nouveau montant). De même, spécifiez clai­re­ment et sim­ple­ment les coûts ad­di­tion­nels éventuels auxquels le client peut s’attendre à devoir assumer par la suite. Il est inutile de réserver des mauvaises surprises à votre client et d’entacher de cette manière votre relation.
• Délais de pro­duc­tion et de livraison : indiquez le temps né­ces­saire pour fabriquer le produit et le livrer. Si vous ne pouvez pas estimer clai­re­ment le délai car il s’agit d’un projet de long terme, parlez-en di­rec­te­ment au client et essayez de trouver une solution d’un commun accord.
• Coûts de livraison et d’emballage : les coûts d’envoi doivent également être ex­pli­cites. Profitez de cette mention pour spécifier notamment le type d’envoi.
• Frais annexes de gestion : si vous devez vous rendre chez le client ou passer une nuit dans une ville spé­ci­fique générant des frais sup­plé­men­taires, vous pouvez détailler ces derniers dans votre offre afin qu’ils soient pris en charge par le client.
• Con­di­tions de paiement : il est fortement re­com­mandé de fixer une date de paiement et un moyen de paiement. Pour les projets de long terme, il est possible de détailler les étapes du projet et les montants cor­res­pon­dants à régler.
• Con­di­tions générales et tribunal compétent en cas de litige : si votre en­tre­prise dispose de CGV, joignez-les à votre offre. Il est pré­fé­rable de répéter toutefois les con­di­tions s’ap­pli­quant spé­ci­fi­que­ment à votre offre dans le corps de texte de l’offre. Par ailleurs, vos con­di­tions générales de vente doivent clai­re­ment établir le tribunal qui sera compétent si vous vous retrouvez confronté à un litige avec le preneur.
• Lieu d’exécution, réserve de propriété, droit d’uti­li­sa­tion du produit final : indiquez clai­re­ment où la commande est effectuée et quand le preneur sera en pleine pos­ses­sion de la commande (ce qui est souvent après paiement intégral).
• Procédure en cas de problème (mauvaise livraison, défaut de paiement…) : même sans mauvaise intention de la part de l’acheteur, les com­pli­ca­tions peuvent très vite arriver. C’est pourquoi, il est né­ces­saire de stipuler des clauses formelles pour définir les obli­ga­tions des deux parties.

Si établir un devis solide prend du temps, le travail en vaut toutefois la peine, car il pourra servir de modèle pour toutes les autres offres à venir. La structure globale pourra en effet être reprise et seuls les éléments relatifs à votre client et à sa demande devront être adaptés. N’ayez donc pas peur de passer beaucoup de temps sur votre première mouture. Vous aurez ensuite un modèle à portée de main qu’il vous suffira de per­son­na­li­ser. Vous con­sa­cre­rez ensuite votre temps uni­que­ment à cus­to­mi­ser l’offre pour votre client, ce qui est néanmoins essentiel pour la réussite de votre tran­sac­tion.

Afin de gagner du temps, vous pouvez partir d’exemples dis­po­nibles sur Internet. Notre Digital Guide propose des modèles : en effet, vous trouverez dans notre article dédié aux pro­po­si­tions com­mer­ciales pro­fes­sion­nelles, des modèles à té­lé­char­ger gra­tui­te­ment (en format Word ou Excel).

Les éléments cons­ti­tuant votre pro­po­si­tion com­mer­ciale sont limités ; il est donc important de ne pas être hors sujet et de ne pas s’égarer. La liste ci-dessous rappelle les points clés de la démarche pour s’assurer de ne pas passer à côté du but recherché :

• Répondre au mieux aux besoins et désirs du client ainsi qu’à son intérêt pour la commande.
• Faire ap­pa­raître les avantages de l’offre et se dis­tin­guer ainsi de la con­cur­rence.
• Clarifier chaque aspect et permettre à tout in­ter­lo­cu­teur de com­prendre l’offre sans ambiguïté, en restant le plus concis possible.
• S’adresser per­son­nel­le­ment à son in­ter­lo­cu­teur afin qu’il se sente concerné et non noyé dans une masse.
• Indiquer le prix avec et sans taxes.
• Spécifier la durée de validité de l’offre.
• S’assurer de la justesse de toutes les in­for­ma­tions, données et chiffres inscrits afin de pouvoir affirmer que chaque détail est valide.

L’une des grandes qualités requises pour concevoir une offre est la réac­ti­vité : plus vous rédigez ra­pi­de­ment votre pro­po­si­tion com­mer­ciale et plus vous aurez de chances que votre travail soit ré­com­pensé. Dans l’idéal, l’offre doit être envoyée au client dans les 24 heures qui suivent sa demande.

A la suite de l’envoi, il est avisé de laisser du temps à votre des­ti­na­taire pour qu’il puisse la con­si­dé­rer et prendre sa décision. Etre insistant ou pressant pourrait le dissuader à accepter votre offre. Si vous n’avez toujours pas de retour après un certain temps, contactez l’in­ter­lo­cu­teur clé de la tran­sac­tion. Le temps né­ces­saire avant de relancer un client, afin de ne pas paraître trop pressant, dépend du type de commande (laps de temps fréquent : 1 à 2 semaines).

Si votre offre a été refusée, essayez d’en connaître les raisons. Souvent, le prix est dé­ter­mi­nant, mais un refus peut résulter de bien d’autres facteurs. Votre in­ter­lo­cu­teur n’acceptera pas toujours de vous donner les raisons de son refus. Vous pouvez par con­sé­quent faire vérifier votre offre par un œil externe (en masquant les in­for­ma­tions sensibles si besoin) qui vous permettra d’améliorer votre écrit pour les offres futures et d’augmenter vos chances de conclure des tran­sac­tions.

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