Création d’une liste déroulante Google Sheets
Les tableurs permettent de présenter des faits complexes de manière claire et concise. Pour trier valeurs et données, il peut se révéler extrêmement utile de pouvoir leur assigner des attributs. Si vous ne souhaitez pas systématiquement avoir à saisir manuellement les attributs d’une valeur dans la cellule correspondante, l’idéal est d’utiliser une liste déroulante. Elle permet à l’utilisateur de sélectionner des attributs prédéfinis. Nous vous expliquons ici comment créer et modifier une liste déroulante Google Docs.
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Pourquoi les listes déroulantes de tableau Google sont importantes
L’utilisation d’une liste déroulante vous permet de faire votre choix en un seul clic parmi une série de valeurs prédéfinies. La valeur sélectionnée est alors affichée dans la cellule. Cela facilite grandement la saisie, puisqu’il n’est plus nécessaire de l’effectuer à la main. Vous pouvez également utiliser des menus déroulants pour assurer la cohérence et l’exactitude des données. Si plusieurs utilisateurs sont amenés à travailler sur un même tableau, utilisez des valeurs prédéfinies dans les listes déroulantes pour vous assurer que les utilisateurs ne peuvent pas insérer de valeurs erronées. Cela permet de réduire le risque de fautes de frappe et de gagner un temps considérable - autant de bonnes raisons pour utiliser les listes déroulantes dans Google Sheets.
Notre grand article comparatif entre Google Sheets et Excel vous indique les différences majeures entre Google Sheets et Microsoft Excel.
Création d’une liste déroulante Google Sheets : explication étape par étape
Google a veillé à faciliter autant que possible la mise en forme d’une liste déroulante pour une cellule donnée. Pour en créer une, procédez comme suit :
Étape 1 : cliquez droit sur une cellule, puis sélectionnez l’option « Validation des données » :
Étape 2 : sélectionnez l’élément de menu « Liste d’éléments » dans la rubrique « Critères » :
Étape 3 : après avoir sélectionné « Liste d’éléments », saisissez manuellement tous les éléments de votre liste dans le champ de texte adjacent. Chaque élément doit être séparé de l’élément suivant par une virgule. Cliquez ensuite sur « Enregistrer ».
Étape 4 : un menu déroulant est désormais assigné à la cellule que vous avez sélectionnée. Vous pouvez le reconnaître à la flèche pointant vers le bas qui est visible sur la droite de la cellule :
Étape 5 : un clic sur la flèche permet d’ouvrir le menu déroulant dans la cellule. Vérifiez que les éléments apparaissent bien dans l’ordre souhaité et qu’ils sont correctement orthographiés. Si vous souhaitez apporter des modifications, il vous suffit de retourner dans « Validation des données » et de modifier en conséquence la liste d’éléments dans la rubrique « Critères ».
Étape 6 : dans le menu « Validation des données », vous pouvez cocher la case « Afficher le texte d’aide à la validation » dans la rubrique « Apparence ». Dans le champ de texte libre apparaît alors juste en-dessous : saisissez un texte d’explication qui s’affichera dès que quelqu’un placera le curseur sur la liste déroulante.
Le résultat ressemble alors à cela :
Étape 7 : si vous souhaitez supprimer la liste déroulante, il vous suffit de retourner dans « Validation des données » et de sélectionner l’option « Supprimer la validation ». La mise en forme de la cellule est remise à zéro : vous pouvez y saisir d’autres valeurs si vous le souhaitez.
Vous pourriez également trouver notre article sur « Mise en forme conditionnelle de Google Sheets : explications » intéressant.
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