Comment planifier un projet : poser les bases pour la réussite de votre projet

En pratique, tout projet se doit d’être basé sur un plan de projet (également appelé plan de gestion de projet). Ce document regroupe l’in­té­gra­lité des plans né­ces­saires à une mise en œuvre efficace du projet. Il s’agit d’une feuille de route créée au début du processus par le res­pon­sable de projet et pouvant être plus ou moins détaillée en fonction des besoins.

Créer un plan de projet au préalable est re­com­mandé pour les projets de toutes en­ver­gures ou presque. En effet, lors de la création d’un plan de projet, vous répondez au­to­ma­ti­que­ment à la question suivante : « Comment puis-je atteindre l’objectif du projet, dans la mesure du possible sans risque, le plus ra­pi­de­ment possible et avec un minimum de moyens ? » La pla­ni­fi­ca­tion vous permet en outre d’anticiper les problèmes éventuels et d’imaginer des solutions possibles. Vous pouvez ainsi réagir ra­pi­de­ment si vous êtes ef­fec­ti­ve­ment confronté à des problèmes lors de la mise en œuvre.

Ce document peut également servir à informer des clients et des par­te­naires de projet. Avec un plan écrit, ces derniers disposent d’une vue d’ensemble des dif­fé­rentes étapes de travail et peuvent vérifier si la pla­ni­fi­ca­tion tient compte de tous leurs souhaits. Dans le cas contraire, vous aurez toujours la pos­si­bi­lité d’adapter la pla­ni­fi­ca­tion dans un délai rai­son­nable avant d’entamer la mise en œuvre effective du projet.

En général, un plan de projet est approuvé au­pa­ra­vant par les par­te­naires de projet et sert ainsi de base con­trac­tuelle pour la suite du processus. Par con­sé­quent, il doit être élaboré au début de la phase de pla­ni­fi­ca­tion.

Le plan écrit sert d’autre part au res­pon­sable de projet de support de travail et l’aide à ne pas perdre le fil du projet et à respecter les délais, ainsi que les budgets.

Le plan doit être aussi détaillé que possible de façon à permettre au res­pon­sable du projet, grâce à ce document, de trans­mettre sans dif­fi­culté sa tâche à un nouveau res­pon­sable de projet. Pour que ce dernier puisse se faire ra­pi­de­ment une idée générale, le plan de projet ne doit toutefois pas être surchargé d’in­for­ma­tions ac­ces­soires. La règle suivante s’applique : « aussi détaillé que né­ces­saire, aussi court que possible ».

Parmi les outils de pré­sen­ta­tion de ca­len­drier de projet les plus fré­quem­ment utilisés, on trouve la méthode des an­té­cé­dents, le pilotage par jalons et le diagramme de Gantt.

Une pla­ni­fi­ca­tion de projet simple, qui répond briè­ve­ment aux questions clés ci-dessus, peut être créée sans utiliser de logiciel complexe, par exemple sim­ple­ment à l’aide d’un tableau Excel ou de n’importe quel autre tableur.

Pour une pla­ni­fi­ca­tion plus complète, vous pouvez utiliser des logiciels de gestion de projet spé­ci­fiques, comme MS Project, ou des outils en ligne, tels que Smart­sheet, Trello ou Wrike pour la création des dif­fé­rents documents.

Un plan de projet efficace ne doit pas né­ces­sai­re­ment être complet. Sa qualité dépendra s’il couvre ou non les prin­ci­paux aspects de la pla­ni­fi­ca­tion de projet et des in­di­ca­tions fournies sur le moment où les phases du projet doivent commencer.

Une réunion de lancement devra être effectuée au préalable avec l’équipe de projet pour que la mise en œuvre se déroule le mieux possible. En votre qualité de res­pon­sable de projet, utilisez cette réunion afin de trans­mettre les in­for­ma­tions es­sen­tielles sur le projet à chaque membre de l’équipe, de définir les res­pon­sa­bi­li­tés et de choisir ensemble des méthodes et des outils pour la réa­li­sa­tion. Le meilleur plan de projet sera en effet inutile s’il n’est pas mis en œuvre de façon per­ti­nente.

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