Tableaux croisés dy­na­miques : tra­vail­ler plus fa­ci­le­ment avec Excel !

Il n’est pas si difficile de créer un tableau croisé dynamique dans Excel lorsque l’on comprend la base sur laquelle cela fonc­tionne. Un tableau croisé dynamique est ini­tia­le­ment toujours une base de données cons­ti­tuée de plusieurs colonnes. La première ligne de la colonne doit comporter le nom de la catégorie cor­res­pon­dante. Le tableau croisé dynamique en déduit au­to­ma­ti­que­ment des in­for­ma­tions. À noter qu’il est utile de formater le tableau en tant que tel (avec la fonction « Mettre sous forme de tableau » dans le menu Accueil) et de lui attribuer un nom. Cela facilite le travail, en par­ti­cu­lier par la suite avec plusieurs ensembles de données.

Deux pos­si­bi­li­tés s’offrent à vous pour obtenir un tableau croisé dans Excel : vous pouvez tout d’abord appeler la fonction « Tableau croisé dynamique » via l’onglet Création (partie outils). Toutefois, cette option n’ap­pa­raî­tra pas tant que vous n’aurez pas formaté votre en­re­gis­tre­ment de données sous forme de tableau. Autrement, vous pouvez sé­lec­tion­ner l’option « Tableau croisé dynamique » dans l’onglet Insertion, et vous pourrez spécifier votre plage de données. Quelle que soit la méthode, la fenêtre qui s’ouvre vous permettra de choisir l’endroit où le nouveau tableau doit ap­pa­raître : dans une feuille de calcul existante ou nouvelle.

Les tableaux croisés dy­na­miques offrent de nom­breuses fonctions qui aident à évaluer les données. Prenons un exemple pour pouvoir com­prendre plus fa­ci­le­ment la variété des possibles. Nous avons déjà créé le tableau croisé dynamique : il est fondé sur une base de données qui ré­per­to­rie les ventes pour une année. Cela inclut également les employés concernés ainsi que le chiffre d’affaires et le type de produit vendu. Notez que notre base de données est un simple tableau avec seulement des colonnes éti­que­tées. Les lignes elles-mêmes n’ont pas d’étiquette.

La nouvelle feuille de calcul dans laquelle les données doivent ap­pa­raître sous forme de tableau croisé dynamique est com­plè­te­ment vide au début. Cependant, une nouvelle barre latérale (gé­né­ra­le­ment sur la droite du doc Excel) apparaît : ce sont les champs de la table pivotante à choisir. Toutes les ca­té­go­ries que vous avez définies pour les colonnes de votre tableau y ap­pa­rais­sent. On trouve également quatre zones où vous pouvez faire glisser les champs du tableau croisé dynamique :

• Filtres
• Colonnes
• Lignes
• Valeurs

En ré­par­tis­sant les champs dans ces domaines, vous créez le tableau croisé dynamique réel. En général, il est utile de spécifier un champ pour les noms de colonne et un autre pour les lignes. Sous « Filtres », vous pouvez définir des ca­té­go­ries que vous souhaitez par exemple vi­sua­li­ser de manière isolée. Le domaine le plus in­té­res­sant, cependant, se trouve sous « Valeurs ». Les champs que vous y saisissez cons­ti­tuent le point central de la table.

Dans notre exemple, nous sai­sis­sons les mois de l’année pour les lignes et les noms des salariés dans les colonnes. Le tableau croisé dynamique analyse au­to­ma­ti­que­ment les in­for­ma­tions qu’il reçoit de la base de données et comprend que douze mois et quatre salariés dif­fé­rents sont impliqués. Nous proposons au filtre deux types de produits qui ont été mis en vente, ce qui nous donne la pos­si­bi­lité de filtrer les analyses du tableau selon le Pack A ou le Pack B.

Enfin, les ventes sont placées sous « Valeurs ». Excel crée alors au­to­ma­ti­que­ment le tableau : le tableau original à quatre colonnes de la base de données s’est trans­formé en un tableau avec des légendes dont les valeurs sont liées à la catégorie.

Dans notre cas, Excel détermine au­to­ma­ti­que­ment le nombre de ventes par mois et par employé. Au lieu des valeurs mo­né­taires initiales, on choisit sous « Valeurs » d’analyser « le nombre de ventes ». L’uti­li­sa­teur a ainsi la pos­si­bi­lité de replacer les chiffres nus dans leur contexte et de les évaluer de cette manière. Laura a réalisé deux ventes en avril. Le tableau croisé dynamique affiche également les résultats globaux de manière in­dé­pen­dante : trois ventes en juin, 24 sur l’ensemble de l’année.

Mais si vous êtes plus intéressé par le montant du chiffre d’affaires pour chaque cas et non par le nombre d’opé­ra­tions de vente, vous pouvez fa­ci­le­ment changer cela. Pour ce faire, faites défiler le menu déroulant sous la zone « Valeurs » et allez dans « Pa­ra­mètres des champs de valeurs ». Ici, vous pouvez passer de « Nombre » à « Somme » sous « Résumer le champ de valeur par ». Comme vous pourrez le remarquer, il est possible de sé­lec­tion­ner de nombreux autres types d’affichage (les pro­po­si­tions de calcul cor­res­pon­dent aux fonctions Excel).

Dans le cas des valeurs mo­né­taires, il est utile de les afficher également dans la devise adaptée. Le bouton « Format de nombre » vous amène à une fenêtre per­met­tant de formater les cellules. Sous « monétaire », vous devriez trouver votre devise.