Qui est soumis à l’obli­ga­tion de con­ser­va­tion des documents com­mer­ciaux ?

Toute en­tre­prise reçoit ou émet des documents dans le cadre de son activité. Ceux-ci doivent être conservés pendant une durée dé­ter­mi­née puisqu’ils servent es­sen­tiel­le­ment de preuves, notamment en cas de litiges.

Le délai de con­ser­va­tion des documents est fixé par la loi. Cependant, le délai de con­ser­va­tion des documents com­mer­ciaux peut aussi varier selon les délais de pres­crip­tions ap­pli­cables et également des périodes au cours des­quelles les ad­mi­nis­tra­tions peuvent effectuer des contrôles.

De nom­breuses en­tre­prises pri­vi­lé­gient désormais l’archivage élec­tro­nique, par souci éco­lo­gique et gain de place. Cette méthode d’archivage a-t-elle cependant une valeur légale ?

Selon la Loi n°2000-230 du 13 mars 2000, les documents élec­tro­niques possèdent la même valeur que les documents au format papier. Toutefois, pour avoir valeur d’au­then­ti­cité, le document numérique doit répondre à certains critères.

L’article 1316-1 du Code Civil stipule que : « L’écrit sous forme élec­tro­nique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment iden­ti­fiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des con­di­tions de nature à en garantir l’intégrité ».

Pour qu’un document numérique soit reconnu au niveau juridique, il doit réunir deux con­di­tions :

• l’ex­pé­di­teur de l’écrit numérique (PDF, e-mail…etc.) doit être iden­ti­fiable fa­ci­le­ment ;
• le document numérique doit être conservé dans son état d’émission. Il ne doit avoir subi aucune mo­di­fi­ca­tion (point crucial en cas de litige).

Par souci de facilité et de respect de la lé­gis­la­tion, les en­tre­prises peuvent utiliser un logiciel d’archivage.

En cas de non-con­ser­va­tion des documents d’en­tre­prise, il n’existe pas de sanction spé­ci­fique.

Toutefois, selon les cir­cons­tances, plusieurs peines peuvent être ap­pli­cables.

En matière com­mer­ciale, il n’existe aucune sanction en cas de non éta­blis­se­ment des livres obli­ga­toires. Cependant, si cela entraîne le non éta­blis­se­ment des documents comp­tables annuels, les di­ri­geants des sociétés con­cer­nées risquent une amende de 9 000 euros, selon l’article L. 241-4 du Code de commerce.

De plus, le faux et l’usage de faux sont punis de 3 ans d’em­pri­son­ne­ment et 45 000 euros d’amende (article 441-1 du Code pénal).

En matière fiscale, l’article 1746 du Code général des impôts prévoit une amende de 25 000 euros, sanction prononcée par le tribunal cor­rec­tion­nel. S’il y a récidive, le tribunal peut prononcer une peine de 6 mois de prison.

En matière pénale, le faux et l’usage de faux sont punis de 3 ans d’em­pri­son­ne­ment et 45 000 euros pour les personnes physiques. Des peines com­plé­men­taires telles que l’in­ter­dic­tion des droits civiques, civils, de famille …etc. peuvent également être pro­non­cées.

Les personnes morales sont passibles d’une amende maximum de 225 000 euros ainsi que de peines com­plé­men­taires le cas échéant comme la dis­so­lu­tion de la société par exemple.

Les courriels peuvent également être classés comme des documents com­mer­ciaux : chaque fois que des tran­sac­tions com­mer­ciales sont préparées, conclues, ef­fec­tuées ou annulées par e-mail, ce dernier est considéré comme un document com­mer­cial et il ne faut donc pas le supprimer.

En France, la lé­gis­la­tion est encore floue con­cer­nant la durée de con­ser­va­tion des e-mails. En règle générale, les courriels doivent être con­si­dé­rés comme des documents com­mer­ciaux clas­siques et conservés pour la même durée. Toutefois, cette règle ne s’applique qu’aux courriels d’affaires.

En effet, la CNIL impose aux en­tre­prises en France de ne pas conserver de données privées. Bien qu’un bon système d’archivage élec­tro­nique soit censé filtrer les e-mails à archiver, c’est l’employé seul qui peut dé­ter­mi­ner ce qui relève vraiment du privé.

Ainsi, diverses solutions s’offrent à l’en­tre­prise pour gérer les courriels en con­for­mité avec les di­rec­tives de la CNIL :

• les employés peuvent classer l’e-mail comme personnel à l’aide d’une balise permise par la mes­sa­ge­rie ;
• ils peuvent rajouter dans l’objet de l’e-mail l’étiquette « Privé » ou « Perso » ;
• ils peuvent créer un dossier dans leur boîte aux lettres nommé « Perso ».

Grâce à l’une de ces trois options, le système d’archivage élec­tro­nique permet de faire le tri et évite de stocker de manière inop­por­tune une cor­res­pon­dance privée.

L’archivage correcte des e-mails est donc un élément important du stockage de documents. Puisqu’un archivage manuel est fas­ti­dieux, utiliser un logiciel spécial s’avère pratique. Les pro­grammes cor­res­pon­dants veillent à ce que les e-mails soient cor­rec­te­ment stockés. L’archivage élec­tro­nique garantit également que les e-mails archivés puissent être re­cher­chés au­to­ma­ti­que­ment. Ainsi, toutes les in­for­ma­tions sont toujours dis­po­nibles, aussi bien pour l’en­tre­prise que pour les or­ga­nismes de contrôle.

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.