La plupart du temps, il n’est pas souhaitable que les fichiers soient édités par d’autres utilisateurs, et cela est d’autant plus vrai en milieu professionnel. Cette action comporte des risques : création de plusieurs versions d’un même fichier, modifications non autorisées, communication d’informations erronées... Pour éviter ces problèmes, vous avez tout intérêt à convertir les fichiers .odt en .pdf et à les partager avec les autres utilisateurs uniquement après conversion.
L’un des grands avantages des fichiers PDF est leur affichage uniforme sur tous les périphériques et systèmes d’exploitation. La seule condition est l’installation d’Adobe Acrobat Reader. Ce logiciel est gratuit et déjà préinstallé sur de nombreux ordinateurs. Contrairement aux fichiers ODT, le format PDF garantit le bon affichage des contenus. Un document PDF est comparable à une impression virtuelle.
Les fichiers PDF occupent peu d’espace de stockage. Qui plus est, ce format de fichier comprend diversparamètres de sécurité. Il est ainsi possible d’empêcher l’impression physique d’un fichier. Par ailleurs, les signatures électroniques confirment l’authenticité et la validité des documents. Si vous désirez rendre une zone éditable, les champs de formulaire spéciaux permettent une modification par les autres utilisateurs dans les limites de votre choix. En conséquence, le format PDF se caractérise par une application à la fois polyvalente et compatible avec tous les périphériques.