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Confirmation de commande : choisir son modèle

Si un client accepte (en partie ou totalement) votre offre, il est en votre devoir de livrer le service ou la marchandise qui y correspond. Si une confirmation de commande n’est pas obligatoire, elle est pertinente. Et cela pour plusieurs raisons. Un tel écrit peut résumer des détails évoqués uniquement par téléphone ou bien indiquer tous les changements par rapport à une offre initiale. Une confirmation de commande s’avère aussi adaptée pour des notes spécifiques sur les conditions générales de vente.

La confirmation de commande permet au client d’obtenir un aperçu des performances promises et permet ainsi d’écarter tout risque de malentendu. Elle oblige enfin l’entreprise à réaliser le service convenu. C’est pour cette raison qu’il convient de rédiger vos confirmations de commandes avec soin et de façon pertinente. Les modèles de confirmation de commandes représentent un outil gratuit pour faciliter la rédaction de vos confirmations sur Word ou Excel.

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Qu’est-ce qu’un modèle de confirmation de commande ?

La confirmation écrite d’une commande ne devrait pas seulement être obligatoire pour les raisons évoquées ci-dessus. Un autre avantage d’une confirmation de commande est le suivant : si le document est fait correctement, il peut être utilisé devant le tribunal en cas de différend. Vous n’avez cependant pas forcément besoin d’un logiciel spécifique, ni d’un diplôme de droit pour la création de ce document. Les programmes de traitement de texte ou de tableurs comme Word et Excel disposent déjà des outils et fonctions nécessaires pour la création d’une confirmation, pour son impression ainsi que son exportation au format PDF.

Afin de ne pas toujours devoir réécrire une lettre à chaque fois depuis le début à chaque nouvelle commande, il est nécessaire de créer des modèles de confirmation de commandes via Excel ou Word par exemple ou bien d’utiliser des modèles prédéfinis. Avec ces modèles préconçus, tous les éléments peuvent être ajoutés, déplacés, etc. Pour chaque commande, il suffit simplement d’adapter le modèle plutôt que de tout écrire depuis le début. Ceci vous fait économiser un temps précieux. Si vous utilisez votre modèle pour toutes vos confirmations de commandes, vos documents sont donc automatiquement conçus de manière uniforme.

En raison de l’énorme choix de modèles de confirmations de commandes pour Word et Excel et en fonction des spécificités de diverses branches, vous trouverez le modèle adapté à votre activité sur Internet. Leur mise en plage peut varier, de même que les éléments de contenu, afin de convenir à leurs clients respectifs de manière optimale. Choisir le bon modèle ne vous permet pas seulement d’écrire correctement et de manière complète votre document, mais aussi d’obtenir une confirmation aussi adaptée que possible à votre secteur d’activité. Si vous voulez adapter ce document selon vos besoins, vous avez uniquement besoin d’effectuer quelques modifications sur le modèle puis de le sauvegarder sans problème.

Qu’est-ce qu’un bon modèle de confirmation de commande ?

Deux aspects jouent un rôle important dans l’évaluation d’une confirmation de commande : un critère décisif est la construction structurelle. L’écrit doit présenter les informations sur les performances réalisées de manière aussi claire et compréhensible que possible. Dans le cas où le client aurait des questions, le document doit indiquer aussi clairement que possible les coordonnées de contact. Dans le cas optimal, la confirmation de commande indique un interlocuteur personnel direct au client.

Le deuxième facteur est le contenu du modèle de confirmation de commande au format Excel ou Word. Tous les modèles ne doivent pas forcément contenir tous les éléments imaginables. Mais ils devraient cependant comprendre les éléments constitutifs typiques de votre branche, ou du moins vous offrir la possibilité (ou des fonctions correspondantes) de les compléter sans un grand investissement. La liste suivante contient tous les points qui ne doivent en aucun cas manquer dans un modèle de confirmation de commande :

  • Adresse de la société et coordonnées de contact le cas échéant (téléphone, email, interlocuteur personnel)
  • Adresse du client
  • Numéro de la commande ou numéro de client (si disponible)
  • Date de la confirmation de commande
  • Description complète de la commande (nom, prix, étendue de la performance commandée)
  • Somme totale et TVA
  • Date de livraison prévue ou date de la réalisation de la prestation
  • Conditions supplémentaires comme les frais de livraison, les délais, ou les dédommagements
  • Conditions de paiement
  • Tribunal compétent et réserve de propriété 

Créer vos confirmations de commandes avec Word et Excel

Si vous souhaitez utiliser un modèle pour une confirmation de commande, vous n’avez en principe pas besoin de connaissances préalables. Les modèles Word et Excel déjà évoqués constituent la majorité des modèles disponibles : vous trouverez cependant aussi d’autres modèles de confirmations de commandes pour d’autres programmes de bureautique, avec lesquels vous pouvez aussi rédiger vos documents avec des fonctions similaires. La seule différence entre logiciels de traitement de texte et programmes de tableurs est qu’il est possible d’automatiser certaines étapes avec ces derniers.

Nous vous présentons ci-dessous des exemples de modèles de confirmation de commandes pour Word et Excel. Nous nous orientons pour cela vers des modèles faisant partie de la suite de comptabilité en ligne IONOS et pouvant être directement téléchargés depuis notre guide. Pour cela, cliquez simplement sur le bouton correspondan.

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Dès que vous vous êtes décidé pour l’un des deux modèles de confirmation de commande et que vous l’avez téléchargé, ouvrez-le comme tout document avec un double-clic. Les changements suivants sont maintenant nécessaires pour que vous puissiez envoyer la lettre de confirmation à votre client :

  • Vous trouverez un espace pour l’adresse de l’entreprise en haut à gauche, ainsi que les coordonnées du destinataire en-dessous.
  • Une plus grande surface est disponible sur la droite pour la présentation de vos données.  Vous pouvez indiquer une adresse plus complète, ou encore un numéro de téléphone, ou une adresse email, avec lesquels les clients peuvent vous joindre.
  • La ligne d’objet qui suit permet de caractériser le type de document dont il s’agit. Vous pouvez aussi formuler un titre plus détaillé comme « Confirmation de votre commande du 10.05 2017 » comme alternative au sujet prédéfini dans le modèle (confirmation de commande).
  • Sous l’objet, le modèle de confirmation de commande prévoit la saisie de trois valeurs : le numéro de l’offre acceptée, le numéro de client (si disponible) et la date à laquelle le document a été rédigé.
  • Après avoir mis en avant le destinataire et la commande, il s’agit de s’adresser directement au client. Vous disposez d’une à deux lignes pour remercier votre client et lui rappeler les performances convenues.
  • La prestation de service convenue ou les articles commandés doivent être énumérés dans le tableau suivant. Notez respectivement les différentes marchandises ou les performances dans une nouvelle ligne à chaque fois. L’indication du nom exact, de la quantité, du prix unitaire ainsi que du prix global est prévue par défaut. Vous pouvez par ailleurs adapter les colonnes selon vos besoins, en ajouter ou encore en supprimer. Cela vaut aussi naturellement pour le nombre de lignes, si vous avez besoin de place pour de nouvelles prestations.
  • Le montant total hors TVA, le montant de cette dernière, et le montant TTC du montant de la facture sont indiqués dans l’espace réservé à cela sous le tableau. Evoquez toute information supplémentaire importante (réserve de propriété, conditions de livraison, références aux conditions générales de vente, promotions, etc.) avant de conclure le document avec votre signature.
  • Le modèle peut être conclu en complétant le pied de page. Ici, vous ajoutez à nouveau vos coordonnées de contact. Vous avez par ailleurs la possibilité d’y inscrire vos coordonnées bancaires (IBAN, numéro de compte, BIC, nom de la banque, etc.) ainsi que le numéro d’identification à la TVA.
  • Dès que vous avez effectué tous les changements, vous pouvez enregistrer le modèle et imprimer le courrier. Vous pouvez bien-entendu exporter le modèle de confirmation de commande au format PDF, si vous prévoyez d’expédier le document par email.

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