Méthode pour animer ef­fi­ca­ce­ment des réunions

« Pas encore une réunion où nous allons perdre notre temps ! » Si vous recevez ré­gu­liè­re­ment des in­vi­ta­tions dans votre mes­sa­ge­rie Outlook, vous vous êtes sans doute déjà fait cette réflexion. Certains cadres ont en effet tendance à enchaîner les réunions, ce qui n’est pas forcément un mal puisque si elles sont or­ga­ni­sées ré­gu­liè­re­ment, elles con­tri­buent idéa­le­ment à améliorer la com­mu­ni­ca­tion et la pro­duc­ti­vité. Mal­heu­reu­se­ment, la réalité est souvent tout autre : les réunions sont bien trop souvent juste l’occasion de faire une pause ou de s’écouter parler, et elles tirent inu­ti­le­ment en longueur plutôt que de se consacrer à la ré­so­lu­tion rapide des problèmes existants.

Agacés par la réu­nio­nite qui sévit dans certains bureaux, de nombreux col­la­bo­ra­teurs oublient qu’il est tout à fait possible d’organiser ef­fi­ca­ce­ment des réunions. Néanmoins, cette tâche ne relève pas uni­que­ment du res­pon­sable de l’événement, mais bien plutôt de chacun des par­ti­ci­pants. Certains chefs d’équipe et de projet con­si­dè­rent les réunions sim­ple­ment comme un mal né­ces­saire et les expédient donc en partie. Cependant, si tous les par­ti­ci­pants jouent le jeu, les objectifs pourront être atteints. Une bonne pré­pa­ra­tion et une ré­par­ti­tion claire des tâches sont ici la clé de réunions efficaces. Si vous tenez compte des conseils suivants avant d’animer votre prochaine réunion, cette dernière devrait être nettement plus efficace que les pré­cé­dentes.

Si vous devez ré­gu­liè­re­ment diriger des réunions et si vous avez noté qu’elles ne se dé­rou­laient pas de manière optimale, vous devriez commencer par en re­cher­cher les causes. Ce n’est qu’ensuite que vous pourrez dé­ve­lop­per votre propre stratégie pour organiser plus ef­fi­ca­ce­ment vos réunions.

Points chro­no­phages et facteurs per­tur­ba­teurs les plus fréquents dans les réunions :

• Retard : bien que tout le monde soit déjà rassemblé dans la salle de réunion, le collègue X est encore assis à son bureau pour rédiger ses courriels, et le collègue Y vient de se rappeler qu’il doit encore aller se chercher un café et un en-cas. C’est non seulement ir­res­pec­tueux envers le res­pon­sable de la réunion, mais également vis-à-vis des collègues ponctuels qui auraient eu eux aussi encore quelques points à régler.
• Aucune pré­pa­ra­tion : tout le monde est assis, mais personne ne sait de quoi il retourne. Cela se produit quand il n’y a pas d’ordre du jour avec des sujets concrets ou quand personne ne les a consultés avant de venir. Il est par­ti­cu­liè­re­ment fas­ti­dieux de briefer ensuite tous les par­ti­ci­pants pour qu’une dis­cus­sion per­ti­nente puisse avoir lieu. Et vous perdez alors souvent l’attention des personnes qui con­nais­sent déjà par­fai­te­ment le sujet.
• Aucune structure : sans planning fixe, les dis­cus­sions sont ra­pi­de­ment sans queue ni tête. Les in­ter­ve­nants passent gaiement du coq à l’âne, discutent de points com­plè­te­ment hors sujet ou qui ne seront per­ti­nents que pour une thé­ma­tique ul­té­rieure. D’autres par­ti­ci­pants sont alors ra­pi­de­ment perdus, lâchent prise et attendent im­pa­tiem­ment la fin de la réunion.
• S’enliser dans des sujets de dis­cus­sion se­con­daires : certains par­ti­ci­pants débattent parfois abon­dam­ment de points de détail du projet qui n’ont quasiment rien à voir avec le travail quotidien des autres. Ou des aspects déjà abordés en long et en large re­vien­nent sur la table sans que cela ne mène à une solution. Avant que l’on s’en rende compte, une brève mise à jour dégénère ainsi en un débat de fond qui mène à une impasse.
• Temps de parole inégaux : certaines personnes sont gênées de prendre la parole devant une grande assemblée, d’autres en revanche sont ravies de pouvoir se lancer dans des discours fleuves sans être in­ter­rom­pues. Si personne ne veille à ce que tout le monde ait plus ou moins le même temps de parole, l’égo­cen­trique notoire risque de tirer la réunion à son profit, et de nom­breuses bonnes idées pour­raient ne pas être pré­sen­tées parce que les par­ti­ci­pants réservés n’arrivent pas à prendre la parole.
• Aucune direction/animation : la personne qui doit diriger la réunion est mal préparée ou ne réussit pas à s’imposer et se repose sur le fait que les par­ti­ci­pants font déjà fonc­tion­ner la réunion. Un monologue in­ter­mi­nable, un long silence ou le fait de passer de manière par­fai­te­ment ar­bi­traire d’un sujet à un autre plus ou moins pertinent, toutes ces choses qui peuvent se produire en l’absence de direction stricte sont très rarement pro­duc­tives.
• Aucun résultat : la réunion est terminée et en revenant à son poste de travail, chacun se demande déjà quel en était l’intérêt. Sans ins­truc­tions ni résultats concrets, une réunion n’est ef­fec­ti­ve­ment qu’une perte de temps.

Tous ceux qui y par­ti­ci­pent ré­gu­liè­re­ment con­nais­sent le problème. Et il est simple de s’en plaindre. Il est en revanche plus difficile de le résoudre. Or, cette tâche devrait incomber à chaque par­ti­ci­pant, et pas seulement à ceux qui dirigent la dis­cus­sion. Si vous vous rendez à une réunion toutes les semaines sans vous y être préparé, juste pour vous plaindre ensuite de sa futilité, vous êtes également res­pon­sable de l’inutilité de ces ren­contres. Il vaut mieux exprimer ou­ver­te­ment une critique cons­truc­tive et faire des pro­po­si­tions d’amé­lio­ra­tion concrètes plutôt que de râler dans son coin sur les réunions. En effet, s’il y a une critique fondée et légitime, on peut alors réfléchir ensemble à la façon d’améliorer l’ef­fi­ca­cité de ces réunions à l’avenir.

Si vous dirigez des réunions dans les­quelles survient l’un des problèmes sus­men­tion­nés, vous ne devriez pas avoir peur de prendre des mesures. Que ce soit en recadrant les re­tar­da­taires ou en in­ter­rom­pant tout sim­ple­ment la réunion si personne ne s’y est préparé. Il faut certes se faire violence, et cela devrait également cor­res­pondre à votre style de ma­na­ge­ment. Néanmoins, dans la mesure où vous restez pro­fes­sion­nel et factuel, il n’y a rien de mal à rappeler aux personnes présentes qu’un tel com­por­te­ment leur fait non seulement perdre du temps à elles, mais aussi à leurs collègues.

Dès que les problèmes sont repérés, vous pouvez tra­vail­ler à une solution. Celle-ci est souvent plus facile à trouver que vous ne l’imaginez, car la majorité des réunions manquent tout sim­ple­ment d’or­ga­ni­sa­tion et d’animation. Si vous vous attelez à ces deux points, vous aurez déjà fait de gros progrès.

Suivant le volume et le sujet, la pré­pa­ra­tion d’une réunion peut prendre beaucoup de temps, parfois même plusieurs heures. Cependant, même si vous dirigez la dis­cus­sion, vous n’êtes pas tenu de tout faire tout seul. Ré­par­tis­sez les tâches et la pré­sen­ta­tion des dif­fé­rents points à l’ordre du jour. Plus il y a de collègues associés en amont à la pré­pa­ra­tion, plus il y a de chance pour que tous s’in­té­res­sent à la réussite des dis­cus­sions.

La première étape devrait être de formuler un objectif clair. La réunion sert-elle en premier lieu à informer toutes les personnes présentes de l’état et/ou du dé­rou­le­ment d’un projet ? Ou son but est-il de trouver des solutions à des problèmes concrets, voire de prendre des décisions im­por­tantes ? Vous dé­ter­mi­nez ensuite les in­for­ma­tions en amont de la réunion et vous permettez ainsi aux par­ti­ci­pants de réfléchir à des questions ou des sug­ges­tions.

Dans l’in­vi­ta­tion, indiquez déjà dans quel domaine des décisions devront être prises ou des solutions re­cher­chées : les par­ti­ci­pants peuvent ainsi déjà réfléchir au préalable à la thé­ma­tique abordée. Il peut également être pertinent de commencer par collecter des pro­po­si­tions de sujet auprès de tous les par­ti­ci­pants, notamment s’ils ne tra­vail­lent pas tous dans le même bureau ou sur le même site. Vous pouvez dans ce cas utiliser des solutions de com­mu­ni­ca­tion et de cloud comme Microsoft 365 afin que les par­ti­ci­pants puissent consigner leurs notes dans l’in­vi­ta­tion Outlook ou les en­re­gis­trer dans un document fourni pour la pré­pa­ra­tion.

Si l’objectif est clair et la recherche de sujets terminée, vous devez main­te­nant struc­tu­rer la réunion. Planifiez un dé­rou­le­ment pertinent de la réunion en ne com­men­çant pas di­rec­te­ment par le sujet le plus complexe, mais plutôt par un ou deux sujets « légers ». Les par­ti­ci­pants peuvent ainsi se chauffer à la dis­cus­sion. Ne réservez pas non plus les sujets complexes pour la fin, car la con­cen­tra­tion des in­ter­ve­nants baissera au cours de la réunion.

Quand vous avez défini l’ordre des sujets, consignez tout clai­re­ment dans un programme avec les dif­fé­rents points à l’ordre du jour, et envoyez-le à tous les par­ti­ci­pants avec tous les documents per­ti­nents. Le moment idéal pour cela dépend de l’im­por­tance de la réunion. S’il faut beaucoup de temps de pré­pa­ra­tion, les par­ti­ci­pants devraient disposer de toutes les in­for­ma­tions requises au moins une semaine avant ; pour des réunions plus petites, deux ou trois jours de pré­pa­ra­tion suffisent.

Un ca­len­drier fixe dans lequel un temps de parole donné est attribué à chaque point à l’ordre du jour évite de s’éloigner du sujet et de tourner en rond sans résultat.

Si vous avez par ailleurs déjà constaté par le passé que des réunions efficaces échouaient souvent à cause du com­por­te­ment des par­ti­ci­pants, vous devriez fixer des règles claires dès le départ. Si elles devraient certes être l’évidence même entre adultes, un petit rappel ne fait de mal à personne et peut même s’avérer très utile : ne pas couper la parole, avoir des dis­cus­sions fac­tuelles et ne donner son avis que sur le sujet concerné.

Diriger des réunions ne se borne pas à ac­cueil­lir les par­ti­ci­pants, à présenter les dif­fé­rents points à l’ordre du jour et à faire une con­clu­sion. Non, en tant que res­pon­sable de l’événement, vous êtes également l’animateur de la réunion. Vous sur­veil­lez le dé­rou­le­ment structuré et vous veillez à ce que tous les par­ti­ci­pants soient si possible associés aux dis­cus­sions. Avec la technique d’animation ap­pro­priée, vous réus­sis­sez à répartir équi­ta­ble­ment les temps de parole et à laisser parler toutes les personnes présentes en tenant compte de leur caractère respectif (personnes apa­thiques, timides, grands orateurs, etc.).

Quand il s’agit de trouver des solutions à des tâches ou des problèmes concrets, les tech­niques comme le brains­tor­ming ou les cartes mentales con­tri­buent à mettre également en pers­pec­tive les idées formulées par des par­ti­ci­pants réservés. Vous pouvez gentiment remettre à leur place les collègues qui aiment s’écouter parler en leur rappelant le planning.

Le plus important pour des réunions efficaces est de mettre ensuite en œuvre les plans discutés. Bien trop souvent, les par­ti­ci­pants décident certes d’un res­pon­sable jusqu’à une date donnée, mais ne le con­sig­nent pas par écrit. C’est la raison pour laquelle il faudrait convenir pendant la réunion à pro­pre­ment parler d’un res­pon­sable ainsi que d’un délai pour la mise en œuvre des points évoqués. À partir de là, cette personne sera con­si­dé­rée comme l’in­ter­lo­cu­teur pour ce sujet spé­ci­fique. À la prochaine réunion, elle pourra faire état des progrès.

Pour que les par­ti­ci­pants se sou­vien­nent encore quelques jours plus tard de ce qui a été discuté et de ce qu’ils ont à faire le cas échéant, quelqu’un devrait consigner dans un compte-rendu tous les points im­por­tants. Pour les réunions d’équipe et de projet, un compte-rendu des résultats est le plus adapté. Sous la forme de tableaux, les résultats y sont consignés ainsi que les mesures prévues, les personnes res­pon­sables et les dates butoirs. Étant donné que con­trai­re­ment au compte-rendu d’entretien, il ne s’agit pas d’une re­pro­duc­tion détaillée de tout le processus, la personne le rédigeant peut si­mul­ta­né­ment par­ti­ci­per à la réunion et à la dis­cus­sion. Un autre avantage : les collègues qui n’ont pas pu être présents peuvent ra­pi­de­ment se mettre à la page grâce au compte-rendu des résultats.

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