Comment mener un entretien d’embauche de la meilleure manière ?

L’entretien d’embauche est un moment décisif dans le processus de can­di­da­ture. En tant que recruteur, vous ne vous retrouvez plus uni­que­ment face à des données plus ou moins im­per­son­nelles du CV mais face à des personnes en chair et en os qui doivent être évaluées. Bien qu’il est possible de faire une pré­sé­lec­tion sur la base de critères tels que l’éducation, la qua­li­fi­ca­tion et les con­nais­sances spé­ci­fiques, il faut main­te­nant se faire une idée de la per­son­na­lité, la mo­ti­va­tion, les aptitudes com­mu­ni­ca­tion­nelles et l’attitude générale : c’est ce que l’on appelle les Soft Skills du candidat.

Si vous n’avez encore jamais mené d’entretien de re­cru­te­ment, vous pouvez ra­pi­de­ment faire des erreurs de débutant. Cela concerne par exemple le fait de se laisser in­fluen­cer par la sympathie et la bonne entente res­sen­ties avec les personnes en oubliant les questions décisives pour évaluer le candidat ou en laissant la con­ver­sa­tion se dérouler de manière in­con­trô­lée, de sorte qu’il devient difficile à la fin de comparer les candidats.

Notre guide pour mener un entretien de re­cru­te­ment vous aidera à éviter ces erreurs et à conduire l’entretien d’embauche de manière pro­fes­sion­nelle. Ainsi, vous pourrez à la fin choisir le candidat le mieux adapté à votre en­tre­prise.

Un entretien d’embauche doit vous aider, en tant qu’employeur, à trouver les meilleurs candidats possibles pour les postes vacants dans votre en­tre­prise. Vous ne devriez jamais perdre cet objectif de vue. Il ne s’agit pas uni­que­ment d’évaluer de manière neutre les candidats et de poser les bonnes questions, mais aussi de réussir à créer une at­mos­phère con­vi­viale lors de la dis­cus­sion, afin que les candidats se sentent à l’aise. Les con­di­tions im­por­tantes à cela sont, avant tout, une bonne pré­pa­ra­tion et un dé­rou­le­ment d’entretien clair et structuré.

De plus, il vous sera utile de tenir compte d’un ca­len­drier à l’avance, que vous garderez en tête au cours de l’entretien. Vous éviterez ainsi de faire durer trop longtemps certaines phases du re­cru­te­ment, ce qui vous obli­ge­rait à aborder les derniers points de manière trop rapide et su­per­fi­cielle car le prochain candidat attend déjà son tour. L’entretien d’embauche devrait durer en tout une heure maximum et idéa­le­ment 45 minutes. Cela aidera non seulement le candidat stressé mais vous également car vous devrez garder de l’énergie et du dynamisme pour tous les autres candidats qui suivent.

Le dé­rou­le­ment optimal d’un entretien d’embauche devrait s’articuler comme suit :

• Accueil du candidat et pré­sen­ta­tion (5 minutes)
• Entretien avec le candidat (15 à 20 minutes)
• Pré­sen­ta­tion de l'en­tre­prise (5 à 10 minutes)
• Questions (10 minutes)
• Clôture de l‘entretien (5 minutes)

Si vous menez un entretien de re­cru­te­ment sans aucune pré­pa­ra­tion, le candidat le re­mar­quera tout de suite, notamment lorsque vous lui poserez des questions sur certaines données ou con­nais­sances qui sont clai­re­ment indiquées dans le dossier de can­di­da­ture. Cela vous mettra non seulement dans une position dé­sa­gréable mais fera aussi du tort à votre en­tre­prise, en par­ti­cu­lier lorsque des candidats hautement qualifiés aban­don­nent parce qu'ils ne se con­si­dè­rent pas suf­fi­sam­ment estimés et leurs com­pé­tences pas suf­fi­sam­ment ap­pré­ciées à leur juste valeur.

Une mauvaise or­ga­ni­sa­tion et un dé­rou­le­ment chaotique donne une mauvaise image de vous en tant qu’employeur : évitez ab­so­lu­ment des erreurs or­ga­ni­sa­tion­nelles telles que :

• Le personnel à l’accueil n’est même pas informé de l’entretien d’embauche
• Le candidat doit attendre longtemps avant que l’entretien ne commence
• Vous n’avez pas le dossier de can­di­da­ture de la personne concernée sous les yeux
• La salle prévue pour l’entretien a déjà été réservée et l’entretien doit donc être in­ter­rompu

Accordez-vous alors suf­fi­sam­ment de temps pour la pré­pa­ra­tion. Lisez avec beaucoup d’attention les dossiers de can­di­da­ture reçus et prenez des notes, afin de vous rappeler des in­for­ma­tions les plus im­por­tantes lors de la con­ver­sa­tion. Cela vaut aussi pour les points qui posent question comme des blancs dans le CV ou des thèmes qui vous in­té­res­sent, par exemple pourquoi le candidat s’est décidé pour une place de travail précise, un certain domaine d’étude…etc. Tout cela montre que vous avez lu at­ten­ti­ve­ment sa can­di­da­ture et vous in­té­res­sez réel­le­ment au candidat.

Quelques heures avant l’entretien, vérifiez encore une fois les aspects relatifs à l’or­ga­ni­sa­tion. Cela comprend le rappel de l’entretien à tous les collègues concernés, la ré­ser­va­tion et pré­pa­ra­tion de la salle de réunion, ainsi que la mise au courant du personnel à l’accueil, de sorte que le candidat puisse être accueilli comme il se doit (et dans le meilleur des cas salué par son nom).

Si vous êtes recruteur, nul besoin de stresser pour l’entretien. Même si vous n’avez pas beaucoup d’ex­pé­rience, vous pouvez mener à bien l’entretien de re­cru­te­ment grâce à une bonne pré­pa­ra­tion et une attitude confiante. Attention cependant, une attitude confiante ne signifie pas que vous devez prendre le candidat de haut et lui parler de manière sèche. Vous devez, au contraire, traiter le candidat de manière res­pec­tueuse. Cela démontre votre pro­fes­sion­na­lisme et votre ex­pé­rience dans la manière de vous comporter avec vos (futurs) employés.

Par ailleurs, il vous sera également utile de vous rappeler de vos propres en­tre­tiens d’embauche, vous souvenir de votre propre état de nervosité et de ce que la personne a fait pour vous mettre plus à l’aise. Si vous prenez cela en compte lors des phases de l’entretien de re­cru­te­ment, le candidat le cons­ta­tera et com­pren­dra qu’il ne s’agit pas uni­que­ment d’un processus de sélection au­to­ma­tisé mais que vous souhaitez rendre la situation aussi agréable que possible pour lui.

Ac­cueil­lez le candidat avec un visage ouvert, amical et souriant et laissez-le pour un court instant dans la salle de réunion afin qu’il s’y sente un peu plus à l’aise avant de commencer l’entretien de re­cru­te­ment. Pour qu’il n’y ait pas de silence gênant, débutez la con­ver­sa­tion par du small talk en posant par exemple des questions sur le trajet, l’im­pres­sion sur la ville (si le candidat vient ex­pres­sé­ment dans votre région) ou des remarques sur la météo. Cela l’aidera à s’ac­cli­ma­ter et à faire baisser un peu la pression avant de débuter l’entretien.

Présentez ensuite les autres par­ti­ci­pants avec leur nom et leur fonction dans l’en­tre­prise en guise de tran­si­tion vers l’entretien. À ce stade, il est re­com­mandé d’expliquer briè­ve­ment pourquoi les autres personnes par­ti­ci­pent à l’entrevue et quelle sera leur relation hié­rar­chique avec le candidat si celui-ci obtient le poste.

En vous com­por­tant de manière calme et détendu, la tension retombera également chez le candidat.

Main­te­nant, l’entretien d’embauche peut enfin commencer. En tant que recruteur, vous souhaitez savoir pourquoi le candidat s’intéresse au poste et quelles com­pé­tences il peut apporter au sein de l’en­tre­prise. N’oubliez pas non plus de demander au candidat comment il imagine son futur travail et quelle est sa dé­fi­ni­tion d’un bon employeur. Le but est que chaque partie apprenne à mieux se connaître. Il vaut mieux découvrir à ce stade que vous ne pouvez pas répondre aux attentes de l’autre plutôt que de pester plus tard à cause d’une mauvaise décision.

Cette partie peut ra­pi­de­ment dégénérer en un simple jeu de questions-réponses (ou un contre-in­ter­ro­ga­toire s'il y a plusieurs par­ti­ci­pants). Essayez de créer un flux de con­ver­sa­tion aussi naturel que possible en répondant aux réponses du candidat après une ou deux questions in­tro­duc­tives et en orientant l'en­tre­tien dans la direction souhaitée, avec des questions spé­ci­fiques et plus ap­pro­fon­dies.

Main­te­nant, c’est à votre tour de présenter l’en­tre­prise plus en détail et de donner au candidat une idée de son futur travail. Ne vous perdez pas dans des mo­no­logues relatifs à l’histoire de l’en­tre­prise ou la liste d’in­for­ma­tions fa­ci­le­ment trou­vables sur le site Web de l’en­tre­prise.

Ré­flé­chis­sez à l’avance à l'in­for­ma­tion qui est im­por­tante pour le candidat et con­cen­trez-vous sur l’im­por­tance du poste à pourvoir. Expliquez briè­ve­ment le rôle potentiel du candidat au sein de l’équipe, avec quels services il tra­vail­le­rait, quelles seraient ses pers­pec­tives d’évolution et, dans la mesure du possible, comment son action s’ins­cri­rait dans les objectifs globaux de l’en­tre­prise.

Enfin, essayez de donner au candidat une image aussi réaliste que possible des activités quo­ti­diennes de la société. Vous éviterez ainsi les dé­cep­tions et les in­sa­tis­fac­tions qui peuvent devenir un fardeau pour les collègues et em­poi­son­ner une ambiance de travail au sein de l’équipe.

Le candidat peut main­te­nant poser les questions qu’il souhaite. Ici aussi, il est important d’être le plus ouvert et honnête possible, tant que vous ne divulguez aucun secret d’en­tre­prise.

Sachez que les questions d'un candidat peuvent aussi mettre le doigt sur les problèmes de l'en­tre­prise. Préparez-vous alors en con­sé­quence en con­sul­tant à l’avance vos collègues et su­pé­rieurs sur la façon de réagir à ces questions et, pour y répondre sans mentir au candidat.

Une fois que toutes les questions du candidat ont été répondues, décrivez briè­ve­ment le dé­rou­le­ment de la procédure à suivre. Indiquez une période ap­proxi­ma­tive de temps pour un retour par email ou téléphone suite à l’entretien et clarifiez les con­di­tions les plus im­por­tantes pour le contrat de travail. Cela comprend la date d’entrée en poste la plus proche possible, les attentes sa­la­riales, les jours de vacances et le type de contrat (déterminé ou in­dé­ter­miné).

Remerciez ensuite le candidat pour son temps et l’entretien et ac­com­pag­nez-le jusqu’à la porte.

Si un poste vacant est à pourvoir, vous devrez pro­ba­ble­ment non seulement mener un entretien de re­cru­te­ment, mais aussi inviter un grand nombre de candidats po­ten­tiels. Si le processus de sélection dure plusieurs semaines, les souvenirs des premiers en­tre­tiens peuvent s’estomper ou des détails im­por­tants peuvent être oubliés.

Afin de pouvoir faire un choix pertinent après un certain temps, vous devriez préparer vos notes après chaque entrevue et, si possible, les trans­fé­rer dans des fiches d’éva­lua­tion nor­ma­li­sées qui fa­ci­li­tent la com­pa­rai­son de tous les candidats.