Plan de roulement gratuit : modèle Excel à té­lé­char­ger

Dans les en­tre­prises avec un travail par roulement, un plan d’af­fec­ta­tion est pri­mor­dial pour bien gérer ses effectifs. Il présente en effet deux avantages majeurs : il fournit aux employés une vue d’ensemble de leurs heures de travail, tout en aidant l’employeur dans ses tâches de routine telles que la do­cu­men­ta­tion des heures heb­do­ma­daires et le calcul des salaires.

Cependant, les logiciels pro­fes­sion­nels pour la pla­ni­fi­ca­tion des rou­le­ments peuvent coûter très chers tandis que de créer un plan heb­do­ma­daire ou mensuel dans Excel soi-même peut requérir beaucoup de temps et d’efforts. Utilisez donc notre modèle Excel de plan de roulement gratuit, qui est prêt à l’emploi en quelques étapes simples.

Les plans d’af­fec­ta­tion doivent répondre à certaines exigences de contenu et de con­cep­tion afin de garantir que chaque employé est au bon endroit au bon moment.

Tout d’abord, votre plan de roulement doit contenir les in­for­ma­tions les plus im­por­tantes con­cer­nant vos salariés : il doit être visible en un coup d’œil pour quelle semaine le plan s’applique et à quelles heures tel ou tel collègue est affecté à un poste. Il est donc logique de se con­cen­trer uni­que­ment sur l’essentiel. Cela permet de réduire le risque que le plan d’af­fec­ta­tion ne soit pas compris et que vous finissiez par manquer de personnel.

En tant qu’employeur ou pla­ni­fi­ca­teur d’équipes, il est également pratique de pouvoir voir di­rec­te­ment à partir du plan de roulement combien d’heures un employé a travaillé cette semaine, et quel salaire cela induit. Les plans de roulement Excel sont par­ti­cu­liè­re­ment adaptés à cette fin, car ils offrent la pos­si­bi­lité de calculer au­to­ma­ti­que­ment des données quan­ti­ta­tives telles que les heures heb­do­ma­daires et les salaires.

Moins d’in­for­ma­tions permet gé­né­ra­le­ment une meilleure vue d’ensemble. Les lignes et colonnes vierges, les dif­fé­rentes tailles de police et les couleurs sont utilisées pour une bonne structure. À l’aide de ces outils et d’autres éléments de con­cep­tion, votre liste sera plus explicite pour l’uti­li­sa­teur. Vous pouvez notamment ajouter une légende qui explique la sig­ni­fi­ca­tion des marqueurs de couleur.

Les plans de roulement doivent répondre à certaines exigences légales. En tant qu’employeur, vous êtes libre de décider quand et à quel poste vous voulez employer tel ou tel employé, mais vous devez tenir compte des exigences légales et du contrat de travail ainsi que des intérêts et besoins de votre personnel. Si vous avez besoin de rattraper un retard, il vaut la peine de jeter un coup d’œil au Code du travail.

Vous pouvez té­lé­char­ger gra­tui­te­ment le modèle du plan de roulement Excel à partir de ce lien :

Nous vous ex­pli­quons ci-dessous comment vous pouvez adapter et utiliser le modèle pour vos propres besoins.

Le modèle Excel té­lé­char­geable répond déjà à toutes les exigences d’un plan de roulement pro­fes­sion­nel : il se limite à l’essentiel et contient les in­for­ma­tions im­por­tantes. En outre, il est clai­re­ment structuré et reste vi­suel­le­ment agréable.

Si vous n’aimez pas le design, vous pouvez l’adapter à vos pré­fé­rences : par exemple en modifiant la largeur des colonnes, en utilisant le bouton « Couleur de rem­plis­sage » de l’onglet « Accueil » pour séparer clai­re­ment les zones de tableau les uns des autres etc. Les ca­rac­tères gras ainsi que les dif­fé­rents types de polices et tailles peuvent également être utiles pour la vue d’ensemble. Le côté droit du modèle vous offre aussi beaucoup d’espace : soit pour des com­men­taires sup­plé­men­taires, soit pour donner de l’espace à votre tableau en insérant des colonnes vides.

Bien entendu, vous êtes également libre de modifier la structure du modèle du plan de roulement Excel lui-même. Toutefois, nous vous re­com­man­dons de conserver la dis­tri­bu­tion cel­lu­laire telle quelle. Autrement, les formules pour le calcul des effectifs, les heures heb­do­ma­daires et les salaires pour­raient dys­fonc­tion­ner. Si vous avez encore besoin d’effectuer des réglages, vous devez d’abord vous fa­mi­lia­ri­ser avec la fonction NB.SI ou SI-ALORS d’Excel. Vous pouvez également suivre les étapes décrites ci-dessous.

Comme vous pouvez le constater, certains noms ont déjà été saisis dans le modèle Excel du plan de roulement pour exemple. Si vous cliquez sur l’un des noms du plan heb­do­ma­daire, vous re­mar­que­rez qu’une petite flèche apparaît à côté de la cellule cor­res­pon­dante. En cliquant dessus, un menu déroulant s’ouvre et vous pouvez sé­lec­tion­ner les dif­fé­rents salariés pour les affecter à une équipe. De cette façon, vous n’avez pas à entrer ma­nuel­le­ment les noms des salariés de votre équipe à chaque saisie.

Chaque menu déroulant est relié à la liste des col­la­bo­ra­teurs au bas du modèle. Si vous modifiez les noms dans la liste, les noms dans les menus dé­rou­lants sont mis à jour en con­sé­quence. De cette façon, vous pouvez remplacer les salariés fictifs que nous avons entrés par les noms de vos propres col­la­bo­ra­teurs. Si vous employez plus de personnes que dans le modèle, il sera né­ces­saire de compléter le menu. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Inscrivez tous les noms de vos employés dans la colonne « Liste des employés ». Rappelez-vous que l’ordre des noms affectera l’ordre dans les menus dé­rou­lants.
2. Cliquez main­te­nant sur n’importe quelle cellule libre de votre plan de roulement.
3. Cliquez sur le bouton « Va­li­da­tion des données » sous l’onglet « Données » du menu. Un menu con­tex­tuel s’ouvre.
4. Dans l’onglet « Options », sé­lec­tion­nez « Liste » sous « Autoriser ».
5. Décochez la case « Ignorer si vide », mais ne touchez pas la coche « Liste dé­rou­lante dans la cellule ».
6. Cliquez main­te­nant sur le bouton disposé à côté de la boîte de dialogue « Source ».
7. Sé­lec­tion­nez votre liste d’employés avec la souris. Celle-ci est main­te­nant définie comme la source de vos menus dé­rou­lants et affichée dans la boîte de dialogue cor­res­pon­dante avec une formule qui pourrait res­sem­bler à la suivante : =$C$35:$C$42. Vous pouvez également saisir la plage source ma­nuel­le­ment.
8. Dans l’onglet « Message de saisie », décochez la case « Quand la cellule est sé­lec­tion­née ». Faites de même avec la case « Quand des données non valides sont tapées » dans l’onglet « Alerte d’erreur ».
9. Cliquez sur « OK ».

Vous avez créé un nouveau menu déroulant qui est lié à votre liste d’employés et qui sim­pli­fiera gran­de­ment votre or­ga­ni­sa­tion du roulement de travail. Vous devez main­te­nant ajuster le mode de calcul au bas du modèle Excel. Le pa­ra­graphe suivant explique comment procéder.

Les fonctions mises en sur­bril­lance au bas du modèle Excel visent également à sim­pli­fier votre pla­ni­fi­ca­tion des af­fec­ta­tions du personnel grâce à un calcul au­to­ma­tique du nombre d’échéances, des heures heb­do­ma­daires et du salaire brut de vos salariés. Si, par exemple, vous vous in­té­res­sez au plan de roulement de Anne-Marie, ses heures sont au­to­ma­ti­que­ment comp­ta­bi­li­sées et ajustées (dans l’exemple, 4 rou­le­ments de 8 heures chacun cor­res­pon­dent à une valeur totale de 32 heures par semaine). Selon le salaire horaire brut que vous avez saisi dans la colonne dédiée à Anne-Marie, Excel calcule le salaire que vous devez lui payer dans la dernière colonne.

Si vous avez ajouté des noms sup­plé­men­taires à votre liste de salariés à l’étape pré­cé­dente, vous devrez ajouter des formules de calcul. Les exemples suivants peuvent vous servir de guide :

• Excel calcule le nombre de ré­par­ti­tions à l’aide de la formule =NB.SI. Le calcul pour Anne-Marie est par exemple : =NB.SI(C7:I30;C35). Cela indique au tableur : « Si l’entrée C35 (Anne-Marie) apparaît pour les cellules de C7 à I30, alors il doit y avoir comp­ta­bi­li­sa­tion ». Si vous ajoutez un autre employé à la ligne 42, la formule doit devenir =NB.SI(C7:I30;C42) et ainsi de suite.
• Dans notre exemple de plan d’af­fec­ta­tion, les rou­le­ments de 8 heures s’ap­pli­quent. Pour calculer le nombre total des heures d’Anne-Marie dans la semaine, il suffit de mul­ti­plier le nombre de ré­par­ti­tion par 8. La formule cor­res­pon­dante est la suivante : =D35*8. Pour le nouveau salarié mentionné plus haut, la formule serait donc =D42*8.
• Excel calcule le salaire brut de la même manière. Par exemple, vous pouvez saisir la formule =E42*F42.

Votre modèle de plan de roulement est main­te­nant en­tiè­re­ment adapté et peut être utilisé pour votre future dé­ploie­ment du personnel.

Ce qui est pratique avec un modèle de plan de roulement Excel, c’est que vous pouvez l’utiliser tout au long de l’année sans avoir à créer une nouvelle table à chaque fois. Vous pouvez donc sim­ple­ment en­re­gis­trer un nouveau fichier.xlsx pour chaque nouvelle semaine ouvrable. Toutefois, il est judicieux de créer plutôt de nouvelles feuilles de calcul dans ce même classeur Excel et de copier le modèle de plan de roulement di­rec­te­ment dans la nouvelle plage. Cela vous permet d’avoir une meilleure vue d’ensemble mais aussi de regrouper des données heb­do­ma­daires pour faire des calculs mensuels.

Copier votre modèle de plan de roulement sur une nouvelle feuille de calcul est facile, mais ne fonc­tionne toutefois pas selon le tuto de Microsoft pour déplacer ou copier des données de feuilles de calcul. Le problème : le contenu et le formatage du modèle sont copiés dans la nouvelle feuille de calcul, mais cela ne s’applique pas aux largeurs de colonnes. Le résultat semble alors déformé car Excel applique des valeurs par défaut.

Voici une solution qui pourra fonc­tion­ner pour notre modèle :

1. Cliquez sur le bouton « + » dans le coin inférieur gauche de la fenêtre Excel pour créer une nouvelle feuille de calcul.
2. Avec un clic droit de la souris sur la nouvelle feuille de calcul, sé­lec­tion­nez « Renommer » et attribuez un nom à votre nouvelle feuille en fonction de la semaine ca­len­daire.
3. Vous pouvez modifier la couleur de vos feuilles de travail pour les dis­tin­guer vi­suel­le­ment les unes des autres (clic droit sur le nom de la feuille puis « Couleur d’onglet »).
4. Cliquez sur la feuille de calcul avec votre modèle de plan de roulement et sé­lec­tion­nez ma­nuel­le­ment votre tableau. Pour ce faire, faites glisser votre souris sur la plage contenant les cellules A1 à I41. Attention : sé­lec­tion­ner l’ensemble de la feuille de calcul avec la com­bi­nai­son de touches [CTRL] +[A] ou cliquer sur l’in­ter­sec­tion entre les titres des colonnes et des lignes ne conduit pas au résultat souhaité.
5. Utilisez la com­bi­nai­son de touches [CTRL] +[C] pour copier la zone sé­lec­tion­née dans le presse-papiers.
6. Passez à la nouvelle feuille de calcul, cliquez dans la cellule A1 et combinez les touches [CTRL] +[V] pour insérer le modèle de plan de roulement. Le contenu de la table, avec ses couleurs de cellules, les grilles et le formatage des polices seront collés, mais pas les largeurs de colonnes, qui con­ser­vent leurs valeurs par défaut.
7. La solution : pendant que le tableau inséré est sé­lec­tionné, cliquez sur la smartTag « (Ctrl) » dans le coin inférieur droit de la zone sé­lec­tion­née.
8. Dans le menu con­tex­tuel qui s’ouvre, cliquez sur « Conserver les largeurs de colonne source (O) » sous « Coller ». Le formatage d’origine de votre modèle de plan de roulement Excel est alors en­tiè­re­ment restauré.

Saisissez ensuite la semaine civile en cours (avec les données cor­res­pon­dantes) dans la cellule C3 afin que vos col­la­bo­ra­teurs et vous-même puissiez voir im­mé­dia­te­ment pour quelle période le plan de roulement s’applique.

L’uti­li­sa­tion du modèle de plan d’af­fec­ta­tion Excel gratuit est très simple : marquez les rou­le­ments de début, milieu et fin de service à l’aide de couleurs dif­fé­rentes (« Couleur de rem­plis­sage ») et entrez le nom de l’employé en service une (seule !) fois par roulement. Les heures heb­do­ma­daires et le salaire brut des col­la­bo­ra­teurs sont alors au­to­ma­ti­que­ment calculés.

Si vous avez créé un menu déroulant (voir ci-dessus), vous pouvez sim­ple­ment le copier/coller aux bons endroits dans le plan de roulement, puis sé­lec­tion­ner le col­la­bo­ra­teur de votre choix pour l’af­fec­ta­tion en un clic de souris.

Si vous êtes satisfait de votre plan pour le roulement de la semaine, vous pouvez utiliser la feuille de calcul Excel pour :

• l’imprimer sur papier et, par exemple, l’accrocher dans la salle de pause
• la convertir sous forme de fichier PDF et l’envoyer di­rec­te­ment à vos col­la­bo­ra­teurs par email

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