Convertir des fichiers Word en PDF : les démarches

Vous souhaitez en­re­gis­trer un document Word au format PDF et l’envoyer ? Cela présente de nombreux avantages : les fichiers PDF sont compacts, peuvent être ouverts sur la plupart des systèmes (à l’aide d’outils gratuits) et, con­trai­re­ment aux fichiers Word, ils pré­sen­tent peu de problèmes de com­pa­ti­bi­lité ou de format. La mise en page en­re­gis­trée au format PDF est conservée même après envoi. Ce n’est souvent pas le cas avec un document Word (.doc) s’il est ouvert avec d’autres versions de Word ou des outils tels qu’Ope­nOf­fice. On remarque en effet qu’il peut y avoir de nombreux chan­ge­ments de format dans le texte. La pré­sen­ta­tion des images et les polices de ca­rac­tères des documents Word peut également créer des com­pli­ca­tions. Les fichiers PDF, par contre, sont toujours affichés de la même manière après ouverture : le formatage original est conservé.

Les PDF sont par­ti­cu­liè­re­ment utiles si vous souhaitez envoyer un document à imprimer. En effet, le document peut alors s’imprimer exac­te­ment comme il sera affiché dans le fichier PDF. Vous pouvez également protéger par mot de passe votre document PDF afin qu’il ne puisse pas être modifié et que les personnes non au­to­ri­sées ne puissent pas apporter de mo­di­fi­ca­tions ou bien seulement quelques-unes. Vous pouvez également spécifier qui peut ouvrir ou imprimer le fichier. Par rapport à un document Word, un fichier PDF offre ainsi un contrôle nettement plus grand sur l’affichage du fichier et ses au­to­ri­sa­tions d’accès.

Nous vous montrons dans cet article dif­fé­rentes façons de convertir un document Word en fichier PDF.

Si vous avez sé­lec­tionné l’option « Chiffrer le document avec un mot de passe », une nouvelle boîte de dialogue vous permet de définir ce mot de passe. Sau­ve­gar­dez le fichier dès que vous avez terminé. La procédure est très rapide et suffit pour la plupart des uti­li­sa­teurs. Mais les options dis­po­nibles dans Word sont limitées. Par exemple, vous pouvez protéger l’ensemble du fichier PDF avec un mot de passe, mais vous ne pouvez pas bloquer les fonctions in­di­vi­duel­le­ment. De plus, le fichier PDF ainsi créé nécessite gé­né­ra­le­ment plus d’espace de stockage que né­ces­saire.

Si vous souhaitez avoir un contrôle plus précis sur votre document PDF final, vous devez utiliser un outil spécial. En revanche, si vous ne cherchez qu’un moyen simple de convertir des fichiers Word en PDF, alors la fonction « En­re­gis­trer sous » détaillée ci-dessus est tout à fait suf­fi­sante. 

Les logiciels spéciaux de con­ver­sion de fichiers Word en fichiers PDF offrent gé­né­ra­le­ment beaucoup plus de fonc­tion­na­li­tés que la simple fonction intégrée de Microsoft Word. Alors que les pro­grammes qui vous per­met­tent d’éditer des PDF di­rec­te­ment sont parfois très coûteux, un outil gratuit est gé­né­ra­le­ment suffisant pour la simple con­ver­sion. La plupart des outils ins­tal­lent un pilote d’im­pri­mante spé­ci­fique pour faciliter la con­ver­sion. Vous pouvez ainsi convertir votre document au format PDF à l’aide de la fonction Imprimer. L’im­pri­mante affiche alors le fichier exac­te­ment de la manière où il serait ensuite imprimé. Voici quelques exemples d’outils et comment procéder.

Les pa­ra­mètres « Settings » vous per­met­tent de sé­lec­tion­ner de nom­breuses options, du chif­fre­ment au stockage au­to­ma­tique. Avec l’onglet « Actions », puis « add at­ta­che­ment », vous pouvez par exemple ajouter un document PDF à la suite de votre document en cours. Vous fusionnez ainsi en quelques clics plusieurs documents en un seul fichier PDF. Une fois les pa­ra­mètres fixés, vous pouvez sé­lec­tion­ner la fonction « E-Mail » per­met­tant de joindre le fichier PDF di­rec­te­ment à un email. Avec « Save », vous êtes dirigé vers une nouvelle fenêtre pour parcourir les em­pla­ce­ments de votre or­di­na­teur pour votre fichier.

Avec la version gratuite de PDF­Crea­tor, vous devez accepter de voir ap­pa­raître des pu­bli­ci­tés ici et là. Ces in­ser­tions pu­bli­ci­taires sont néanmoins sup­pri­mées dans les versions payantes de l’outil.

PDF­Crea­tor est livré di­rec­te­ment avec PD­FAr­chi­tect, un outil qui offre des options d’édition simples, telles que la rotation des PDF, le frac­tion­ne­ment, la fusion, le chif­fre­ment ou l’insertion de texte.

PDF24 marche selon le même principe que PDF­Crea­tor : après son ins­tal­la­tion, l’outil fonc­tionne en effet comme une sorte de pseudo-im­pri­mante, dis­po­nible dans le menu « Imprimer ». PDF24 est néanmoins plus réduit que PDF­Crea­tor et n’utilise pas de logiciel pu­bli­ci­taire. En plus des options d’édition simples, du chif­fre­ment, du frac­tion­ne­ment des fichiers et de la fusion, PDF24 permet également de convertir un fichier PDF en fichier image. La fonction fax intégrée est également très pratique.

Si vous re­cher­chez un outil pour Mac afin de convertir des fichiers Word en PDF, TextEdit est un bon choix. Il vous suffit d’ouvrir votre document via TextEdit. Sous l’onglet « Fichier », vous trouverez également l’option « Imprimer ». Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre alors, sous « PDF », vous pouvez ouvrir un menu déroulant qui vous permet de sau­ve­gar­der, faxer ou envoyer le document en question au format PDF. Si vous voulez chiffrer le fichier, vous pouvez « exporter » le document sous « Fichier ». Vous y trouverez les options de chif­fre­ment.

Comme l’outil est déjà préins­tallé sur Mac, beaucoup moins de logiciels de con­ver­sion PDF ont été dé­ve­lop­pés pour les systèmes Mac que pour Windows. Bien sûr, les pro­grammes PDF d’Adobe Acrobat payants pré­sen­tent de nom­breuses options qui vont bien au-delà de la simple con­ver­sion. Mais pour passer sim­ple­ment d’un format Word à PDF, le TextEdit gratuit est néanmoins largement suffisant.

Vous pouvez main­te­nant convertir des documents Word en PDF sur Internet via des sites Web. Il est alors né­ces­saire de té­lé­char­ger le document original sur le site et vous pourrez té­lé­char­ger à votre tour le fichier converti en PDF. Pour une simple con­ver­sion, cette méthode permet d’éco­no­mi­ser du temps et des res­sources car vous n’avez au­cu­ne­ment besoin d’installer de logiciel spé­ci­fique.

Cependant, la sécurité des fichiers n’est pas toujours plei­ne­ment garantie. Dans nos choix de pla­te­formes ci-dessous, les opé­ra­teurs assurent que tous les fichiers seront supprimés peu après la fin du processus, mais vous n’avez pas de moyen de contrôle total. Ces services en ligne ne peuvent donc être re­com­man­dés que dans une moindre mesure et sans garantie totale pour les données et documents hautement sensibles.

L’outil gratuit ne permet néanmoins de faire que deux con­ver­sions par heure. Smallpdf Pro, est donc re­com­mandé pour une uti­li­sa­tion optimale. Avec cette version payante, vous avez un accès illimité à toutes les fonctions. L’outil gratuit est toutefois assez con­vain­cant, notamment par sa vitesse. Si vous voulez ou devez convertir de nombreux fichiers Word, vous ne pourrez guère éviter la version payante, ou vous devrez passer à d’autres pro­grammes.

Le site Web contient quelques pu­bli­ci­tés. Le problème est que certains an­non­ceurs font res­sem­bler leurs annonces à des boutons de té­lé­char­ge­ment pour vous inciter à cliquer.