E-re­cru­te­ment : pour une meilleure gestion des can­di­da­tures

Organiser son re­cru­te­ment en toute sim­pli­cité et pour tous les par­ti­ci­pants : tel est le but du e-re­cru­te­ment. De l’offre d’emploi à l’embauche finale en passant par le processus de can­di­da­ture, quelques sim­pli­fi­ca­tions peuvent avoir lieu aussi bien du côté du candidat que de l’en­tre­prise proposant le poste. Grâce au numérique, les processus complexes peuvent être sim­pli­fiés, lissés et accélérés. Pour cela, plusieurs types de re­cru­te­ment en ligne peuvent être utilisés.

Presque toutes les en­tre­prises sont, de temps à autre, à la recherche de nouveaux talents. Dans le meilleur des cas, l’en­tre­prise reçoit plusieurs can­di­da­tures, de qualités variables. Il s’agit alors de ne pas perdre le cap et de réagir de façon adaptée. Une bonne gestion des can­di­da­tures est donc né­ces­saire : il s’agit d’un système clair vous per­met­tant de gérer l’or­ga­ni­sa­tion des can­di­da­tures. Et ce n’est pas à prendre à la légère, car une mauvaise gestion pourrait se traduire par deux problèmes majeurs pour votre en­tre­prise :

1. Vous laisserez éven­tuel­le­ment passer les meilleurs candidats : si vous ne prenez pas de recul ou si vous réagissez trop lentement, il se peut que vous laissiez passer les plus grands talents et que vous fa­vo­ri­siez de ce fait la con­cur­rence.
2. Votre image pro­fes­sion­nelle peut être entachée : si vous ne vous comportez pas comme on peut l’attendre d’une en­tre­prise pro­fes­sion­nelle, votre ré­pu­ta­tion peut se dégrader. Les de­man­deurs d’emploi sont souvent mieux connectés les uns aux autres que l’on ne croît et la critique de votre procédure de can­di­da­ture aura tôt fait de se répandre dans le secteur.

Néanmoins, si vous procédez à une gestion efficace des can­di­da­tures, vous pouvez profiter d’avantages im­por­tants :

1. Économie de temps et réduction des coûts
2. Pro­tec­tion des données continue
3. Con­so­li­da­tion de la marque employeur

Une gestion des can­di­da­tures efficace passe par toutes les étapes du processus et est perçue comme un concept global. Planifiez votre gestion de manière à ce que chaque niveau s’imbrique di­rec­te­ment dans le suivant, créant ainsi un système efficace.

En premier lieu, il est né­ces­saire de publier une offre d’emploi per­ti­nente. S’il est essentiel de veiller à écrire un texte attrayant et adapté, il est également pri­mor­dial de le publier au bon moment. Publiez uni­que­ment l’offre d’emploi lorsque votre en­tre­prise et vous-même êtes prêts à effectuer l’in­té­gra­lité du processus de can­di­da­ture. Dans ce cadre, tenez également compte du carnet de commandes, des jours fériés et des vacances. Avant la pu­bli­ca­tion, vous devriez réfléchir aux canaux via lesquels vous souhaitez publier votre offre d’emploi.

Dès que l’offre est publiée, les premières can­di­da­tures ar­ri­ve­ront à votre en­tre­prise. Il est alors important d’être bien organisé afin de ne pas laisser passer des can­di­da­tures. Tenez compte du fait que les can­di­da­tures peuvent parfois arriver par des voies dif­fé­rentes : par voie postale ou par email et dans certains cas, à l’oral, selon vos spé­ci­fi­ca­tions et la structure de l’en­tre­prise. Pensez également à envoyer aux personnes in­té­res­sées par le poste un accusé de réception afin d’ouvrir la dis­cus­sion de façon précoce.

Si vous avez reçu toutes les can­di­da­tures et si le délai de can­di­da­ture est écoulé, vous pouvez commencer à faire le tri dans les lettres de mo­ti­va­tion et les cur­ri­cu­lum vitae. La sélection a gé­né­ra­le­ment lieu en plusieurs étapes, et un simple coup d’œil sur les for­ma­li­tés vous donne une première im­pres­sion sur les candidats à prendre en con­si­dé­ra­tion, et ceux que vous pouvez d’ores et déjà écarter. En les comparant au profil d’exigence, vous pouvez faire ressortir les personnes que vous sou­hai­te­riez recevoir pour un entretien. Si tout se passe bien, à l’issue des en­tre­tiens, vous devriez avoir trouvé une ou plusieurs personne(s) pour le poste.

Après avoir fait un tri, vous devez prendre contact avec toutes les personnes in­té­res­sées. En règle générale, vous avez divisé les candidats en trois ca­té­go­ries :

• les candidats qui ne répondent ab­so­lu­ment pas à vos attentes
• les candidats aux profils très in­té­res­sants, mais ne convenant pas au poste
• les candidats que répondent aux exigences du poste

Le dernier groupe est convié par vos soins à la prochaine étape du processus de can­di­da­ture (par exemple à un entretien d’embauche) ou reçoit une réponse positive pour le nouveau poste. Le premier groupe, en revanche, doit im­pé­ra­ti­ve­ment recevoir une réponse négative. Ne commettez pas l’erreur de ne donner aucune réponse aux candidats rejetés. D’une part, cela donne une mauvaise image de vous en tant qu’employeur, d’autre part, cela en­traî­nera pour vous une charge de travail sup­plé­men­taire, car une grande partie des personnes in­té­res­sées vous adressera des demandes de retour.

Le groupe du milieu est quant à lui composé de personnes ayant un profil et un CV in­té­res­sants, mais qui ne con­vien­nent pas au poste actuel. Vous souhaitez garder un œil sur ces personnes et les prendre en con­si­dé­ra­tion pour d’éven­tuelles futures offres d’emploi. Expliquez cette situation aux candidats et demandez-leur l’au­to­ri­sa­tion d’en­re­gis­trer leur can­di­da­ture dans votre « pool de talents ».

La gestion des can­di­da­tures peut être très complexe, en­traî­nant le risque d’être submergé. C’est pourquoi il est judicieux de réaliser l’in­té­gra­lité ou, tout du moins, des parties du processus à l’aide d’un logiciel. Un bon logiciel de gestion des can­di­da­tures aide à traiter les deux facettes du processus : les candidats et l’en­tre­prise. Les pres­ta­tions de re­cru­te­ment en ligne ont avant tout lieu au moment du re­cru­te­ment effectif, c’est-à-dire à l’occasion de l’offre d’emploi, de la gestion de la marque employeur et de la gestion des talents. L’objectif principal du e-re­cru­te­ment est par con­sé­quent d’attirer les meilleurs talents pour votre en­tre­prise. Le travail de gestion effectif n’est bien sûr pas en­tiè­re­ment mis de côté, mais joue un rôle moindre.

La plupart du temps, les mesures de e-re­cru­te­ment ont lieu sous la forme d’offres d’emploi. Certaines en­tre­prises utilisent toujours, ex­clu­si­ve­ment ou en com­plé­ment, des canaux hors ligne pour leur recherche de nouveaux talents (journaux, magazines ou affiches), mais la majorité des offres d’emploi est dis­po­nible sur Internet. Dans ce cadre, dif­fé­rents canaux peuvent être utilisés. Les sites d’emploi sont par­ti­cu­liè­re­ment appréciés des re­cru­teurs. Chaque en­tre­prise peut y publier ses offres d’emploi. Les cher­cheurs d’emploi ont ensuite la pos­si­bi­lité de trouver des offres qui leur con­vien­nent à l’aide de masques de recherche et des mé­ca­nismes de tri.

Bien que certains sites renvoient uni­que­ment à l’in­ter­lo­cu­teur, avec notamment ses coor­don­nées, d’autres offrent la pos­si­bi­lité de postuler di­rec­te­ment via le portail. En règle générale, aucun coût n’est engendré pour le candidat, mais les en­tre­prises doivent souvent payer des frais pour la pu­bli­ca­tion de l’offre. Certains sites d’emploi en ligne sont ouverts à toutes les en­tre­prises, tandis que d’autres sont spé­cia­li­sés dans des secteurs spé­ci­fiques.

Outre les sites d’emploi sur Internet, les réseaux sociaux sont toujours plus utilisés comme outils de recherche de talents. Le re­cru­te­ment via les réseaux sociaux permet de toucher des personnes qui ne fré­quen­tent pas les sites d’emploi en ligne, notamment parce qu’elles ne sont pas encore in­té­res­sées par un chan­ge­ment de poste. Pour ce faire, les en­tre­prises ont en premier lieu recours à des réseaux pro­fes­sion­nels tels que XING ou LinkedIn, mais Facebook ou Twitter per­met­tent également de trouver des employés. Dé­ter­mi­ner le bon canal dépend beaucoup du secteur et du type du poste vacant.

Le re­cru­te­ment via les réseaux sociaux utilise toutefois un autre domaine des RH : l’entretien de l’image. Les réseaux sociaux per­met­tent non seulement de procéder à des mesures marketing pour les con­som­ma­teurs, mais aussi d’en­tre­te­nir la marque employeur via une stratégie de réseaux sociaux. Ceci permet de rendre l’en­tre­prise plus at­trac­tive pour les nouveaux employés po­ten­tiels.

De plus en plus, le com­por­te­ment en ligne, et donc la manière de re­cher­cher un emploi, sont trans­po­sés sur les tablettes et les smart­phones : le re­cru­te­ment mobile devient ainsi de plus en plus fréquent. Cela commence par l’op­ti­mi­sa­tion de votre propre site Internet pour une uti­li­sa­tion mobile et se termine par des ap­pli­ca­tions spé­ci­fiques à l’en­tre­prise, qui peuvent être utilisées pour gérer l’in­té­gra­lité de la com­mu­ni­ca­tion avec les candidats. L’avantage est que l’on a toujours son smart­phone sur soi et que l’on peut réagir ra­pi­de­ment (des deux côtés). Par ailleurs, si on utilise un service push à l’aide d’une ap­pli­ca­tion cor­res­pon­dante proposant également des pla­te­formes d’emploi et de réseaux sociaux, cela permet d’informer les personnes in­té­res­sées même si elles ne cherchent pas spé­cia­le­ment à avoir des nouvelles.

Toutefois, le site Internet de l’en­tre­prise reste in­dis­cu­ta­ble­ment le premier outil pour les offres d’emploi. Les grandes en­tre­prises, en par­ti­cu­lier, leur dédient une rubrique « Carrière » sur leur site Internet. Cela peut même aller jusqu’à la création d’une pla­te­forme en ligne propre à l’en­tre­prise per­met­tant de traiter l’in­té­gra­lité de la gestion des can­di­da­tures. D’autres en­tre­prises n’ont pas installé un système aussi complet, mais tra­vail­lent avec un logiciel de gestion des can­di­da­tures.

Un système de gestion des can­di­da­tures basé sur un logiciel simplifie prin­ci­pa­le­ment la tâche du service RH pour ce qui est d’organiser l'in­té­gra­lité du processus de façon efficace et per­ti­nente. Il doit toutefois également permettre d’améliorer l’ex­pé­rience des personnes in­té­res­sées (appelée l'ex­pé­rience candidat) lors de la phase de can­di­da­ture. Dans le meilleur des cas, un tel logiciel présente chacune des étapes de la gestion des can­di­da­tures : de la pu­bli­ca­tion de l’offre d’emploi au dossier du personnel – ce qui relie une fois encore le système de gestion des can­di­da­tures aux autres systèmes du service RH.

La pu­bli­ca­tion et la gestion des offres d’emploi peuvent être la­bo­rieuses, en par­ti­cu­lier lorsque l’on publie l’annonce sur dif­fé­rents canaux afin d’avoir le plus d’effet possible. Cette tâche est prise en charge par un bon logiciel de e-re­cru­te­ment : à l’aide du logiciel, vous créez l’offre et la publiez en quelques clics sur les dif­fé­rents portails d’emploi, votre site Internet, votre page Carrière et par email. Dans le meilleur des cas, les visiteurs sont redirigés depuis ces canaux vers une fenêtre de can­di­da­ture. Les candidats peuvent y ren­seig­ner leurs données, charger leurs documents et, dans certains cas, associer leur profil de can­di­da­ture à un compte sur d’autres pla­te­formes comme LinkedIn.

Certains logiciels sont par ailleurs en mesure d’effectuer un parsing de CV (ou ex­trac­tion de CV). Chaque candidat dispose d’un CV qui lui est propre, avec une mise en page per­son­nelle et la plupart du temps en­re­gis­tré au format PDF. Afin de pouvoir tra­vail­ler de façon aussi efficace que possible en tant que recruteur dans un service RH, il est toutefois pré­fé­rable de spécifier un format unique à l’aide d’un masque de saisie. Ceci entraîne toutefois un travail sup­plé­men­taire pour les candidats, puisqu’ils doivent alors saisir à nouveau toutes les données dans le masque à partir du CV qu’ils ont mi­nu­tieu­se­ment conçu. Le parsing de CV simplifie cela : le logiciel extrait au­to­ma­ti­que­ment les in­for­ma­tions du document et les renseigne dans les champs cor­res­pon­dants. Le candidat doit ensuite sim­ple­ment vérifier qu’aucune erreur n’a été commise.

L’avantage du système de gestion des can­di­da­tures complet est que toutes les can­di­da­tures sont ensuite classées dans une base de données et n’ont pas à être re­grou­pées au même endroit. Il s’agit par ailleurs d’un masque stan­dar­disé, ce qui implique que chaque candidat utilise le même format. De cette façon, vous pouvez mieux vous y retrouver. Étant donné que les coor­don­nées sont également intégrées au système, il est ex­trê­me­ment simple d’envoyer des con­vo­ca­tions ainsi que des réponses positives ou négatives via le logiciel.

Étant donné que toutes les étapes sont gérées via le logiciel, une première sélection peut être effectuée via les al­go­rithmes. Grâce aux profils d’exigence préa­la­ble­ment créés, les can­di­da­tures peuvent être évaluées au­to­ma­ti­que­ment par le logiciel. Bien sûr, cela ne permet pas de supprimer en­tiè­re­ment la sélection per­son­nelle des candidats, les DRH doivent décider per­son­nel­le­ment quelle confiance ils accordent à l’al­go­rithme. Le tri ne peut toutefois pas faire de mal, tout du moins dans le cadre de la pré­sé­lec­tion.

Si vous avez choisi un candidat, de nom­breuses in­for­ma­tions sur ce dernier sont déjà nu­mé­ri­sées et peuvent être reportées dans le contrat de travail et le dossier personnel sans demander un effort con­sé­quent. D’autre part, il est possible d’en­re­gis­trer dans le pool de talents des candidats rejetés mais in­té­res­sants, et de les contacter dès qu’un poste adapté se libère. Un point doit ab­so­lu­ment être observé dans ce cadre : veillez à la pro­tec­tion des données ! D’une part, vous devez demander le con­sen­te­ment du candidat pour en­re­gis­trer du­ra­ble­ment ses données à caractère personnel. D’autre part, vous devez veiller à ce qu’aucun tiers n’ait accès aux données.

Ce système étendu permet un dernier avantage : comme toutes les étapes sont traitées à travers un même système, le processus peut être analysé dans son ensemble. Un bon logiciel de gestion des can­di­da­tures peut notamment se révéler utile pour mesurer la réussite de l’offre d’emploi. Combien de personnes ont consulté l’offre et combien d’entre elles ont décidé de postuler ? Une analyse des résultats de mesure peut fournir des in­for­ma­tions es­sen­tielles pour la création des offres d’emploi.

Si vous optez pour l’uti­li­sa­tion d’un logiciel de e-re­cru­te­ment, plusieurs solutions s’offrent à vous : soit vous choi­sis­sez un produit fini pouvant être utilisé dans les secteurs les plus divers, soit vous col­la­bo­rez avec un fabricant et faites concevoir un logiciel adapté à vos besoins per­son­nels. Étant donné que la seconde solution est, dans la plupart des cas, bien plus coûteuse, cette étape est plutôt destinée à des en­tre­prises de grande envergure. Par ailleurs, il faut déjà disposer d’une ex­pé­rience en e-re­cru­te­ment pour pouvoir décrire pré­ci­sé­ment ses propres exigences.

L’uti­li­sa­tion du e-re­cru­te­ment s’inscrit clai­re­ment dans la tendance. Les dif­fé­rentes mesures sont tantôt plus, tantôt moins ap­pli­quées dans la plupart des en­tre­prises. Une étude du site Monster a examiné l’uti­li­sa­tion des outils nu­mé­riques dans le cadre du re­cru­te­ment sur leur site. Cette étude montre notamment qu’en 2017, 54 % des visites vers leur site ont été ef­fec­tuées via un terminal mobile.

Dans le contexte du e-re­cru­te­ment, les chatbots sont un outil encore re­la­ti­ve­ment peu utilisé : la pos­si­bi­lité pour le candidat d’entrer dans une com­mu­ni­ca­tion directe (même si purement virtuelle et basée sur une in­tel­li­gence ar­ti­fi­cielle) avec l’en­tre­prise pourrait devenir une im­por­tante tendance à l’avenir. 50 % des candidats uti­li­se­raient une telle pos­si­bi­lité pour obtenir des in­for­ma­tions sur la can­di­da­ture via le chatbot. En revanche, seulement 2,8 % des en­tre­prises du top 1000 ré­pon­draient à cette demande à l’heure actuelle.

Certains pro­grammes, comme pymetrics, montrent ce que l’avenir du e-re­cru­te­ment nous réserve : une uti­li­sa­tion accrue de l’in­tel­li­gence ar­ti­fi­cielle et l’in­té­gra­tion d’une éva­lua­tion lo­gi­cielle. Dans ce cadre, le logiciel prend non seulement en charge la partie or­ga­ni­sa­tion­nelle de la gestion des can­di­da­tures, mais in­ter­vient également con­si­dé­ra­ble­ment dans le processus d’éva­lua­tion. Le candidat passe un test et le logiciel décide si la personne convient au poste vacant. Ce n’est évi­dem­ment pas une solution miracle, car on sait que même les al­go­rithmes ma­thé­ma­tiques peuvent avoir des préjugés. Les fa­bri­cants indiquent toutefois que ces facteurs d’influence jouent un rôle moins important que chez l’être humain, et que les al­go­rithmes peuvent être entraînés pour fournir un jugement plus neutre.

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