Note de frais : formulaire à télécharger

Lorsque que quelqu’un effectue un voyage professionnel, il ne doit pas oublier la note de frais. En effet, au retour du voyage d’affaires, le service de comptabilité exige un décompte détaillé des frais. Celui-ci garantit à l’employé de récupérer l’argent qu’il a déboursé personnellement. Toutefois, il faut prêter attention à certaines petites subtilités, sous peine de voir l’argent remboursé avec du retard (ou même pas du tout !)

Pour quoi une note de frais est-elle nécessaire ?

Lorsqu’un employeur entreprend un voyage d’affaires au nom de son entreprise et doit se rendre dans un autre lieu, peu importe que cela soit dans les environs ou à l’autre bout du monde, cela engendre des frais : billets, hébergements à l’hôtel, repas sur place. Certains de ces coûts sont déjà calculés en amont par l’entreprise et ne jouent donc plus aucun rôle dans la note de frais. D’autres sont à payer en premier par l’employé avant d’être remboursés. À l’aide de la note de frais et des reçus (très importants !), le service comptabilité peut avoir une vue d’ensemble des frais à rembourser.

Les travailleurs indépendants utilisent également des formulaires de demande de remboursement des frais de déplacement, d’une part pour les déclarations d’impôts, car les frais de déplacement professionnel font partie des frais de fonctionnement. D’autre part, les travailleurs indépendants répercutent parfois leurs frais de déplacement sur leurs clients. Ils s’attendent également à une documentation complète des coûts encourus.

Composantes de la note de frais : que doit contenir le modèle

Quatre éléments importants font partie de chaque rapport de frais de déplacement. Un formulaire doit les identifier de façon constante.

Note

Une représentation détaillée de tous les éléments d’une note de frais et du montant des indemnités journalières possibles se trouve dans notre article dédié à la note de frais.

1. Frais de déplacement : les frais résultent de l’utilisation d’une voiture de société, d’une voiture particulière, de billets de train, d’autobus ou d’avion. Si vous voyagez avec une voiture de société, l’employeur insiste généralement pour que l’employé tienne un journal de bord. Si vous utilisez un véhicule privé, vous payez souvent des frais de kilométrage forfaitaires pour des raisons de simplicité. Les billets pour les moyens de transport doivent être conservés dans un endroit sûr.

2. Frais d’hébergement : avec les frais d’hébergement, on peut choisir entre deux variantes : soit les frais sont compensés par un forfait, soit ils sont remboursés sur la base des justificatifs présentés. Si les frais d’hôtel comprennent également les repas, les frais doivent être déduits. Si le petit déjeuner n’est pas indiqué séparément sur la facture, un forfait de 4,80 euros, par exemple, doit être déduit. La raison est que l’employeur ne peut rembourser les repas qu’à un taux forfaitaire.

3. Frais supplémentaires pour les repas : lorsque vous voyagez, on suppose que les coûts sont plus élevés que lorsque vous mangez à la maison. La loi estime à cet effet des valeurs forfaitaires qui dépendent de la durée de l’absence. Passez-vous au moins huit heures à un autre endroit ou est-ce plus de 24 heures ? Pour les voyages à l’étranger, des tarifs différents s’appliquent selon la destination.

4. Frais de déplacement accessoires : les frais accessoires résultent, par exemple, des frais de stationnement ou des péages. Ici aussi, des reçus doivent être présentés.

Ces quatre postes couvrent tous les frais qui peuvent être remboursés après un voyage d’affaires. Bien entendu, il y a d’autres détails à inclure dans le justificatif de frais de déplacement :

  • Nom et prénom
  • Département
  • Numéro personnel
  • Début et fin du voyage avec l’heure exacte de la journée
  • Destination du voyage
  • Motif du déplacement
  • Moyen de transport utilisé
  • Signatures de l’employé et du supérieur

Note de frais : modèle pour vous

Un modèle de justificatif de frais de déplacement facilite le travail de toutes les parties concernées et satisfait l’administration fiscale. Les employés et le service de comptabilité doivent être en mesure de traiter le document sans aucun problème. Les champs doivent donc porter un nom unique : c’est la seule façon d’éviter les inexactitudes inutiles. En outre, les zones doivent être créées correctement. Si les formulaires ne sont pas créés proprement, une saisie imprudente peut rapidement gâcher la mise en page complète.

Vous pouvez télécharger gratuitement notre modèle de frais de déplacement en format Word. Les salariés peuvent soit imprimer le modèle et le remplir manuellement, soit compléter les entrées dans le formulaire directement sur leur PC.

Modèle de frais de déplacement pour Word

Comment adapter le formulaire d’exemple de note de frais à vos besoins

Notre modèle est créé dans Word et est mieux adapté dans le logiciel Microsoft. Pour pouvoir accéder à toutes les fonctions dont vous avez besoin, vous devez d’abord afficher les outils de développement. Si elles ne sont pas déjà disponibles dans le menu, passez aux options via l’onglet « Fichier » et activez les fonctions avancées dans la zone « Réglage de la bande de menu ».

Les éléments de commande sont disponibles sous le formulaire, ce qui le rend interactif. Les utilisateurs du formulaire peuvent donc sélectionner des options et effectuer des saisies. Dans le modèle de frais de déplacement, par exemple, nous avons utilisé des contrôles de contenu pour sélectionner les dates. Ajoutez des contrôles ou des zones supplémentaires qui peuvent être importants pour votre comptabilité ou supprimez des entrées dont vous n’avez pas besoin.

Nous avons également inclus un en-tête de lettre dans le modèle. Vous pouvez l’adapter comme vous avez l’habitude de le faire avec Word ou un autre logiciel de traitement de texte. Remplacez simplement les exemples d’entrées par les coordonnées de votre entreprise. En outre, vous pouvez bien entendu ajouter d’autres éléments de design tels que le logo de votre entreprise dans le modèle.

En résumé

Il suffit aux employés d’ouvrir le modèle de note de frais, remplir le document et l’enregistrer. Cela signifie qu’ils n’ont que peu d’efforts et que le service de comptabilité peut facilement évaluer l’information. En outre, toutes les parties concernées peuvent être sûres que toutes les informations nécessaires sont disponibles.

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