La gestion des archives courantes et intermédiaires peut être un casse-tête, entre documents numériques, documents papier, données sensibles des clients et autres informations qui circulent. Les règles concernant la protection et la conservation des données des consommateurs sont également de plus en plus strictes : un records management rigoureux est donc essentiel.

Le records management : qu’est-ce que c’est ?

Le records management désigne la supervision et l’administration des documents numériques ou papier. Il vise à :

  • Réduire le nombre de documents perdus ou mal classés
  • Aider à mieux organiser les documents existants
  • Permettre une recherche et une récupération plus rapides des documents
  • Optimiser votre espace d’archivage (une bonne gestion des dossiers peut réduire vos besoins de stockage physique et numérique jusqu’à 40 %)

En exécutant ces tâches de façon systématique et maîtrisée, vous savez où sont vos originaux, et vous vous assurez que vos dossiers sont exacts, fiables, facilement accessibles et qu’ils seront conservés aussi longtemps que nécessaire.

L’objectif du records management est donc d’aider à rendre les documents accessibles à la fois pour les opérations commerciales mais aussi pour les audits. Les tableurs constituent un excellent moyen de savoir où les documents sont archivés, et de nombreuses petites et moyennes entreprises utilisent cette méthode. Pour les grandes entreprises, néanmoins, les suites logicielles de gestion des documents sont plus appropriées, y compris un logiciel comptable intégré.

La norme ISO 15489

Pour de nombreuses entreprises, il ne s’agit pas simplement de décider comment elles vont gérer leurs documents et archives ; il s’agit surtout de suivre la norme internationale ISO 15489. Toutefois, son application en France a soulevé des difficultés d’interprétation et d’adaptation aux pratiques locales.

La norme ISO 15489 fournit un cadre méthodologique pour organiser et gérer les archives. Initialement publiée en 2001, elle a été révisée en 2016 sous le nom ISO 15489-1:2016. Elle est reconnue à l’international et adoptée dans plus de 50 pays, traduite dans au moins 15 langues. Son objectif est d’aider les organisations à structurer leur gestion documentaire et à garantir la conformité avec les réglementations en vigueur. Elle couvre notamment :

  • Les métadonnées des documents
  • Les systèmes d’archivage et les contrôles
  • Le suivi des dossiers
  • La formation pour un bon records management
  • La création, la saisie et la gestion des documents

En utilisant cette norme comme référence, les organisations peuvent garantir la conformité avec les réglementations, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Depuis son entrée en application en 2018, plusieurs mises à jour et décisions de la CNIL ont précisé les bonnes pratiques en matière de conservation et de suppression des documents contenant des données personnelles.

Bien qu’il ne soit pas obligatoire de suivre la norme ISO 15489, certaines périodes de conservation des documents doivent être respectées en France. Le site Service-public.fr propose un récapitulatif des délais légaux d’archivage applicables aux documents d’entreprise, en lien avec le Code civil, le Code de commerce et d’autres réglementations en vigueur.

L’essor de l’éco-archivage

Avec l’augmentation du volume de données stockées, l’éco-archivage devient une pratique incontournable pour réduire l’empreinte environnementale du records management. Cette approche vise à limiter le stockage inutile en appliquant des politiques de conservation strictes, en supprimant les documents obsolètes et en optimisant l’usage des serveurs. Le recours à des data centers plus écologiques, alimentés par des énergies renouvelables, ainsi que l’archivage intelligent via des algorithmes de tri et de suppression automatique, permet aux entreprises de réduire leur impact environnemental tout en améliorant l’efficacité de leur gestion documentaire.

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.

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