Il ne suffit pas que d’un contrat de travail pour embaucher un nouveau collaborateur : il est également obligatoire d’en informer les autorités administratives françaises. Pour déclarer un salarié, une démarche est centrale : la déclaration préalable à l’embauche, abrégée en DPAE.

Déclarer un nouvel employé : l’essentiel

Lors de l’arrivée d’un nouvel employé dans une entreprise, il existe certaines obligations légales auxquelles il est impossible de se soustraire :

  • Envoyer la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) à l’Urssaf.
  • Inscrire le nouvel employé dans le Registre Unique du Personnel (RUP), obligatoire au sein de chaque entreprise.
  • Affilier le nouveau salarié aux institutions de retraite complémentaire obligatoires.
Nom de domaine
Votre domaine en un clic
  • Domaine .eu ou .fr + éditeur de site gratuit pendant 6 mois
  • 1 certificat SSL Wildcard par contrat
  • Boîte email de 2 Go

Déclaration préalable à l’embauche : qu’est-ce que c’est ?

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une formalité à effectuer auprès de l’Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de la Sécurité sociale et d’allocations familiales).

La DPAE est une démarche simplifiée. Elle est primordiale pour l’employeur comme pour le nouveau salarié. Pour l’employeur, elle garantit une transparence vis-à-vis des administrations de contrôle et peut ouvrir droit à des exonérations ; pour le salarié, elle permet de remplir plusieurs obligations légales en une seule démarche, notamment :

  • L’immatriculation du salarié à l’Urssaf
  • La demande d’adhésion à la Sécurité sociale et à l’assurance chômage
  • L’inscription au régime de retraite complémentaire
  • La demande de la visite médicale d’embauche

De plus, les deux parties sont ainsi protégées en cas d’accident du salarié sur le lieu de travail.

La DPAE est la déclaration la plus importante pour une embauche. Elle doit être effectuée sans délais.

DPAE : qui est concerné ?

La DPAE doit être effectuée pour quasiment la totalité des personnes embauchées dans une entreprise. Les cas d’exemption sont rares.

Le statut de votre entreprise ne vous permettra pas d’y déroger : SA, SARL, SNC, ETT (entreprise de travail temporaire) etc., toutes doivent appliquer la règle. Les associations à but non lucratif sont également soumises à la DPAE pour leur personnel salarié.

En revanche, tout employé qui n’a pas le statut de salarié ne sera pas obligatoirement soumis à cette déclaration. C’est le cas par exemple des bénévoles. Attention donc à bien qualifier le statut de vos employés, et à ne pas confondre (ou faire semblant de confondre) un stagiaire ou bénévole avec un salarié. Si vous déclarez une personne rémunérée comme un bénévole, vous pourriez avoir quelques sérieux ennuis avec l’administration…

Les stagiaires ne sont donc pas soumis à l’obligation de DPAE : ils doivent en revanche être bien inscrits au registre unique du personnel et disposer d’une convention de leur école ou université. Autre cas particulier : les assistantes maternelles. Ces dernières relèvent du centre Pajemploi et sont exemptées de DPAE. Les apprentis sont également un cas à part. Dans le cadre d’un contrat d’apprentissage, une déclaration préalable à l’embauche devra être effectuée conjointement à de nombreuses autres démarches. Vous pouvez vous rendre sur le site de l’Urssaf pour en savoir plus sur toutes les dispositions.

Note

Les salariés de votre entreprise sont certes les plus concernés par cette déclaration, mais c’est à vous de vous en occuper. En tant qu’employeur, il est de votre devoir de faire les bonnes démarches ou de déléguer cette mission à votre département RH.

Quels délais pour faire sa déclaration d’embauche ?

Les délais sont très stricts et courts : la déclaration préalable à l’embauche doit impérativement être effectuée dans les 8 jours avant l’embauche et avant la prise de poste effective.

Quelle que soit la durée de la période d’essai de votre salarié (1 ou 3 mois), la déclaration doit être effectuée avant sa prise de fonction.

Note

Vous avez donc 8 jours avant la prise de fonction effective de votre futur employé pour le déclarer à l’Urssaf. Respectez bien ce délai ! Autrement, vous pourriez être accusé de travail dissimulé et encourir des sanctions graves. Votre salarié risque également d’avoir des problèmes pour profiter de ses droits comme il se doit.

Comment remplir sa DPAE et où l’envoyer ?

Tout d’abord, rendez-vous sur net-entreprise.fr et inscrivez-vous à l’aide de votre numéro SIRET. Sélectionnez « DPAE » et suivez les instructions. La procédure est bien sûr nominative : pour chaque employé, une déclaration.

Note

Vous pouvez aussi envoyer votre DPAE par courrier (recommandé avec accusé de réception) à l’adresse de votre Urssaf. Ceci n’est toutefois possible que si vous avez effectué moins de 50 déclarations d’embauche durant l’année précédente. Autrement, vous avez l’obligation de dématérialiser vos démarches et de passer par Internet. Le non-respect de cette consigne vous expose à une pénalité de 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.

Dès l’envoi du formulaire, vous recevrez un accusé de réception. Pour votre deuxième salarié, la démarche sera beaucoup plus rapide : les informations de base de votre entreprise sont en effet mémorisées pour votre compte. Vous n’aurez plus qu’à vous concentrer sur les données personnelles de votre salarié.

Image: Aperçu de la DPAE
Le formulaire pour déclarer un salarié à l’embauche se présente ainsi.

Afin d’enregistrer correctement un nouvel employé, vous aurez besoin des informations suivantes :

  • Données nécessaires à l’identification de votre entreprise : numéro Siret, raison sociale, adresse, téléphone
  • Informations personnelles sur le futur salarié : nom, prénoms, lieu de naissance, numéro de sécurité sociale
  • Détails du contrat : type de contrat (CDD, CDI etc.), durée de la période d’essai

Il est donc judicieux d’avoir en main le contrat du futur salarié et le document d’immatriculation de votre entreprise.

Note

Dans certains cas (embauche d’un apprenti, salarié en contrat d’insertion, embauche dans une zone franche urbaine), la DPAE peut ouvrir droit à des exonérations de cotisations sociales.

Les sanctions en cas de non-déclaration d’embauche

L’absence de déclaration préalable à l’embauche expose l’employeur à des sanctions civiles et administratives pouvant aller jusqu’à 300 fois le taux horaire du minimum garanti.

Dans le cas où il est jugé que vous avez tenté de dissimuler l’emploi d’un salarié, des sanctions peuvent être beaucoup plus lourdes car elles relèvent du pénal. Ce type d’infraction relève de la compétence du tribunal correctionnel. L’Urssaf indique clairement sur son site qu’une peine de 45 000 € et 3 ans d’emprisonnement peut être appliquée pour les personnes physiques, et 225 000 € avec placement sous surveillance judiciaire pour les personnes morales.

Les autres démarches lors de l’embauche d’un salarié

Si la DPAE a simplifié de nombreuses démarches par rapport à son prédécesseur, la DUE, elle ne couvre pas toutes les obligations de l’employeur. Voici un aperçu de quelques-unes des autres démarches à effectuer.

Un document très important est le registre unique du personnel (RUP). Ce document n’englobe pas que vos salariés, mais aussi les stagiaires et autres statuts qui effectuent un travail dans votre entreprise. Il doit être rempli de manière chronologique selon l’ordre des arrivées. Très simplement, vous pouvez l’organiser en plusieurs colonnes avec, entre autres :

  • Nom et prénom(s) du salarié
  • Nationalité
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Poste pour lequel il est embauché
  • Qualification
  • Dates d’entrée et de sortie
  • Type de contrat

Cela peut demander assez de travail si le « turnover » dans votre entreprise est conséquent. Il est néanmoins impératif d’être rigoureux pour ne pas être exposé à des sanctions en cas de contrôle.

Il sera également nécessaire d’affilier vos salariés auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire. Il s’agit de l’Agirc pour les cadres et de l’Arrco pour les autres salariés. Les déclarations peuvent s’effectuer sur le site Agircc et Arrco directement. De même, une DSN (déclaration sociale nominative) devra être effectuée pour les entreprises employant au moins 50 salariés. Cette déclaration fera l’état des lieux des embauches et départs qui ont eu lieu dans le mois.

Pour différents cas d’embauche, une déclaration préalable en plus de la DPAE devra éventuellement être envoyée par lettre recommandée à l’inspection du travail. Il s’agit notamment des établissements qui ont cessé d’employer pendant au minimum 6 mois. Le site Service-public.fr détaille tous les cas.

Dans les 3 mois qui suivent la prise de poste, une visite d’information et de prévention (VIP) doit être effectuée. Elle doit être réalisée dans un délai de 3 mois après l’embauche. Une attestation de suivi vous permettra de prouver le bon respect de cette obligation.

La DPAE va aussi permettre d’enclencher la procédure pour la visite médicale de votre salarié. Une visite médicale est en effet obligatoire. Pour certains métiers à risques (BTP, manutention, travail de nuit), une visite médicale d’aptitude doit être réalisée avant l’embauche.

Par ailleurs, ces procédures n’exemptent pas les salariés de faire leurs démarches auprès de leur caisse d’assurance maladie (ameli.fr).

Note

Dans le cas où votre futur salarié serait un travailleur étranger non européen, votre interlocuteur principal sera l’Office Français de l’Immigration et de l’Intégration (OFII). L’embauche nécessite une autorisation de travail (demande auprès de la préfecture ou OFII) et l’employeur doit vérifier la validité du titre de séjour.

Adresse email professionnelle
Découvrez une nouvelle façon de traiter vos emails
  • Adresse email à votre nom
  • Fonctions d'IA pour rédiger des emails parfaits (en option)
  • Messagerie sécurisée avec protection anti-spam

Veuillez prendre connaissance des mentions légales en vigueur sur cet article.

Cet article vous a-t-il été utile ?
Aller au menu principal