La gestion des archives courantes et in­ter­mé­diaires peut être un casse-tête, entre documents nu­mé­riques, documents papier, données sensibles des clients et autres in­for­ma­tions qui circulent. Les règles con­cer­nant la pro­tec­tion et la con­ser­va­tion des données des con­som­ma­teurs sont également de plus en plus strictes : un records ma­na­ge­ment rigoureux est donc essentiel.

Le records ma­na­ge­ment : qu’est-ce que c’est ?

Le records ma­na­ge­ment désigne la su­per­vi­sion et l’ad­mi­nis­tra­tion des documents nu­mé­riques ou papier. Il vise à :

  • Réduire le nombre de documents perdus ou mal classés
  • Aider à mieux organiser les documents existants
  • Permettre une recherche et une ré­cu­pé­ra­tion plus rapides des documents
  • Optimiser votre espace d’archivage (une bonne gestion des dossiers peut réduire vos besoins de stockage physique et numérique jusqu’à 40 %)

En exécutant ces tâches de façon sys­té­ma­tique et maîtrisée, vous savez où sont vos originaux, et vous vous assurez que vos dossiers sont exacts, fiables, fa­ci­le­ment ac­ces­sibles et qu’ils seront conservés aussi longtemps que né­ces­saire.

L’objectif du records ma­na­ge­ment est donc d’aider à rendre les documents ac­ces­sibles à la fois pour les opé­ra­tions com­mer­ciales mais aussi pour les audits. Les tableurs cons­ti­tuent un excellent moyen de savoir où les documents sont archivés, et de nom­breuses petites et moyennes en­tre­prises utilisent cette méthode. Pour les grandes en­tre­prises, néanmoins, les suites lo­gi­cielles de gestion des documents sont plus ap­pro­priées, y compris un logiciel comptable intégré.

La norme ISO 15489

Pour de nom­breuses en­tre­prises, il ne s’agit pas sim­ple­ment de décider comment elles vont gérer leurs documents et archives ; il s’agit surtout de suivre la norme in­ter­na­tio­nale ISO 15489. Toutefois, son ap­pli­ca­tion en France a soulevé des dif­fi­cul­tés d’in­ter­pré­ta­tion et d’adap­ta­tion aux pratiques locales.

La norme ISO 15489 fournit un cadre mé­tho­do­lo­gique pour organiser et gérer les archives. Ini­tia­le­ment publiée en 2001, elle a été révisée en 2016 sous le nom ISO 15489-1:2016. Elle est reconnue à l’in­ter­na­tio­nal et adoptée dans plus de 50 pays, traduite dans au moins 15 langues. Son objectif est d’aider les or­ga­ni­sa­tions à struc­tu­rer leur gestion do­cu­men­taire et à garantir la con­for­mité avec les ré­gle­men­ta­tions en vigueur. Elle couvre notamment :

  • Les mé­ta­don­nées des documents
  • Les systèmes d’archivage et les contrôles
  • Le suivi des dossiers
  • La formation pour un bon records ma­na­ge­ment
  • La création, la saisie et la gestion des documents

En utilisant cette norme comme référence, les or­ga­ni­sa­tions peuvent garantir la con­for­mité avec les ré­gle­men­ta­tions, notamment le Règlement général sur la pro­tec­tion des données (RGPD). Depuis son entrée en ap­pli­ca­tion en 2018, plusieurs mises à jour et décisions de la CNIL ont précisé les bonnes pratiques en matière de con­ser­va­tion et de sup­pres­sion des documents contenant des données per­son­nelles.

Bien qu’il ne soit pas obli­ga­toire de suivre la norme ISO 15489, certaines périodes de con­ser­va­tion des documents doivent être res­pec­tées en France. Le site Service-public.fr propose un ré­ca­pi­tu­la­tif des délais légaux d’archivage ap­pli­cables aux documents d’en­tre­prise, en lien avec le Code civil, le Code de commerce et d’autres ré­gle­men­ta­tions en vigueur.

L’essor de l’éco-archivage

Avec l’aug­men­ta­tion du volume de données stockées, l’éco-archivage devient une pratique in­con­tour­nable pour réduire l’empreinte en­vi­ron­ne­men­tale du records ma­na­ge­ment. Cette approche vise à limiter le stockage inutile en ap­pli­quant des po­li­tiques de con­ser­va­tion strictes, en sup­pri­mant les documents obsolètes et en op­ti­mi­sant l’usage des serveurs. Le recours à des data centers plus éco­lo­giques, alimentés par des énergies re­nou­ve­lables, ainsi que l’archivage in­tel­li­gent via des al­go­rithmes de tri et de sup­pres­sion au­to­ma­tique, permet aux en­tre­prises de réduire leur impact en­vi­ron­ne­men­tal tout en amé­lio­rant l’ef­fi­ca­cité de leur gestion do­cu­men­taire.

Veuillez prendre con­nais­sance des mentions légales en vigueur sur cet article.

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