Excel : trouver plutôt que rechercher

Lorsqu’on travaille souvent avec Excel, on comprend mieux l’utilité de ses nombreuses fonctions. Bon nombre de formules se rapporte à des processus de calcul ou d’analyse. Pour faciliter la collecte d’une grande quantité de données, il est important de connaître la fonction TROUVE. Quelle en est la syntaxe ? Comment utilise-t-on cette fonction ? Quelle est la différence entre les fonctions TROUVE et TROUVERB ?

Dans des feuilles de calcul de plusieurs centaines de lignes, il est rapidement difficile de s’y retrouver. Comme tous les autres produits Office, Excel comprend une fonction de recherche intégrée. Pourtant, elle ne trouve pas toujours ce que l’utilisateur recherche. En effet, cette fonction lance automatiquement une recherche du document dans son entier, sans vous permettre d’en délimiter une section. En outre, les valeurs trouvées ne peuvent pas être utilisées dans d’autres fonctions ; le résultat de recherche ne peut pas être transféré, car la fonction de recherche est rattachée à l’interface.

Pour limiter la recherche à certaines cellules seulement et l’intégrer directement à la feuille de calcul, vous pouvez utiliser la fonction TROUVE. Vous pouvez saisir le terme ou l’expression de votre choix et cette fonction vous indiquera l’emplacement auquel la suite de caractères (c.-à-d. le texte de la cellule) recherché apparaît pour la première fois.

La fonction TROUVE d’Excel sert également de base d’utilisation ultérieure. Combinez-la avec d’autres fonctions pour en exploiter tout le potentiel. Vous pouvez ainsi, par exemple, afficher certains termes ou extraire certaines parties d’une séquence de caractères.

La syntaxe de la fonction TROUVE n’est pas particulièrement complexe. Pour son exécution standard, seuls deux arguments sont nécessaires : que recherchez-vous ? Et où le recherchez-vous ?

Vous pouvez en outre ajuster votre recherche pour qu’elle commence à partir d’un certain caractère :

Les paramètres dissimulent des données diverses :

• Texte de recherche : il s’agit de la suite de caractères que vous souhaitez rechercher. Vous devez inscrire ce texte entre guillemets. Vous pouvez également indiquer une ligne comprenant ce texte. Dans tous les cas, la recherche est sensible à la casse.
• Texte : ce paramètre définit le texte dans lequel vous souhaitez procéder à la recherche. Dans la plupart des cas, vous saisirez ici une cellule contenant du texte. Cependant, vous pourrez également saisir directement le texte à cet emplacement. Pour ce faire, vous devrez utiliser des guillemets.
• Premier_caractère : dans le cas d’une valeur numérique, veuillez indiquer à partir de quel chiffre commencer la recherche. Cette donnée est facultative. Si vous ne saisissez aucune valeur, la fonction sera lancée à partir du premier emplacement.

Excel fournit le résultat sous forme de chiffre. La valeur indique le premier emplacement du texte recherché, c’est-à-dire sa première occurrence en partant de la gauche. Si le terme apparaît une autre fois dans la cellule, la fonction TROUVE seule le négligera. Pour trouver d’autres positions du même terme, plusieurs fonctions doivent être imbriquées. Le résultat tient compte de chaque caractère et espace. Le chiffre indique la position du premier caractère du terme trouvé. La première lettre ou le premier chiffre du terme recherché est également compté dans le résultat.

Outre la fonction TROUVE, Excel propose également la fonction TROUVERB. Ces deux fonctions atteignent le même résultat et répondent à la même syntaxe. La seule différence réside dans le jeu de caractères utilisable. TROUVE fonctionne avec les jeux de caractères à un octet (SBCS). Parmi eux, on retrouve l’alphabet latin, ainsi que des formes spéciales, comme par exemple les formes allemandes des Umlaut et Eszett. Cependant, lorsque vous souhaitez utiliser des caractères asiatiques, chinois, japonais et coréens (CJK), il convient d’utiliser la fonction TROUVERB qui fonctionne avec les chaînes de caractères à deux octets (DBCS). Chaque caractère comprend deux octets ; la numérotation doit être ajustée en fonction.

À première vue, cette fonction n’a que peu d’intérêt pour de nombreux utilisateurs. En effet, la recherche d’un terme dans un texte n’est judicieuse que dans certaines circonstances. Les performances réelles de cette fonction ne s'affichent qu’en combinaison avec d'autres fonctions.

Réfléchissons maintenant à la manière de trouver, non pas la première, mais la seconde, troisième ou n-ième occurrence du terme recherché.

L’utilité du troisième paramètre en option peut ainsi être clairement démontrée. Dans cette formule, la formule de recherche de la première occurrence d’un terme est à nouveau saisie en position Premier_caractère. Cette valeur « + 1 » indique l’emplacement à partir duquel la fonction ci-dessus doit entamer la recherche. Pour rechercher un troisième emplacement, imbriquez une nouvelle fois la fonction, et ainsi de suite.

La fonction TROUVE d’Excel permet également l’énoncé d’une fonction VRAI à partir des informations d’emplacement : Le terme recherché est-il disponible dans le texte ?

Les désignations d'articles peuvent être très longues et obscures, c’est pourquoi il se peut que vous souhaitiez parfois extraire certaines parties d’une chaîne de caractères. À cet effet, Excel prévoit trois fonctions : GAUCHE, DROITE et STEXT. Intéressantes séparément, leur combinaison avec la fonction TROUVE optimise les performances de ces formules. Nous partons du principe que vos désignations suivent un modèle prédéfini et sont composées de lettres, chiffres et traits d’union : ABCDE-A-12345-T. Vous souhaitez en extraire la partie numérique centrale.

Dans la mesure où cette chaîne de caractères n’a pas de longueur déterminée, vous ne pouvez pas l’extraire au moyen de fonctions simples. Ces dernières recherchent un nombre de caractères défini que vous ne pouvez pas garantir d’emblée. Grâce aux traits d'union, la fonction TROUVE peut toutefois vous aider, car elle est en mesure de vous ramener aux emplacements recherchés.

Comme vos chaînes de caractères comptent plusieurs traits d’union, vous devez imbriquer la fonction TROUVE. Dans l’exemple ci-après, nous partons du principe que la partie numérique à extraire compte toujours cinq caractères.

La fonction TROUVE se combine également très bien avec la fonction SI. Vous souhaitez exécuter une action lorsqu’une séquence de caractères définie apparaît dans une cellule ? La combinaison des fonctions SI et TROUVE vous le permet : si la séquence de caractères est trouvée, alors il se passe ceci, sinon il se passe cela. Le seul problème est que, lorsque la séquence de caractères n'apparaît pas, la fonction TROUVE affiche une erreur. C’est pourquoi la fonction ESTERREUR doit également être activée.