Note de frais : for­mu­laire à té­lé­char­ger

Lorsque que quelqu’un effectue un voyage pro­fes­sion­nel, il ne doit pas oublier la note de frais. En effet, au retour du voyage d’affaires, le service de comp­ta­bi­lité exige un décompte détaillé des frais. Celui-ci garantit à l’employé de récupérer l’argent qu’il a déboursé per­son­nel­le­ment. Toutefois, il faut prêter attention à certaines petites sub­ti­li­tés, sous peine de voir l’argent remboursé avec du retard (ou même pas du tout !)

Lorsqu’un employeur en­tre­prend un voyage d’affaires au nom de son en­tre­prise et doit se rendre dans un autre lieu, peu importe que cela soit dans les environs ou à l’autre bout du monde, cela engendre des frais : billets, hé­ber­ge­ments à l’hôtel, repas sur place. Certains de ces coûts sont déjà calculés en amont par l’en­tre­prise et ne jouent donc plus aucun rôle dans la note de frais. D’autres sont à payer en premier par l’employé avant d’être rem­bour­sés. À l’aide de la note de frais et des reçus (très im­por­tants !), le service comp­ta­bi­lité peut avoir une vue d’ensemble des frais à rem­bour­ser.

Les tra­vail­leurs in­dé­pen­dants utilisent également des for­mu­laires de demande de rem­bour­se­ment des frais de dé­pla­ce­ment, d’une part pour les dé­cla­ra­tions d’impôts, car les frais de dé­pla­ce­ment pro­fes­sion­nel font partie des frais de fonc­tion­ne­ment. D’autre part, les tra­vail­leurs in­dé­pen­dants ré­per­cu­tent parfois leurs frais de dé­pla­ce­ment sur leurs clients. Ils s’attendent également à une do­cu­men­ta­tion complète des coûts encourus.

Quatre éléments im­por­tants font partie de chaque rapport de frais de dé­pla­ce­ment. Un for­mu­laire doit les iden­ti­fier de façon constante.

1. Frais de dé­pla­ce­ment : les frais résultent de l’uti­li­sa­tion d’une voiture de société, d’une voiture par­ti­cu­lière, de billets de train, d’autobus ou d’avion. Si vous voyagez avec une voiture de société, l’employeur insiste gé­né­ra­le­ment pour que l’employé tienne un journal de bord. Si vous utilisez un véhicule privé, vous payez souvent des frais de ki­lo­mé­trage for­fai­taires pour des raisons de sim­pli­cité. Les billets pour les moyens de transport doivent être conservés dans un endroit sûr.

2. Frais d’hé­ber­ge­ment : avec les frais d’hé­ber­ge­ment, on peut choisir entre deux variantes : soit les frais sont compensés par un forfait, soit ils sont rem­bour­sés sur la base des jus­ti­fi­ca­tifs présentés. Si les frais d’hôtel com­pren­nent également les repas, les frais doivent être déduits. Si le petit déjeuner n’est pas indiqué sé­pa­ré­ment sur la facture, un forfait de 4,80 euros, par exemple, doit être déduit. La raison est que l’employeur ne peut rem­bour­ser les repas qu’à un taux for­fai­taire.

3. Frais sup­plé­men­taires pour les repas : lorsque vous voyagez, on suppose que les coûts sont plus élevés que lorsque vous mangez à la maison. La loi estime à cet effet des valeurs for­fai­taires qui dépendent de la durée de l’absence. Passez-vous au moins huit heures à un autre endroit ou est-ce plus de 24 heures ? Pour les voyages à l’étranger, des tarifs dif­fé­rents s’ap­pli­quent selon la des­ti­na­tion.

4. Frais de dé­pla­ce­ment ac­ces­soires : les frais ac­ces­soires résultent, par exemple, des frais de sta­tion­ne­ment ou des péages. Ici aussi, des reçus doivent être présentés.

Ces quatre postes couvrent tous les frais qui peuvent être rem­bour­sés après un voyage d’affaires. Bien entendu, il y a d’autres détails à inclure dans le jus­ti­fi­ca­tif de frais de dé­pla­ce­ment :

• Nom et prénom
• Dé­par­te­ment
• Numéro personnel
• Début et fin du voyage avec l’heure exacte de la journée
• Des­ti­na­tion du voyage
• Motif du dé­pla­ce­ment
• Moyen de transport utilisé
• Sig­na­tures de l’employé et du supérieur

Notre modèle est créé dans Word et est mieux adapté dans le logiciel Microsoft. Pour pouvoir accéder à toutes les fonctions dont vous avez besoin, vous devez d’abord afficher les outils de dé­ve­lop­pe­ment. Si elles ne sont pas déjà dis­po­nibles dans le menu, passez aux options via l’onglet « Fichier » et activez les fonctions avancées dans la zone « Réglage de la bande de menu ».

Les éléments de commande sont dis­po­nibles sous le for­mu­laire, ce qui le rend in­te­rac­tif. Les uti­li­sa­teurs du for­mu­laire peuvent donc sé­lec­tion­ner des options et effectuer des saisies. Dans le modèle de frais de dé­pla­ce­ment, par exemple, nous avons utilisé des contrôles de contenu pour sé­lec­tion­ner les dates. Ajoutez des contrôles ou des zones sup­plé­men­taires qui peuvent être im­por­tants pour votre comp­ta­bi­lité ou supprimez des entrées dont vous n’avez pas besoin.

Nous avons également inclus un en-tête de lettre dans le modèle. Vous pouvez l’adapter comme vous avez l’habitude de le faire avec Word ou un autre logiciel de trai­te­ment de texte. Remplacez sim­ple­ment les exemples d’entrées par les coor­don­nées de votre en­tre­prise. En outre, vous pouvez bien entendu ajouter d’autres éléments de design tels que le logo de votre en­tre­prise dans le modèle.

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.