Comment créer et partager un group folder dans Nextcloud ?

Les dossiers de groupe, aussi appelés group folders dans Nextcloud, sont des ré­per­toires con­fi­gu­rés par les ad­mi­nis­tra­teurs et partagés avec les membres d’une ou plusieurs équipes. L’ap­pli­ca­tion dédiée à la gestion de ces dossiers s’intitule Team folders. Une al­ter­na­tive consiste à utiliser la fonction de partage intégrée et l’ap­pli­ca­tion Teams.

Qu’est-ce qu’un group folder dans Nextcloud ?

La fonc­tion­na­lité de dossier de groupe vous permet de créer et de partager des ré­per­toires pour des équipes ou des groupes d’uti­li­sa­teurs spé­ci­fiques dans Nextcloud. Seuls les ad­mi­nis­tra­teurs peuvent créer des group folders Nextcloud : ils peuvent définir en détail les groupes autorisés à accéder et modifier les fichiers du dossier. Cette fonction est donc par­ti­cu­liè­re­ment pratique pour la col­la­bo­ra­tion au sein d’équipes per­ma­nentes et de groupes hié­rar­chiques.

Il est également possible de définir des limites de stockage, appelées quotas, pour les ré­per­toires de groupe afin de garantir une uti­li­sa­tion maîtrisée de l’espace de stockage. Comme les ré­per­toires con­fi­gu­rés cor­rec­te­ment sont associés à un groupe, les données sont con­ser­vées, et ce même si certains membres quittent le groupe. Pour accéder aux group folders, un compte Nextcloud est né­ces­saire. Des partages externes peuvent toutefois être réalisés grâce à la fonction dédiée.

Team folders : l’ap­pli­ca­tion Nextcloud pour les dossiers de groupe

Pour créer et gérer des group folders, il est re­com­mandé d’utiliser l’ap­pli­ca­tion Team folders (an­cien­ne­ment appelée Nextcloud Group folders). Comme toutes les ap­pli­ca­tions Nextcloud, l’ins­tal­la­tion et l’ac­ti­va­tion se font di­rec­te­ment depuis l’App Store intégré à Nextcloud. Pour ce faire, ouvrez une session ad­mi­nis­tra­teur et accédez à l’App Store. Saisissez ensuite « Team folders » dans le champ de recherche et installez l’ap­pli­ca­tion en cliquant sur « Té­lé­char­ger et activer ».

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Créer et partager des group folders Nextcloud : guide étape par étape

Les ins­truc­tions ci-dessous il­lustrent la création et le partage d’un group folder dans Nextcloud. Voici la marche à suivre :

1. Connectez-vous à un compte disposant de droits d’ad­mi­nis­tra­tion via l’interface Web.
2. Cliquez sur l’icône de votre profil, puis sé­lec­tion­nez l’option « Pa­ra­mètres d’ad­mi­nis­tra­tion ». Ensuite, allez dans « Dossier de groupe ».
3. Saisissez le nom du dossier de groupe dans le champ « Nom du dossier » (à gauche de l’icône +) et confirmez en cliquant sur « Créer ».
4. Le dossier que vous venez de créer s’affiche désormais dans la liste des ré­per­toires de groupe.

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Après avoir créé un group folder Nextcloud, vous re­mar­que­rez que le champ « Ap­par­te­nance au groupe » est définie sur None par défaut. Si vous souhaitez partager le dossier Nextcloud avec un groupe, procédez comme suit :

1. Cliquez sur l’icône en forme de crayon.
2. Dans la liste des groupes, sé­lec­tion­nez celui ou ceux avec lesquels vous souhaitez partager le dossier.
3. Ensuite, dé­fi­nis­sez les per­mis­sions : écriture (Write), partage (Share) et sup­pres­sion (Delete).
4. Si le groupe ajouté n’apparaît pas im­mé­dia­te­ment, rechargez la page. Le groupe que vous venez d’ajouter est main­te­nant affiché dans la colonne d’ap­par­te­nance au groupe.

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Quelles sont les al­ter­na­tives aux group folders Nextcloud ?

En plus des group folders, Nextcloud offre d’autres pos­si­bi­li­tés pour partager des fichiers ou des dossiers avec d’autres personnes. Une première al­ter­na­tive est la fonction de partage intégrée de Nextcloud, qui peut être utilisée via l’icône de partage (à côté des fichiers ou des dossiers). D’un point de vue technique, un partage effectué de cette manière s’apparente toutefois à une connexion sym­bo­lique, ce qui présente deux in­con­vé­nients :

1. Les partages ap­par­tien­nent toujours à l’uti­li­sa­teur qui les partage. Si cette personne quitte l’en­tre­prise ou si son compte est supprimé ou bloqué, les contenus partagés ne sont plus ac­ces­sibles aux autres uti­li­sa­teurs. Les des­ti­na­taires du partage n’ont pas non plus la pos­si­bi­lité d’in­ter­ve­nir si des données im­por­tantes sont sup­pri­mées.
2. Les uti­li­sa­teurs peuvent déplacer et renommer les partages, ce qui peut com­pli­quer la recherche de contenus partagés. À l’inverse, les group folders Nextcloud sont nommés de manière uniforme et stockés au même endroit pour tous les uti­li­sa­teurs.

Une autre pos­si­bi­lité pour l’or­ga­ni­sa­tion des fichiers entre les uti­li­sa­teurs est l’ap­pli­ca­tion Teams. (an­cien­ne­ment Circles). Cette extension, désormais intégrée par défaut dans Nextcloud, offre la pos­si­bi­lité de partager des fichiers et des dossiers entre des équipes au­to­gé­rées sans in­ter­ven­tion des ad­mi­nis­tra­teurs, ce qui rend l’ap­pli­ca­tion par­ti­cu­liè­re­ment adaptée aux projets sans hié­rar­chie claire. En principe, tous les uti­li­sa­teurs peuvent créer des équipes. Toutefois, cette al­ter­na­tive présente les mêmes li­mi­ta­tions que la fonction de partage standard (dé­pen­dance à l’uti­li­sa­teur, absence de gestion cen­tra­li­sée, etc.).